Druckregeln

Druckregeln funktionieren wie Filter für Ihre Druckaufträge. Sie definieren Bedingungen (z.B. „Auftrag hat mehr als 50 Seiten“) und Aufgaben (z.B. „an einen bestimmten Drucker weiterleiten“). So steuern Sie automatisch, was mit Druckaufträgen passiert — etwa große Aufträge auf einen Hochleistungsdrucker umleiten oder bestimmte Aufträge blockieren.

Mithilfe von Druckregeln steuern Sie das Verhalten von Druckwarteschlangen. Um zur Übersicht der Druckregeln zu gelangen, klicken Sie im Menü auf Drucken > Druckregeln. Dort finden Sie eine Liste aller bereits erstellten Druckregeln; Sie können sie bearbeiten, löschen und um neue ergänzen.

Erforderliche Berechtigung

Für den Zugriff auf diese Funktion benötigen Sie folgende Berechtigung:

• Druckregeln anzeigen (AdminUI_PrintManagement_ListPrintingRules)

Berechtigungen werden über Gruppen vergeben – siehe Berechtigungen – Übersicht.

In der Übersicht erstellen Sie eine neue Druckregel über den Button + Druckregel erstellen. Erstellte Druckregeln löschen Sie mithilfe des Mülleimers einzeln oder — nachdem Sie sie ausgewählt haben — in einem Rutsch über den Button Druckregeln löschen.

Neue Druckregel erstellen

Möchten Sie eine neue Druckregel definieren, benötigen Sie einen eindeutigen Namen und optional eine Beschreibung. Zusätzlich wählen Sie Bedingungen aus und geben schließlich an, was passieren soll, wenn die Bedingungen erfüllt sind.

Dabei können Sie nicht nur mehrere Bedingungen, sondern auch mehrere Aufgaben angeben. Bedingungen lösen immer alle Aufgaben aus. Verwenden Sie hierfür den Button + Bedingung hinzufügen oder den Button + Aufgabe hinzufügen.

Druckregeln löschen

Benötigen Sie eine Druckregel nicht mehr, löschen Sie diese ganz einfach. Wählen Sie dazu die unerwünschten Regeln neben ihren Namen aus und klicken Sie anschließend auf Druckregeln löschen. So entfernen Sie mehrere Regeln auf einmal.

Andernfalls können Sie auch auf der rechten Seite unter Befehle zwischen Bearbeiten und Löschen wählen.

Beispiele für Druckregeln

In diesem Abschnitt finden Sie Beispiele für häufig verwendete Druckregeln.

Aufträge löschen

Kennen Sie eine Person in Ihrem Unternehmen, die alle E-Mail-Nachrichten zuerst ausdruckt, bevor sie sie liest und beantwortet?

Mit der nachfolgenden Druckregel unterbinden Sie das Drucken von E-Mail-Nachrichten aus Outlook.

Auftragseinstellungen überschreiben

Aus Dokumentationsgründen kann es dann doch manchmal sinnvoll sein, dass E-Mails ausgedruckt werden dürfen.

Allerdings sollen sie dann zumindest nicht in Farbe, sondern ausschließlich in Schwarzweiß (monochrome-grayscale), immer doppelseitig (duplex), mit maximal einer (1) Kopie und immer unter Verwendung des nachhaltigen Kopierpapiers aus der Papierlade 4 (tray-4) gedruckt werden.

Auftragseigner überschreiben

In bestimmten Fällen kann es vorkommen, dass beim Absenden eines Druckauftrags keine eindeutige Zuordnung zu einem Benutzerkonto möglich ist. Aus Sicherheitsgründen würde Docuflair alle diese Aufträge sofort löschen.

Szenario 1: Bei automatisierten Druckvorgängen aus Softwarelösungen von Drittherstellern werden oftmals interne Benutzernamen verwendet oder gar keine Benutzerinformationen übermittelt.

Szenario 2: In Bring-Your-Own-Device (BYOD) Umgebungen stimmen die am eigenen Gerät verwendeten Benutzernamen oftmals nicht mit den aus Active Directory synchronisierten Benutzerinformationen überein.

Um solche Aufträge dennoch beizubehalten, bietet Docuflair die Möglichkeit, den Auftragseigner zu überschreiben.

Der nachfolgende Screenshot zeigt, wie Sie alle Aufträge vom Auftragseigner sysadmin dem Benutzer admin zuordnen.

Der nachfolgende Screenshot zeigt, wie Sie alle eingehenden Aufträge dem Benutzer shared zuordnen.

Der nachfolgende Screenshot zeigt, wie Sie alle Aufträge mit unbekanntem Auftragseigner mithilfe des Sonderplatzhalters %? dem Benutzer shared zuordnen.

Direktdruck

Die Druckregel Direktdruck verwenden Sie, um alle an eine Druckwarteschlange übermittelten Dokumente direkt auf einem ausgewählten Drucker auszudrucken.

Im einfachsten Beispiel fügen Sie nur eine Aufgabe vom Typ drucke und lösche Auftrag hinzu und wählen dann einen der registrierten Drucker aus.

Sollen nicht alle eingehenden Aufträge, sondern nur Aufträge ab einer bestimmten Seitenanzahl direkt gedruckt werden, hängen Sie eine entsprechende Bedingung davor.

Das nachfolgende Beispiel zeigt, wie ein Direktdruck für Aufträge ab 50 Seiten aussieht.

Das nachfolgende Beispiel zeigt, wie ein protokollierter Direktdruck für Aufträge bei ausreichendem Benutzerguthaben aussieht.

Umleitung

In bestimmten Szenarien ist es sinnvoll, Umleitungen zwischen Druckwarteschlangen einzurichten. Sie setzen in Ihrem Unternehmen beispielsweise mehrere Multifunktionsgeräte unterschiedlicher Leistungsklassen ein und möchten, dass größere Aufträge wirklich nur auf leistungsstärkeren Geräten abgeholt werden dürfen.

Richten Sie hierfür zwei Druckwarteschlangen ein und fügen Sie der ersten alle leistungsstarken Geräte und der zweiten alle anderen Geräte hinzu. Erstellen Sie nun eine Druckregel analog zum folgenden Screenshot und fügen Sie diese der zweiten Druckwarteschlange hinzu.

Alle Aufträge mit mehr als 100 Seiten verschiebt Docuflair nun automatisch in die Druckwarteschlange Pull Print Large Jobs.