Kopie speichern und Drucken

Kopie speichern (geschwärzt)

Kopie speichern (Ribbon-Gruppe Ausgabe oder Datei-Menü) erzeugt eine Kopie mit eingebrannten Schwärzungen und Pseudonymen — standardmäßig als PDF. Der geschwärzte Inhalt ist in der Kopie unwiederbringlich entfernt — auch das Kopieren von Text unter dem Balken liefert nichts zurück. Die Darstellung im Viewer entspricht exakt dem Ergebnis (WYSIWYG).

• Der vorgeschlagene Dateiname (<name>_geschwaerzt.pdf) folgt der Einstellung Dateinamen — Original beibehalten, Wörterbuch anwenden oder neutraler Name. Dateinamen enthalten oft selbst personenbezogene Daten.
• Optional stempelt die Anwendung ein Wasserzeichen auf jede Seite (Einstellungen → Schwärzung → Wasserzeichen beim Export, Text und Seitenrand wählbar; Standardtext „VERTRAULICH“). Druck und KI-Übertragung bleiben ohne Wasserzeichen.
• Das Quelldokument bleibt in jedem Fall unangetastet.

Wichtig

Nur Kopie speichern erzeugt ein weitergabefähiges, unwiderruflich geschwärztes Dokument. Die .dfr-Vorgangsdatei enthält den vollständigen Arbeitsstand inklusive der Original-Textinformationen und ist nicht zur Weitergabe an Dritte gedacht.

Kopie im Originalformat

Ist die Quelle eine Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei (.docx/.xlsx/.pptx) oder eine Text-Datei (.csv/.txt/.log), bietet der Speichern-Dialog zusätzlich das Originalformat an — es ist dann sogar vorausgewählt. Die Wahl treffen Sie über den Dateityp im Speichern-Dialog: .docx gewählt heißt Originalformat, .pdf gewählt heißt PDF wie gewohnt.

Im Originalformat werden Schwärzungen und Ersatznamen direkt in den Text der Datei eingearbeitet:

• Eine geschwärzte Word-Datei bleibt eine echte, weiter bearbeitbare Word-Datei; geschwärzte Stellen erscheinen als Blockzeichen (████).
• Eine CSV-Datei behält Trennzeichen, Spaltenaufbau und Zeichenkodierung — sie lässt sich unverändert in ein Buchhaltungs- oder Fachsystem importieren.
• Ersatznamen sind dezent rot hinterlegt — derselbe Farbton wie im Viewer. Für eine völlig nahtlose Ausgabe schalten Sie die Hinterlegung unter Einstellungen → Schwärzung → Pseudonyme dezent rot hinterlegen ab; sie entfällt dann auch in der Ansicht und in der PDF-Ausgabe.

Drei Dinge sind dabei zu wissen:

• Rechteck-, Satz- und Absatz-Schwärzungen sowie einzeln angeklickte Stellen sind an eine Position auf der Seite gebunden und lassen sich nicht in den Text übertragen. Enthält Ihr Vorgang solche Schwärzungen, warnt die Anwendung vor dem Speichern: Sie entscheiden, ob diese Stellen entfallen dürfen — oder wählen stattdessen PDF, wo alles enthalten ist.
• Die Anwendung liest dafür die Original-Quelldatei erneut ein. Wurde sie zwischenzeitlich verschoben oder verändert, bricht das Speichern mit einem Hinweis ab — speichern Sie dann als PDF.
• Das Wasserzeichen und gedrehte Seiten wirken nur in der PDF-Ausgabe. Gescannte Vorgänge und PDF-Quellen lassen sich nur als PDF speichern.

Tipp für die KI-Weitergabe

Eine pseudonymisierte Kopie im Originalformat enthält die Ersatznamen als echten, durchsuchbaren Text — ideal, wenn das Dokument maschinell weiterverarbeitet werden soll.

Drucken

Drucken öffnet den Druckdialog:

• Version: Geschwärzte Version (Standard) oder Ungeschwärztes Original — beim Original warnt die Anwendung und verlangt eine zusätzliche Bestätigung.
• Drucker, Kopienzahl und Seitenbereich (Alle / Aktuelle Seite / Von–Bis) wie gewohnt.

Gedruckt wird direkt ohne temporäre Dateien (Windows-Drucksystem bzw. CUPS unter macOS); ein Wasserzeichen wird beim Druck nicht aufgebracht. Im Re-Identifizierungs-Modus ist das Drucken gesperrt.