Indizierungsregeln

Indizierungsregeln legen fest, wie Docuflair Dokumente beim Speichern im Archiv automatisch verschlagwortet und einordnet. So weist das System z.B. Rechnungen automatisch dem richtigen Verzeichnis zu und versieht sie mit passenden Tags — ohne dass jemand manuell eingreifen muss.

Die Indizierungsregeln erreichen Sie über die Menü-Navigation unter Archiv > Regeln.

Erforderliche Berechtigung

Für den Zugriff auf diese Funktion benötigen Sie folgende Berechtigung:

• Import-Regeln anzeigen (AdminUI_ArchiveStorage_ListImportRules)

Berechtigungen werden über Gruppen vergeben – siehe Berechtigungen – Übersicht.

Listenansicht

Die Übersicht zeigt alle konfigurierten Indizierungsregeln in einer tabellarischen Ansicht. Für jede Regel sehen Sie Name, Beschreibung, Status (aktiv/inaktiv), Priorität sowie die konfigurierten Bedingungen und Aktionen.

Regel erstellen

Mit einem Klick auf Regel erstellen legen Sie eine neue Indizierungsregel an.

Erforderliche Berechtigung

• Import-Regel erstellen (AdminUI_ArchiveStorage_CreateImportRule)

Allgemeine Einstellungen

Einstellung	Beschreibung
Name	Eindeutiger Name der Regel (max. 100 Zeichen).
Beschreibung	Optionale Beschreibung der Regel (max. 500 Zeichen).
Aktiv	Legt fest, ob die Regel aktiv ist und bei neuen Dokumenten angewendet wird.
Priorität	Reihenfolge der Regelauswertung (1–999). Regeln mit niedrigerer Nummer werden zuerst ausgewertet.

Bedingungen

Bedingungen legen fest, auf welche Dokumente die Regel angewendet wird. Jede Bedingung besteht aus einer Variable, einem Operator und einem Wert. Mehrere Bedingungen verknüpfen Sie mit logischen Operatoren (UND/ODER).

Verfügbare Variablen:

Variable	Beschreibung
Dokumenttitel	Titel des archivierten Dokuments.
Dateiname	Ursprünglicher Dateiname.
Dateierweiterung	Dateityp (z.B. .pdf, .docx).
Verzeichnis	Virtuelles Verzeichnis des Dokuments.
Dokumentart	Art des Dokuments.
Dateigröße	Größe der Datei.
Seitenanzahl	Anzahl der Seiten.
Ersteller	Benutzer, der das Dokument erstellt hat.
Erstellungsdatum	Datum der Dokumenterstellung.
Import-Datum	Datum des Imports in das Archiv.
OCR-Text	Per OCR erkannter Textinhalt.
Importquelle	Quelle des Imports (z.B. Gerätename, Hotfolder).

Verfügbare Operatoren:

ist gleich, ist nicht gleich, enthält, enthält nicht, beginnt mit, beginnt nicht mit, endet mit, endet nicht mit, ist größer als, ist größer oder gleich, ist kleiner als, ist kleiner oder gleich, entspricht RegEx, ist leer, ist nicht leer.

Aktionen

Aktionen legen fest, was mit Dokumenten geschieht, die den Bedingungen entsprechen. Pro Regel können Sie mehrere Aktionen konfigurieren.

Aktion	Beschreibung
Metadaten setzen	Setzt einen benutzerdefinierten Metadaten-Wert (Schlüssel und Wert).
Tag hinzufügen	Weist dem Dokument einen bestimmten Tag zu.
Verzeichnis ändern	Verschiebt das Dokument in ein anderes virtuelles Verzeichnis.
Dokumenttitel setzen	Ändert den Titel des Dokuments.
Dokumentart setzen	Setzt die Dokumentart (z.B. Rechnung, Vertrag).
Berechtigung setzen	Legt Zugriffsberechtigungen für das Dokument fest.
E-Mail senden	Sendet eine Benachrichtigung per E-Mail.
In Warteschlange einreihen	Reiht das Dokument in eine Verarbeitungswarteschlange ein.
Dokument ablehnen	Lehnt das Dokument ab und verhindert die Archivierung.
OCR durchführen	Führt eine Texterkennung auf dem Dokument durch.
PDF/A konvertieren	Konvertiert das Dokument in das Langzeitarchivierungsformat PDF/A.
Backup erstellen	Erstellt eine Sicherungskopie des Dokuments.

Regel bearbeiten

Mit einem Klick auf den Namen einer Regel oder auf das Bearbeiten-Symbol bearbeiten Sie eine bestehende Regel.

Erforderliche Berechtigung

• Import-Regel bearbeiten (AdminUI_ArchiveStorage_EditImportRule)

Regel löschen

Über das Löschen-Symbol in der Befehlsspalte entfernen Sie eine Regel.

Erforderliche Berechtigung

• Import-Regel löschen (AdminUI_ArchiveStorage_DeleteImportRule)