Einstellungen

Die Seite Einstellungen (/admin/settings) bündelt die Mandanten-Konfiguration in sieben Registerkarten (direkt verlinkbar, z. B. /admin/settings/security).

Allgemein

Standardsprache (Vorgabe für Benutzer ohne eigene Spracheinstellung; „Systemstandard“ erbt die Installationsvorgabe), Standard-Theme (Hell/Dunkel) und die Aufbewahrung der Export-Downloads in Stunden (leer = Systemvorgabe; die Dokumente im Export-Bereich bleiben davon unberührt).

Sicherheit (Passwort-Richtlinie)

Hier legen Sie die Passwort-Richtlinie Ihres Mandanten fest — sie übersteuert den systemweiten Standard:

• Regeln: Mindest-/Maximallänge, Zeichenklassen (Großbuchstabe, Kleinbuchstabe, Ziffer, Sonderzeichen erforderlich) sowie „Benutzername darf nicht im Passwort enthalten sein“ und „Gängige/triviale Passwörter verbieten“.
• Ein Statusbanner zeigt, ob der Mandant eine eigene Richtlinie verwendet oder den systemweiten Standard erbt; „Standard zurücksetzen“ entfernt die eigenen Regeln wieder.
• Die Karte „Passwort testen“ prüft ein Testpasswort live gegen den aktuellen Formularstand — ideal, um die Wirkung vor dem Speichern zu sehen.

Die Richtlinie greift beim Anlegen von Benutzern, beim Passwort-Ändern im Profil und beim erzwungenen Erstwechsel.

E-Mail-Versand

SMTP-Konfiguration für Benachrichtigungen und Test-E-Mails: Server, Port, Verschlüsselung (STARTTLS / SSL/TLS / Keine), Benutzername/Passwort (leer lassen behält das gespeicherte Passwort), Absender-Adresse/-Name sowie der Schalter „E-Mail-Versand aktiviert“. Die Karte „Test-Versand“ schickt eine Test-E-Mail an eine beliebige Adresse — speichern Sie Änderungen vorher.

Hinweis

Ohne Verschlüsselungs-Masterkey auf dem Server warnt die Seite, dass das SMTP-Passwort unverschlüsselt gespeichert würde — bitten Sie in dem Fall Ihren System-Administrator, die Verschlüsselung zu aktivieren.

Verzeichnisdienst (Active Directory)

Die Anbindung an Active Directory synchronisiert Benutzer (und optional Gruppen) automatisch in Ihren Mandanten:

• Verbindung: Server, Port, Domäne, LDAPS (SSL/TLS) (ohne LDAPS warnt die Seite vor unverschlüsselter Übertragung — nur für Testumgebungen), Service-Konto und Passwort, Organisationseinheiten (Basis-DNs) (eine OU pro Zeile, z. B. OU=Users,DC=example,DC=local). „Verbindung testen“ meldet „Verbindung erfolgreich — n Benutzer gefunden.“
• Gruppen-Zuordnung: AD-Gruppe (DN) → Mandanten-Gruppe; zugeordnete Gruppen werden synchronisierten Benutzern automatisch zugewiesen.
• Gruppen-Synchronisation: importiert AD-Gruppen samt Mitgliedschaften als verwaltete Gruppen (Badge „AD“).
• Zeitplan: automatische Synchronisation in einem frei wählbaren Minuten-Intervall; „Jetzt synchronisieren“ startet einen sofortigen Lauf.
• Verlauf: jeder Lauf mit Status, Auslöser (Manuell/Geplant), Ergebnis („n erstellt, n aktualisiert, n deaktiviert, …“) und etwaigen Konflikten.

Synchronisierte Benutzer melden sich mit ihrem AD-Passwort an; Name und Passwort werden vom Verzeichnis verwaltet.

Padding & Layout

Feinjustierung der Schwärzungs-Rechtecke: Vertikales Padding in Prozent der Wort-Höhe (plus Mindest-Pixel) deckt Ober- und Unterlängen (g, p, q, y …) ab, horizontales Padding verbreitert die Box. Getrennt einstellbar für Schwärzung (Standard 25 % / 6 px / 3 px), Pseudonymisierung (bewusst zurückhaltende 10 % / 3 px / 2 px, damit der Ersetzungstext zentriert bleibt) und das Viewer-Overlay im Browser. „Standard zurücksetzen“ stellt die Vorgaben wieder her.

Pseudonymisierung (Marker)

Mandantenweite Kennzeichnung erzeugter Pseudonyme, damit Ersetzungen als solche erkennbar bleiben und nicht mit echten Werten verwechselt werden:

• Marker aktivieren + Marker-Text (max. 8 Zeichen, Vorgabe nym).
• Unsichtbare Zero-Width-Schicht: zusätzlicher unsichtbarer Marker für Text-Kanäle (Office/Textextraktion); geht bei OCR verloren.
• Pseudonym-Präfix/-Suffix: sichtbare Klammern um das ganze Pseudonym, z. B. {{Max Mustermann}} — sofort erkennbar und maschinell auffindbar; wird bei der Re-Identifizierung mit entfernt.

KI-Assistent

Konfiguration des Dokument-Chats für Ihren Mandanten: KI-Assistent aktivieren, Anbieter und Modell wählen, je Anbieter den API-Schlüssel hinterlegen (verschlüsselt gespeichert, wird nie wieder angezeigt; leeres Feld behält den gespeicherten Schlüssel). Unter „Vordefinierte Prompts“ pflegen Sie mandantenweite Schnellauswahl-Prompts für den Assistenten.