Projekte verwalten

Die Projektliste

Die Seite Projekte (/admin/projects) zeigt Status (Umschalter), Name, Beschreibung, Löschpolitik-Badge (Nie löschbar / „n Tage“ / Sofort löschbar), Dokumentzahl und Anlagedatum:

„Neues Projekt“ sehen Superadmins — und Benutzer mit einem Mandanten-Grant „Projekte anlegen“ (delegierte Projektanlage, siehe Kapitel „Zugriff und Rollen“). Bearbeiten bzw. Löschen erfordern das jeweilige Recht (Ändern/Löschen) auf dem Projekt.

Projekt anlegen und konfigurieren

Das Projektformular (/admin/projects/new bzw. …/edit) ist in vier Registerkarten gegliedert:

Registerkarte „Allgemein“:

Feld	Bedeutung
Aktiv	Inaktive Projekte sind für Benutzer nicht nutzbar.
Name / Beschreibung	Anzeigedaten des Projekts.
Löschpolitik	Nie löschbar (revisionssicheres Archiv), Aufbewahrungsfrist (Löschen erst nach n Tagen — Feld „Aufbew. (Tage)“, z. B. 3650 für 10 Jahre) oder Sofort löschbar.

Registerkarte „Verarbeitung“:

Feld	Bedeutung
Seitenausrichtung	Beibehalten / Hochformat erzwingen / Querformat erzwingen / Keine Normalisierung.
Texterkennung (OCR)	Automatisch (Text extrahieren, OCR als Fallback), Immer OCR, Nur eingebetteten Text verwenden oder Keine Texterkennung.
E-Mail-Anhänge konvertieren	Standard (global) / Ja / Nein.
Konvertierungs-Timeout (s)	Zeitlimit je Dokument (5–600 s; leer = Standard).
Externe Referenzen / OLE-Objekte erlauben	Lässt Office-Dateien mit eingebetteten OLE-Objekten oder externen Verweisen zu. Makros bleiben immer blockiert. Nur für vertrauenswürdige Quellen aktivieren.

Registerkarte „Erkennung“ — steuert die automatische PII-Erkennung des Projekts:

Feld	Bedeutung
Standard-Dokumentensprache	Sprache der Dokumente (auch für die OCR-Sprachwahl maßgeblich); Auto erkennt sie pro Dokument.
Land (Erkennung)	Steuert, welche Namens- und Ortsdaten die Erkennung nutzt; „Automatisch (aus Sprache)“ als Vorgabe.
Fachbereiche	Aktiviert Spezialerkennungen (z. B. medizinische oder juristische Kennungen).
Ortsnamen erkennen (Städte)	Zusätzliche Stand-alone-Ortserkennung (standardmäßig aus, da Ortsnamen häufig mit Alltagswörtern kollidieren).

Registerkarte „Freigabe“:

Feld	Bedeutung
Nur freigegebene Dokumente exportierbar	Export/Download nur für zuvor freigegebene Dokumente; nicht freigegebene werden übersprungen.
Dateinamen beim Export (Standard)	Original beibehalten, Wörterbuch anwenden (Wörterbuch-Begriffe im Dateinamen werden ersetzt) oder Neutraler Name (Dokument-XXXXXXXX).

Beispiel — Projekt „Personalakten“ für die Muster GmbH: Name Personalakten, Löschpolitik Aufbewahrungsfrist mit 3650 Tagen, OCR Automatisch, Dokumentensprache Deutsch (DACH), Freigabe-Option aktiv — anschließend unter Zugriff der Gruppe Buchhaltung die Rolle Bearbeiter zuweisen.