Automatische PII-Erkennung
Die automatische Erkennung findet personenbezogene Daten — Namen, Adressen, IBANs, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Datumsangaben, Steuernummern u. v. m. — und übernimmt sie auf Wunsch gesammelt ins Wörterbuch. Sie starten sie jederzeit über PII erkennen (Ribbon-Gruppe Analyse); bei einem neuen Vorgang öffnet sich der Assistent nach dem Einlesen automatisch.
Schritt 1: Schutzstufe wählen
Abschnitt betitelt „Schritt 1: Schutzstufe wählen“
Die Schutzstufe bestimmt, welche Kategorien geschwärzt werden — gesucht wird immer mit voller Tiefe. Die Stufe schaltet keine Detektoren ab, sondern filtert das Ergebnis; jede Stufe schwärzt zusätzlich alles, was die vorige schwärzt. Es sind dieselben Stufen wie in der Web-Oberfläche von Docuflair Redact & Mask.
| Schutzstufe | Was erfasst wird |
|---|---|
| Minimal | Nur besondere Kategorien (etwa Gesundheitsdaten, Religion) sowie Ausweis- und Zugangsdaten. Minimaleingriff — das Dokument bleibt weitgehend lesbar. |
| Standard (empfohlen) | Zusätzlich alle direkten Identifikatoren: Namen, Anschriften, Geburtsdaten, Kontaktdaten, Bankverbindungen. Der Regelfall für interne Weitergabe und Versand. |
| Hoch | Zusätzlich Quasi-Identifikatoren und Geschäftskennungen: Orte, Postleitzahlen, Daten, Aktenzeichen, Firmen, Kennzeichen. Für Veröffentlichung, Gerichtsakte und Weitergabe an externe KI. |
| Benutzerdefiniert | Keine Stufenfilterung — es zählt allein die Auswahl der Suchmuster (Gruppen Personen, Adresse/Geografie, Kommunikation, Finanzen u. a.). Der einzige Weg, Geldbeträge zu schwärzen. |
Hat der Vorgang eigene Erkennungen, erscheinen sie unter jeder Schutzstufe als eigener Abschnitt; das Häkchen „Eigene Erkennungen dieses Vorgangs anwenden“ schaltet sie für diesen Lauf zu oder ab. Hat der Vorgang noch keine, legen Sie sie direkt über Erkennungen anlegen… an.
Erkennungsoptionen
Abschnitt betitelt „Erkennungsoptionen“Über das Zahnrad rechts oben erreichen Sie die Erkennungsoptionen:
- Sprache des Dokuments — Standard: automatisch aus dem Dokument erkennen.
- Vorgangs-Kontext:
- Land wählt länderspezifische Einstufungen (z. B. US, CH, UK) und die Namensbasis der Erkennung.
- Fachgebiete (z. B. Medizin, Recht, Finanzen) schalten fachspezifische Erkennungen frei. Liegen für ein neu gewähltes Fachgebiet ausgelieferte Erkennungen bereit, bietet der Dialog an, sie als eigene Erkennungen in den Vorgang zu übernehmen.
- Datumsangaben nur als Geburtsdaten schwärzen — für Dokumente, in denen Datumsangaben fachlich gebraucht werden (eine Krankenakte ist eine Zeitleiste).
- Eigene Erkennungen gelten unter diesen Schutzstufen — Vorbelegung des Häkchens im Assistenten je Stufe.
- Postprocessing: sieben Nachbearbeitungsschritte, etwa Signatur-Erkennung, Namen-Propagation oder Personen-Validator.
Diese Optionen werden mit dem Vorgang gespeichert und gelten für alle weiteren Erkennungsläufe dieses Dokuments. Ohne geöffneten Vorgang gelten sie nur bis zum Schließen des Dokuments.
Schritt 2: Treffer prüfen und übernehmen
Abschnitt betitelt „Schritt 2: Treffer prüfen und übernehmen“Weiter startet die Erkennung; anschließend prüfen Sie die Treffer:
- Treffer sichten. Jede Zeile zeigt Kategorie (farbige Plakette), den gefundenen Wert, die Seite, die Stufe (Sensibilität) und die vorgeschlagene Aktion. Bereits im Wörterbuch vorhandene Einträge sind markiert und standardmäßig abgewählt.
- Auswahl treffen. Die Checkbox wählt Treffer ab, die nicht übernommen werden sollen; Alle wählen / Keinen wählen arbeiten auf der ganzen Liste. Per Tastatur geht es schneller: Die Leertaste schaltet die Checkbox der markierten Zeile um und springt zur nächsten Zeile. Sind mehrere Zeilen markiert (Umschalt- oder Strg-Klick), schaltet die Leertaste alle gemeinsam um.
- Aktion festlegen. Je Treffer Schwärzen oder Pseudonymisieren:
- Alle: Schwärzen setzt alle Treffer auf Schwärzen.
- Namen & Anschriften: Pseudonymisieren stellt Personen- und Firmennamen, Adressen, Postleitzahlen und Orte auf Pseudonymisieren. Andere Treffer wie Geburtsdatum, IBAN oder Telefonnummer lassen sich nicht pseudonymisieren und werden geschwärzt.
- Namen und Orte erhalten standardmäßig die Pseudonymisierung mit einem bereits vorgeschlagenen Ersatzwort (Spalte „Ersatzwort (Alias)“, editierbar). Für Schwärzungs-Treffer können Sie manuell ein Ersatzwort eintragen, um stattdessen zu pseudonymisieren. Ausgewählte Pseudonym-Treffer ohne Ersatzwort verhindern den Abschluss.
- Abschließen. Die gewählten Treffer werden als Einträge ins Ziel-Wörterbuch des Vorgangs übernommen — die Statuszeile meldet z. B. „27 PII-Treffer ins Wörterbuch übernommen.“, und das Dokument zeigt sofort das Ergebnis.
Ob Treffer standardmäßig zum Schwärzen oder (bei Namen, Firmen und Adressen) zum Pseudonymisieren vorgeschlagen werden, legen Sie unter Einstellungen → Schwärzung fest. Ohne die Lizenzoption Mask steht nur Schwärzen zur Wahl.