Ausgabe
Die Ausgabe bestimmt, was am Ende eines Workflows mit dem gescannten Dokument passiert – zum Beispiel in welchem Ordner es gespeichert wird, ob es per E-Mail verschickt wird oder welches Dateiformat verwendet wird. Sie können mehrere Ausgaben definieren und mit Bedingungen verknüpfen, sodass etwa Rechnungen automatisch in einem anderen Ordner landen als Lieferscheine.
Erforderliche Berechtigung
Für den Zugriff auf diese Funktion benötigen Sie folgende Berechtigung:
- Ausgaben anzeigen (
AdminUI_WorkflowManagement_ListOutputs)
Berechtigungen vergeben Sie über Gruppen – siehe Berechtigungen – Übersicht.
Die Ausgabe stellt den letzten Schritt in der Verarbeitung gescannter Dokumente dar. Sie können die Ausgabe an Bedingungen knüpfen, die auf erkannte Dokumenteninhalte (Text, Barcodes oder Formulartyp) oder auf Metadaten zurückgreifen (zum Beispiel: Wer hat gescannt? Auf welchem Gerät wurde gescannt?).
Sie können beliebig viele Ausgaben erstellen, wobei manche Ausgaben nur ausgeführt werden, wenn ihre Bedingungen zutreffen. Ebenso können Sie mehrere Ausgaben anlegen, um Kopien eines Dokuments an unterschiedlichen Orten abzulegen – sogar in unterschiedlichen Farbtiefen und Dateiformaten.
Seitenstapel und Stapelverarbeitung
Abschnitt betitelt „Seitenstapel und Stapelverarbeitung“Wenn eine oder mehrere Seiten an die Ausgabeverarbeitung von Docuflair übergeben werden, beginnt die Verarbeitung mit dem ersten Eintrag in der Liste der Ausgaben. Abhängig von der Prüfung der Bedingungen wird eine Ausgabe tatsächlich durchgeführt (zum Beispiel durch das Speichern eines Dokuments) oder – wenn die Bedingung nicht zutrifft – die weitere Verarbeitung dieses Eintrags übersprungen. In diesem Fall wechselt die Ausgabeverarbeitung zur nächsten Zeile und prüft dort erneut etwaige Bedingungen und eine eventuelle Ausgabe.
Beachten Sie folgende Grundlagen:
- Ausgaben müssen nicht an Bedingungen geknüpft werden (eine Ausgabe kann, wenn gewünscht, immer erfolgen).
- Innerhalb einer Ausgabe können Sie verarbeitete Seiten nach Abschluss des Verarbeitungsschrittes (zum Beispiel nach dem Speichern) aus dem Stapel entfernen, damit sie in den folgenden Schritten nicht weiterverarbeitet werden.
- Die Reihenfolge der Ausgaben ist von Bedeutung! Werden in einer höheren Zeile (früherer Arbeitsschritt) Seiten aus dem Stapel entfernt, kann in den folgenden Schritten nicht mehr auf sie zugegriffen werden.
- Erreicht die Ausgabeverarbeitung das Ende der Liste, werden alle noch im Stapel befindlichen Seiten verworfen und nicht weiterverarbeitet. Alle Seiten, die in keinem der Verarbeitungsschritte gespeichert wurden, gehen also verloren.
Aus diesem Grund empfehlen wir, am Ende der Ausgabeliste einen Arbeitsschritt hinzuzufügen, der alle verbleibenden Seiten ohne jede Bedingung an einem Speicherort ablegt.
Die Reihenfolge von Einträgen können Sie jederzeit ändern: Per Drag & Drop – durch Anklicken der Zahl in der Spalte Reihenfolge – verschieben Sie einen Eintrag an jede beliebige Stelle.
Funktionsweise
Abschnitt betitelt „Funktionsweise“Docuflair verarbeitet einlangende Scanaufträge mit einer oder mehreren Seiten als Stapel, der von oben nach unten nacheinander an jede Ausgabe zur Verarbeitung übergeben wird. Wurde eine Bedingung festgelegt, wird jede Seite des Stapels durchlaufen und auf diese Bedingung geprüft. Im nächsten Arbeitsschritt werden alle Seiten mit einem „wahr“-Ergebnis gekennzeichnet und mit den folgenden Seiten zu Blöcken zusammengefasst, die gemeinsam an die Endverarbeitung (In Speicherort ablegen, E-Mail versenden, etc.) übergeben werden.
Neue Ausgabe erstellen
Abschnitt betitelt „Neue Ausgabe erstellen“Eine neue Ausgabe fügen Sie mit einem Klick auf Ausgabe erstellen hinzu.
Tragen Sie im Feld Name eine Bezeichnung für die Ausgabe ein. Wir empfehlen einen möglichst aussagekräftigen Namen (zum Beispiel „PDF-Ausgabe“).
In der Auswahlliste Zustellungsart legen Sie fest, was mit den Seiten passieren soll beziehungsweise wohin sie zugestellt werden. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
- Dokument verwerfen
Die Seiten in diesem Stapel werden nicht gespeichert. - In Speicherort ablegen
Die Seiten werden im gewünschten Dateiformat an einen Speicherort übermittelt – zum Beispiel auch an ein lokales Laufwerk oder Netzwerklaufwerk. - Kontaktinformationen verwenden
Übermittelt die gescannten Seiten an einen Kontakt aus dem Adressbuch. - An Workflow übergeben
Leitet die Seiten an einen anderen Workflow weiter. - E-Mail versenden
Übermittelt das Dokument an eine E-Mail-Adresse. Optional kann das Dokument als Link versendet werden, um die Größe der E-Mail zu minimieren. Der Empfänger muss das Dokument dann herunterladen (setzt einen Netzwerkzugriff auf den Docuflair-Server voraus). - An externe Anwendung übergeben
Startet eine externe Anwendung und übergibt als Parameter den Namen der Datei. Die externe Anwendung sollte die temporäre Datei nach Abschluss der Verarbeitung selbstständig löschen.
Für die Generierung von Ordner- und Dateinamen stehen verschiedene Platzhalter zur Verfügung, die beim Speichern mit Inhalten befüllt werden. Ein Klick auf Platzhalter zeigt eine Liste der verfügbaren Möglichkeiten an.
| Platzhalter | Beschreibung |
|---|---|
| {variablenname} | Fügt den Wert einer Variablen ein, die im Zuge der Erkennung befüllt wurde |
| %g | Generiert eine zufällige, 5-stellige Zeichenfolge |
| %b | Fügt an dieser Stelle den Wert der Variable ein, gegen den eine Bedingung geprüft wurde |
| %e | E-Mail-Adresse des Erstellers |
| %u | Name des Erstellers |
| %o! | Originaler Dateiname ohne Dateierweiterung |
| %o | Originaler Dateiname |
| %r | Verzeichnis aus rekursiver Suche |
| %T | Erstellungszeitpunkt (Zeitpunkt des Scans) |
| %d | Aktuelles Datum im Format Tag.Monat.Jahr (dd.MM.yyyy) |
| %t | Aktuelle Uhrzeit |
| %hh | Aktuelle Stunde |
| %mm | Aktuelle Minute |
| %ss | Aktuelle Sekunde |
| %DD | Aktueller Tag |
| %MM | Aktueller Monat |
| %YY | Aktuelles Jahr (2-stellig) |
| %YYYY | Aktuelles Jahr (4-stellig) |
| %W | Wochentag auf Deutsch |
| %w | Wochentag auf Englisch |
| %p | Anzahl der Ausgabeseiten (pagecount) |
| %g | Fortlaufende 5-stellige Nummer beginnend mit 00000 (prüft bestehende Dateinamen) |
| %S | Fortlaufende 7-stellige Nummer beginnend mit 0000000 (globaler Zähler für Scan-Aufträge) |
| %6S | Fortlaufende 6-stellige Nummer beginnend mit 000000 (globaler Zähler für Scan-Aufträge) |
| %5S | Fortlaufende 5-stellige Nummer beginnend mit 00000 (globaler Zähler für Scan-Aufträge) |
| %4S | Fortlaufende 5-stellige Nummer beginnend mit 0000 (globaler Zähler für Scan-Aufträge) |
| %3S | Fortlaufende 5-stellige Nummer beginnend mit 000 (globaler Zähler für Scan-Aufträge) |
| %X | Anzahl der Sekunden seit 1.1.1970 |
Mit der E-Mail-Benachrichtigung können Sie Anwender per E-Mail informieren lassen, wenn diese Ausgabe ein Dokument erstellt hat.
Die Option Dokument manuell freigeben ist nur verfügbar, wenn die Option Scan-Freigabe lizenziert wurde. Ist diese Option aktiviert, wird das Dokument zwar verarbeitet, aber angehalten, bis ein berechtigter Operator die Dokumente über den Menüeintrag Dokumente/Scan-Freigabe sichtet und freigibt. Bei Bedarf stehen dem Operator auch Funktionen zur Nachbearbeitung des gescannten Dokuments zur Verfügung.
Mit Leerseiten entfernen schließen Sie Seiten ohne Aufdruck beim Speichern in dieser Ausgabe aus. Diese Funktion analysiert jedes Bild, um festzustellen, ob eine Seite Informationen enthält oder komplett leer ist. Die Erkennung erfolgt im Wesentlichen durch das Abzählen von Bildpunkten, die nicht weiß sind. Wird ein bestimmter Weißanteil in Prozent überschritten, gilt die Seite als leer und wird entfernt.
Bedingungen
Abschnitt betitelt „Bedingungen“Die Konfiguration von Bedingungen ist nicht zwingend erforderlich und nur in komplexeren Scan-Workflow-Typen verfügbar.
Wenn keine Bedingung festgelegt wurde oder wenn einfache Scan-Workflow-Typen zum Einsatz kommen, wird eine Ausgabe in jedem Fall durchgeführt und nach Abschluss der Verarbeitung zum nächsten Eintrag in der Verarbeitungsliste gewechselt.
Wurde für eine Ausgabe eine Bedingung festgelegt, prüft Docuflair vor der Erstellung der Ausgabe, ob die Bedingung zutrifft. Ist das der Fall, wird die Ausgabe fortgesetzt und das Dokument – abhängig von der gewählten Zustellungsart – zum Beispiel gespeichert oder per E-Mail versendet. Trifft die Bedingung nicht zu, wird die Verarbeitung dieser Ausgabe abgebrochen und mit dem nächsten Eintrag fortgesetzt.
Die Prüfung von Bedingungen erfolgt normalerweise gegen Variablen, die im Zuge der Erkennung befüllt wurden.
In Docuflair sind verschiedene Arten von Bedingungen vordefiniert. Die meisten Bedingungen erfordern die Angabe, gegen welche Variable geprüft werden soll. Wie in der Erkennung beschrieben, können Sie mehrere Suchen nach unterschiedlichen Inhalten in verschiedenen Bereichen einer Seite definieren. Über den Variablennamen erfährt die Ausgabeverarbeitung, welche Variable von besonderem Interesse ist und zum Beispiel für das Zerlegen eines Auftrags in einzelne Dokumente herangezogen werden soll.
Die folgenden Beispiele beziehen sich auf eine konfigurierte Erkennung, die nach einem beliebigen 1D-Barcode sucht und auf einer Seite den Barcode mit folgendem Inhalt gefunden hat: “ABC12345”.
| Bedingung | Beschreibung |
|---|---|
| Suche erfolglos | Diese Bedingung wird nur wahr, wenn die angegebene Variable im Zuge der Erkennung auf einer Seite nicht befüllt wurde, weil zum Beispiel kein Barcode gefunden werden konnte. |
| Suche erfolgreich | Diese Bedingung wird wahr, wenn die angegebene Variable mit einem beliebigen Inhalt befüllt wurde, also zum Beispiel irgendein Barcode mit irgendeinem Inhalt erkannt werden konnte. |
| Suchergebnis beginnt mit | Wird wahr, wenn die in Inhalt angegebene Zeichenfolge mit den ersten Zeichen der zu prüfenden Variablen identisch ist. Zum Beispiel “ABC” |
| Suchergebnis endet mit | Wird wahr, wenn die in Inhalt angegebene Zeichenfolge mit den letzten Zeichen der zu prüfenden Variablen identisch ist. Zum Beispiel “45” |
| Suchergebnis enthält | Wird wahr, wenn die in Inhalt angegebene Zeichenfolge in der zu prüfenden Variablen enthalten ist. |
| Suchergebnis ignorieren | Unabhängig von allen Erkennungen wird diese Bedingung immer wahr, die Ausgabe wird also immer durchgeführt. |
| Suchergebnis entspricht regulären Ausdruck | Prüft, ob eine Regular Expression im Inhalt einer Variablen gefunden werden kann. |
| Suchergebnis entspricht genau | Prüft, ob der Inhalt exakt dem Wert einer Variablen entspricht. Wird im obigen Beispiel also nur wahr, wenn auf den Wert “ABC12345” geprüft wird. |
Für alle Prüfungen auf Textinhalte gilt: Es wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Eine Prüfung mit der Bedingung Suchergebnis beginnt mit und dem Wert “AbC” würde im obigen Beispiel nicht wahr werden.
Optionen
Abschnitt betitelt „Optionen“Mit den Optionen steuern Sie verschiedene Parameter der Verarbeitung, um zum Beispiel festzulegen, wie ein Workflow abgearbeitet werden soll.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Seiten in nachfolgenden Ausgaben nicht noch einmal verarbeiten | Ist diese Option aktiviert, werden die von dieser Ausgabe verarbeiteten Seiten aus dem Stapel entfernt und in späteren Ausgabeschritten nicht erneut verarbeitet. Setzt voraus, dass eine etwaige Bedingung das Ergebnis wahr liefert. |
| Jede Erkennung trennt | Option zum Verarbeiten identischer Erkennungen auf aufeinanderfolgenden Seiten. Ist sie nicht aktiviert, ignoriert Docuflair identische Erkennungen (z.B. Barcodes) auf aufeinanderfolgenden Seiten; solange identische Ergebnisse erkannt werden, werden alle Seiten zu einem Block zusammengefasst. |
| Jede Seite enthält Daten zur Erkennung | Ist diese Option aktiviert, wird die Trennung in Teilaufträge nach jeder Seite erzwungen. |
| Seite mit erkannten Daten entfernen | Entfernt die Seite, auf der die Erkennung (z.B. Barcode) erfolgt ist. Erforderlich, wenn Trennblätter ausgefiltert werden sollen, die nur die Information zur Trennung, sonst aber keine Daten enthalten. |
| Rückseite von Trennblatt entfernen | Entfernt die Rückseite der Seite, auf der die Erkennung (z.B. Barcode) erfolgt ist. Sinnvoll, wenn doppelseitig gescannt und mit Trennblättern gearbeitet wird, deren Rückseite leer ist. |
| Nur erste Erkennung in Dokument verwenden | Normalerweise wird ein Seitenstapel bei jeder Erkennung gesplittet. Ist diese Option aktiviert, wird nach der ersten Erkennung nicht weiter nach Erkennungen auf Folgeseiten geprüft. Ist zum Beispiel in einem fünfseitigen Scanauftrag auf Seite 1 und 3 ein Barcode aufgedruckt, wird der Barcode auf Seite 3 ignoriert. |
Schwärzung
Abschnitt betitelt „Schwärzung“Mit der Schwärzung (Redaction) machen Sie sensible Informationen in gescannten Dokumenten unkenntlich. Um sensible Informationen zu erkennen, kommt eine Texterkennung (OCR) zum Einsatz. Als Datenquellen können Wörterbücher und Verzeichnisdienste dienen. Die Schwärzung erfolgt auf Pixelebene. Dadurch ist sichergestellt, dass sensible Informationen in jedem Ausgabedateiformat ausgefiltert werden. Für den Einsatz der Schwärzung ist eine entsprechende Lizenz erforderlich.
Verwenden Sie als Datenquelle ein Wörterbuch, können Sie dieses mit jedem Texteditor erstellen oder bearbeiten. Tragen Sie jedes Wort, das vor der Ausgabe geschwärzt werden soll, in eine eigene Zeile ein. Für Wörter, die nicht exakt dem Eintrag entsprechen (zum Beispiel wegen Tippfehlern oder geringfügig anderer Schreibweise), können Sie eine Toleranz festlegen: Geben Sie dazu am Ende der Zeile nach einem Komma eine Zahl x an. Findet die Texterkennung ein Wort in den Bilddaten, wird es mit dem Wörterbuch verglichen. Die Zahl x gibt an, ob sich das gefundene Wort mit x oder weniger Ersetzungen, Löschungen oder Ergänzungen in das Wort im Wörterbuch umformen ließe. Fügen Sie zum Beispiel den Eintrag Maus,1 hinzu, würde auch Haus gefunden, weil der Abstand zwischen den Wörtern genau 1 beträgt. Tragen Sie zwei oder mehrere Wörter in eine Zeile ein, müssen diese Wörter gemeinsam in relativer Nähe auftreten, damit es zu einer Schwärzung kommt.
Beispielwörterbuch
Mona Muster <br />7000 Eisenstadt<br />Hauptstraße 9<br />Deutsch,2<br />Englisch,2<br />Französisch,2<br />Italienisch,2<br />Setzen Sie als Datenquelle einen Verzeichnisdienst ein, werden alle Identitäten ausgelesen (zum Beispiel die Liste der internen Mitarbeiter) sowie ihre personenbezogenen Daten (Adresse, Telefonnummer, etc.). Als Verzeichnisdienst kann LDAP, Active Directory oder AD LDS zum Einsatz kommen. Das Auslesen der Identitäten lässt sich auf einzelne OUs beschränken, indem Sie einen entsprechenden ConnectionString in der Active Directory Verbindung eintragen. Docuflair erstellt aus den extrahierten Informationen ein Wörterbuch und richtet selbstständig Fehlertoleranzen ein, um geringfügig falsche Schreibweisen oder häufige Abkürzungen auszufiltern.
Übersetzung
Abschnitt betitelt „Übersetzung“Wenn die Übersetzungsfunktion lizenziert ist, können gescannte Dokumente automatisch in eine andere Sprache übersetzt werden. Die Übersetzung erfolgt über einen externen Übersetzungsdienst.
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Übersetzung aktivieren | Aktiviert die automatische Übersetzung für diese Ausgabe. |
| Übersetzer | Auswahl des Übersetzungsdienstes (z.B. DeepL, Pepl/Tilde). |
| API-Schlüssel | API-Schlüssel für den Zugriff auf den Übersetzungsdienst. |
| Eingabesprache | Sprache des Originaldokuments. |
| Ausgabesprache | Zielsprache, in die das Dokument übersetzt werden soll. |
Eingebettete Metadaten
Abschnitt betitelt „Eingebettete Metadaten“Mit dieser Option betten Sie Metadaten direkt in die Ausgabedatei ein (z.B. in die PDF-Eigenschaften). Das ist nützlich, wenn nachgelagerte Systeme die Metadaten direkt aus der Datei auslesen sollen.
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Metadaten einbetten | Aktiviert das Einbetten von Metadaten in die Ausgabedatei. |
| Inhalt | Frei konfigurierbarer Inhalt der eingebetteten Metadaten. Variablen aus der Erkennung können über geschwungene Klammern eingefügt werden (z.B. {myBarcode}). |
Metadaten-Datei
Abschnitt betitelt „Metadaten-Datei“Auf der Seite Metadaten können Sie zeitgleich Text- und XML-Dateien erstellen lassen, wenn ein gescanntes und verarbeitetes Dokument zugestellt wird (zum Beispiel an einen Speicherort übertragen wird).
Soll die Metadaten-Datei neben dem Scanauftrag gespeichert werden, wählen Sie Zustellung gleich wie Dokument aus. Andernfalls können Sie ein lokales Verzeichnis und einen Dateinamen angeben.
Der Inhalt der Metadaten-Datei ist frei konfigurierbar. Möchten Sie auf Daten aus einer Erkennung zurückgreifen, fügen Sie den Variablennamen innerhalb geschwungener Klammern ein. Das Einfügen von zum Beispiel {myBarcode} fügt den Inhalt der Variable myBarcode an dieser Stelle in die Datei ein.