Tags

Tags sind Schlagwörter oder Etiketten, die Sie Dokumenten im Archiv zuweisen. Damit kategorisieren Sie Dokumente unabhängig von ihrem Speicherort und finden sie schneller wieder — z.B. mit Tags wie „Rechnung“, „Vertrag“ oder „Dringend“.

Die Tags erreichen Sie über die Menü-Navigation unter Archiv > Tags.

Erforderliche Berechtigung

Für den Zugriff auf diese Funktion benötigen Sie folgende Berechtigung:

• Tags anzeigen (AdminUI_ArchiveStorage_ListTags)

Berechtigungen werden über Gruppen vergeben – siehe Berechtigungen – Übersicht.

Listenansicht

Die Übersicht zeigt alle vorhandenen Tags mit Name, Beschreibung, Farbe und der Anzahl der zugewiesenen Dokumente. Über die Schaltfläche Suchen in der Befehlsspalte zeigen Sie alle Dokumente mit einem bestimmten Tag in der Dokumentensuche an.

Tag erstellen

Mit einem Klick auf Tag erstellen legen Sie einen neuen Tag an.

Erforderliche Berechtigung

• Tag erstellen (AdminUI_ArchiveStorage_CreateTag)

Einstellung	Beschreibung
Name	Eindeutiger Name des Tags. Der Name muss innerhalb des Archivs einmalig sein.
Beschreibung	Optionale Beschreibung des Tags.
Farbe	Farbliche Kennzeichnung des Tags zur visuellen Unterscheidung in der Dokumentenansicht.

Klicken Sie auf Speichern, um den Tag zu erstellen.

Beispiel für einen Tag, der Dokumente als Rechnung kennzeichnet:

Tag bearbeiten

Mit einem Klick auf den Namen eines Tags oder auf das Bearbeiten-Symbol bearbeiten Sie einen bestehenden Tag. Dabei können Sie Name, Beschreibung und Farbe ändern.

Erforderliche Berechtigung

• Tag bearbeiten (AdminUI_ArchiveStorage_EditTag)

Tag löschen

Über das Löschen-Symbol in der Befehlsspalte entfernen Sie einen Tag. Über die Mehrfachauswahl löschen Sie mehrere Tags gleichzeitig.

Erforderliche Berechtigung

• Tag löschen (AdminUI_ArchiveStorage_DeleteTag)

Verbindungsproblem

Kann keine Verbindung zum Archiv hergestellt werden, erscheint eine Fehlermeldung. Prüfen Sie in diesem Fall die Archiv-Einstellungen und die Netzwerkverbindung zum Archiv-Server.