Arbeitsabläufe

Der Arbeitsablauf-Stepper

Jede Projektansicht führt mit einem Stepper durch den typischen Prozess — je nach gewähltem Ablauf Schwärzung, Pseudonymisierung oder Reidentifizierung (sofern lizenziert):

1. Originale ablegen — Dokumente hochladen; jedes durchläuft automatisch die Verarbeitung (PDF-Abbild, Texterkennung, Vorschau).
2. Dokumente analysieren — automatische PII-Erkennung über das ganze Projekt.
3. Prüfen & freigeben — Ergebnis im Viewer kontrollieren, nacharbeiten, Dokument freigeben.
4. Exportieren — fertige Dokumente als Paket ausgeben.

Der Status jedes Dokuments ist als Badge sichtbar: In Verarbeitung → Bereit → Analysiert / In Analyse → Freigegeben (bzw. Fehlgeschlagen).

Freigabe

„Freigeben“ friert den Prüfstand ein — sichtbar nur für Benutzer mit Freigaberecht. Ändert sich das Wörterbuch nach der Freigabe, kennzeichnet das System betroffene Dokumente als „Freigegeben (veraltet)“; mit „Neu freigeben” wird der aktuelle Stand bestätigt. Projekte können erzwingen, dass nur freigegebene Dokumente exportierbar sind — die Freigabe wird damit zur Pflichtstation vor jeder Weitergabe.

Der Reidentifizierungs-Ablauf

Für pseudonymisierte Dokumente, die extern bearbeitet zurückkommen: Rückläufer im Bereich Rückläufer ablegen, der geführte Ablauf Reidentifizierung ersetzt die Pseudonyme wieder durch die Originale und legt das Ergebnis im Projekt ab. Details: Pseudonymisierung.

Protokollierung und Nachvollziehbarkeit

• Dokument-Verlauf: Das Info-Panel im Viewer zeigt Versionen und den vollständigen Verlauf (wer hat wann was getan) sowie die Integritätsprüfung — der SHA-256-Hash wird gegen die revisionssichere Kette geprüft.
• Mandanten-Verlauf: Anmeldungen, Aktivitäten und das Zählprotokoll der Lizenz — siehe Verlauf (Mandanten-Administration).
• System-Audit-Log: Jede System-Administrator-Aktion ist installationsweit nachvollziehbar — siehe System-Audit-Log.