Scan-Workflows

Ein Workflow ist eine automatische Abfolge von Arbeitsschritten. Statt jedes gescannte Dokument manuell umzubenennen, zu konvertieren und im richtigen Ordner abzulegen, erledigt ein Workflow diese Aufgaben automatisch. Sie definieren die Schritte einmal, und Docuflair führt sie bei jedem neuen Dokument selbstständig aus.

Erforderliche Berechtigung

Für den Zugriff auf diese Funktion benötigen Sie folgende Berechtigung:

• Workflows anzeigen (AdminUI_WorkflowManagement_ListWorkflows)

Berechtigungen vergeben Sie über Gruppen – siehe Berechtigungen – Übersicht.

Scan-Workflows holen gescannte Dokumente von einer Quelle ab – zum Beispiel von einem Hotfolder oder einem Multifunktionsdrucker – und verarbeiten sie weiter. Docuflair kann einlangende Dokumente dabei automatisch konvertieren und – abhängig von der Lizenz – zur Sichtung und manuellen Freigabe bereitstellen.

Einsatzmöglichkeiten von Scan-Workflows:

• Konvertierung von Dokumenten
• OCR-Lesen von Dokumenten
• Entfernen von Leerseiten
• Suchen nach Barcodes
• Generieren von Metadaten
• Automatische Schwärzung personenbezogener Informationen
• Umwandeln von Dokumenten in Schwarz-Weiß-Dokumente
• Konvertieren von Dokumenten für die Langzeitarchivierung nach PDF/A

Um die Workflows anzuzeigen, wählen Sie im Menü Flow/Workflows.

Um einen neuen Workflow anzulegen, klicken Sie auf Neuen Workflow erstellen.

Über die Befehle in der Spalte ganz rechts können Sie Workflows außerdem bearbeiten, löschen oder kopieren. Das Symbol mit dem „Blitz“ zeigt die letzten Ereignisse zu einem Workflow an und hilft bei Analyse und Fehlersuche. Mit dem Schalter Startmenü aktualisieren in der rechten oberen Ecke legen Sie fest, ob ein neu hinzugefügter Workflow automatisch auf den Multifunktionsdruckern erscheint, also ob den Anwendern sofort eine entsprechende Kachel angezeigt wird.

Typen

Einen neuen Workflow erstellen Sie mit wenigen Arbeitsschritten. Im ersten Schritt wählen Sie den Typ des Workflows aus.

• Eingabe/Ausgabe
  Der einfachste Workflow-Typ. Eine oder mehrere Datenquellen werden auf einlangende Dokumente überwacht; die Dokumente werden an einem frei wählbaren Speicherort im gewünschten Dateiformat gespeichert.
• Eingabe/Vorverarbeitung/Ausgabe
  Dieser Workflow-Typ bietet zusätzlich eine Vorverarbeitung, also verschiedene Bildbearbeitungsmethoden wie Kontrast/Helligkeit ändern, Leerseiten entfernen oder Seiten geraderichten.
• Eingabe/Vorverarbeitung/Erkennung/Ausgabe
  Mit der Erkennung können Sie zusätzlich nach Text und Barcodes suchen. Auch eine Erkennung nach Formulartyp ist möglich, wenn zuvor Formulare antrainiert wurden.
• Eingabe/Docuflair QR-Code
  Eine oder mehrere Datenquellen werden auf einlangende Dokumente überwacht. Die Dokumente werden anhand von QR-Codes zerlegt und an Kontakte aus dem Adressbuch weitergeleitet.
• Eingabe/Vorverarbeitung/Docuflair QR-Code
  Auch hier werden eine oder mehrere Datenquellen auf einlangende Dokumente überwacht. Dieser Workflow-Typ bietet zusätzlich eine Vorverarbeitung, also verschiedene Bildbearbeitungsmethoden wie Kontrast/Helligkeit ändern, Leerseiten entfernen oder Seiten geraderichten. Die Dokumente werden anhand von QR-Codes zerlegt und an Kontakte aus dem Adressbuch weitergeleitet.

Nach der Auswahl des gewünschten Typs vergeben Sie einen eindeutigen Namen für den Workflow; eine Beschreibung ist optional. Mit einem Klick auf Speichern wird der neue Workflow erstellt, und Sie gelangen auf eine Seite mit den Konfigurationsmöglichkeiten.

Druck-Workflows

Druck-Workflows holen Dokumente von einer Quelle ab, zum Beispiel von einem Hotfolder, und drucken sie aus. Docuflair kann einlangende Dokumente dabei automatisch konvertieren und – abhängig von der Lizenz – zur Sichtung und manuellen Freigabe bereitstellen.

Um einen neuen Workflow zu erstellen, wählen Sie im Menü den Punkt Flow und anschließend den Unterpunkt Workflows. Klicken Sie auf Workflow erstellen, um mit dem Einrichten zu beginnen.

Vergeben Sie zuerst einen eindeutigen Namen für den Workflow; eine Beschreibung ist optional. Als Typ wählen Sie Eingabe -> Druck aus. Mit einem Klick auf Speichern wird der Workflow erstellt, und die Seite wechselt zur Datenquelle.

Als Datenquelle stehen für Druck-Workflows zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Hotfolder
  Überwacht einen Ordner auf neu einlangende Dokumente. Entdeckt Docuflair ein Dokument, beginnt nach etwa 15 Sekunden die Verarbeitung: Das Dokument wird gegebenenfalls konvertiert oder direkt an einen Workflow übermittelt.
• Mobile Geräte
  Docuflair bietet ein Web-API, über das mobile Endgeräte wie Android- oder iOS-Telefone zu druckende Daten mittels einer App an Docuflair übermitteln können. Nach erfolgreicher Übermittlung beginnt die Verarbeitung des Dokuments unverzüglich.

Konvertierungs-Workflow

Ein Konvertierungs-Workflow wandelt Dokumente automatisch von einem Format in ein anderes um – zum Beispiel von Word nach PDF oder von TIFF nach PDF/A. Die Dokumente werden aus einer Datenquelle abgeholt, konvertiert und am Ausgabeort abgelegt.

Konvertierungs-Workflows holen Dokumente von einer Datenquelle (z.B. Hotfolder) ab und konvertieren sie in ein anderes Dateiformat. Im Gegensatz zu Scan-Workflows werden hier keine Scans verarbeitet, sondern bestehende Dateien umgewandelt.

Um einen neuen Konvertierungs-Workflow anzulegen, wählen Sie beim Erstellen eines Workflows den Typ Eingabe/Konvertierung/Ausgabe aus.

Als Datenquelle steht für Konvertierungs-Workflows der Hotfolder zur Verfügung. Wird ein Dokument im überwachten Ordner erkannt, beginnen Konvertierung und Ausgabe automatisch.