Dokumentensuche

Mit der Dokumentensuche durchsuchen Sie das Docuflair-Archiv nach gespeicherten Dokumenten — ähnlich wie mit einer Suchmaschine für Ihre archivierten Dateien. Sie suchen nach Dateinamen, Inhalten, Tags oder anderen Metadaten.

Die Dokumentensuche erreichen Sie über die Menü-Navigation unter Archiv > Dokumentensuche.

Erforderliche Berechtigung

Für den Zugriff auf diese Funktion benötigen Sie folgende Berechtigung:

• Archivsuche erlauben (AdminUI_ArchiveStorage_AllowSearch)

Berechtigungen werden über Gruppen vergeben – siehe Berechtigungen – Übersicht.

Suchfunktion

Die Dokumentensuche durchsucht sowohl den Titel als auch den Inhalt (OCR-Text) der archivierten Dokumente. Geben Sie den gewünschten Suchbegriff in das Suchfeld ein und klicken Sie auf Suchen, um die Ergebnisse anzuzeigen.

Standardfilter

Folgende Filter stehen standardmäßig zur Verfügung:

Filter	Beschreibung
Erstellt am	Filtert Dokumente nach dem Erstellungszeitraum (Datumsbereich).
Berechtigungen	Filtert nach Zugriffsrechten: Alle Dokumente, Meine Dokumente, Mit mir geteilt, Von mir geteilt oder Ohne Besitzer.
Ersteller	Filtert nach dem Benutzer, der das Dokument erstellt hat. Mehrfachauswahl möglich.
Verzeichnis	Filtert nach dem virtuellen Verzeichnis, in dem das Dokument abgelegt ist. Mehrfachauswahl möglich.
Tags	Filtert nach zugewiesenen Tags. Mehrfachauswahl möglich.

Zusätzliche Filter

Über die Schaltfläche Filter hinzufügen ergänzen Sie weitere Filterattribute. Die verfügbaren Attribute hängen von den im Archiv vorhandenen Metadaten ab, z.B.:

• Dokumentkategorie
• Dateierweiterung
• Dateigröße
• Dokumenttyp
• Seitenanzahl
• Importtyp

Suchergebnisse

Die Suchergebnisse erscheinen in einer Listenansicht. Mit einem Klick auf ein Dokument öffnen Sie die Dokumentenansicht.

Dokumentenansicht

Die Dokumentenansicht zeigt die Details eines archivierten Dokuments in mehreren Bereichen:

Bereich	Beschreibung
Vorschau	Zeigt eine Vorschau des Dokuments an. Über die Schaltfläche Herunterladen kann das Originaldokument heruntergeladen werden.
Details	Zeigt Metainformationen wie Titel, Verzeichnis, Ersteller, Erstellungsdatum, Importdatum, Importquelle, Dateityp, Dateigröße und Seitenanzahl.
Textinhalt (OCR)	Zeigt den per OCR erkannten Textinhalt des Dokuments.
KI-Zusammenfassung	Zeigt eine automatisch generierte Zusammenfassung, Schlüsselwörter und erkannte Fristen (sofern KI-Unterstützung aktiviert ist).
Metadaten	Zeigt benutzerdefinierte Metadaten des Dokuments. Metadaten können hinzugefügt, bearbeitet und gelöscht werden.
Notizen	Ermöglicht das Hinzufügen und Verwalten von Notizen zum Dokument.
Verlauf	Zeigt die Importhistorie des Dokuments.
Berechtigungen	Zeigt den Besitzer des Dokuments und ermöglicht die Verwaltung der Zugriffsrechte.