DSGVO und Compliance

Docuflair Redact & Mask unterstützt Organisationen dabei, personenbezogene und vertrauliche Inhalte vor der Weitergabe von Dokumenten zu entfernen oder zu pseudonymisieren — etwa bei Akteneinsicht, Auskunftsersuchen oder der Weitergabe an externe Dienstleister.

Unterstützende Funktionen

Anforderung	Produktfunktion
Unwiederbringliche Entfernung von Inhalten	Export im Modus Bearbeitet: Schwärzungen sind unwiderruflich, inklusive Textebene; Datei-Metadaten können beim Export gelöscht oder pseudonymisiert werden
Pseudonymisierung mit kontrollierter Rückführung	Docuflair Mask: Ersetzen durch Pseudonyme, Re-Identifizierung nur im System; Original-zu-Pseudonym-Mapping exportierbar für dokumentierten Handoff
Nachvollziehbarkeit und Integrität	Dokument-Verlauf mit Versionen, Integritätsprüfung per SHA-256 gegen die revisionssichere Kette, Mandanten-Verlauf und System-Audit-Log
Datensparsamkeit beim Betrieb	On-Premise-Betrieb; für die Dokumentenverarbeitung ist kein Internet- oder Cloud-Zugang erforderlich
Schutz der Ablage	Optionale Verschlüsselung der Dokumentablage (Masterkey), verschlüsselte Speicherung sensibler Einstellungen und Kennwörter
Zugriffskontrolle	Mandantentrennung, rollenbasiertes Rechtemodell (RBAC) mit abgestuften Download-Stufen (Voll / Nur PDF / Nur geschwärzt / Kein Download)
Speicherbegrenzung und Aufbewahrung	Löschpolitik je Projekt (z. B. Aufbewahrungsfristen), Papierkorb, Legal Hold blockiert vorzeitiges Löschen
Absicherung der Konten	Passwort-Richtlinien (systemweit und je Mandant), erzwungener Passwortwechsel, Ratenbegrenzung bei Fehlversuchen

Rollenverteilung

Die Mandantentrennung ist auch organisatorisch abgebildet: Der System-Administrator betreibt die Installation, hat aber keinen direkten Einblick in die Inhalte der Mandanten; die Verwaltung innerhalb eines Mandanten (Benutzer, Rechte, Wörterbücher, Projekte) liegt beim Mandanten-Administrator — siehe Abgrenzung zum System-Administrator.