Datenquellen

Datenquellen legen fest, woher Docuflair die Dokumente bezieht, die verarbeitet werden sollen. Das kann ein überwachter Ordner (Hotfolder), ein E-Mail-Postfach, ein Multifunktionsdrucker oder ein mobiles Endgerät sein. Je nach Quelle startet Docuflair automatisch den passenden Workflow.

Erforderliche Berechtigung

Für den Zugriff auf diese Funktion benötigen Sie folgende Berechtigung:

• Workflow bearbeiten (AdminUI_WorkflowManagement_EditWorkflow)

Berechtigungen vergeben Sie über Gruppen – siehe Berechtigungen – Übersicht.

Als Datenquelle stehen für Workflows verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

• Hotfolder
  Überwacht einen Ordner auf neu einlangende Dokumente. Entdeckt Docuflair ein Dokument, beginnt nach etwa 15 Sekunden die Verarbeitung: Das Dokument wird gegebenenfalls konvertiert oder direkt an einen Workflow übermittelt.
• E-Mail-Postfächer
  Überwacht E-Mail-Postfächer auf neu einlangende E-Mails und übergibt Nachrichtentext und Anhänge zur Verarbeitung an einen Workflow.
• Multifunktionsgeräte
  Geräte der Hersteller Xerox, Epson und Kyocera können als Quelle für Scanaufträge eingebunden werden. Während der Konfiguration können Sie Standardwerte für die Scan-Einstellungen auf den Geräten festlegen, um fehlerhafte Einstellungen durch Anwender zu vermeiden. Erfordert die Lizenzierung von Multifunktionsdruckern und ist nur für Scan-Workflows verfügbar.
• Mobile Endgeräte
  Auch Mobiltelefone und Tablets können über ihre Kamera als Datenquelle dienen; Apps übermitteln die Dokumente über bereitgestellte Schnittstellen. Diese Schnittstellen können auch von im Unternehmen selbst entwickelter Software genutzt werden (SOAP-Dienste). Erfordert die Lizenzierung von Mobile Devices.

Hotfolder konfigurieren

Um einen neuen Hotfolder anzulegen, klicken Sie auf Hotfolder erstellen.

Im ersten Schritt, auf der Seite Allgemein, vergeben Sie unter Name eine eindeutige Bezeichnung; eine Beschreibung ist optional. Name und E-Mail des Erstellers sind erforderlich, wenn der Urheber der Dokumente in einem Hotfolder für die weitere Verarbeitung benötigt wird oder zum Beispiel Metadaten mit diesen Informationen befüllt werden sollen.

Auf der zweiten Seite Einstellungen legen Sie oben fest, ob dieser Hotfolder überprüft werden soll (An) oder ob er von der Verarbeitung ausgeschlossen ist (Aus). Unter Speicherort und Verzeichnis bestimmen Sie, wo sich der zu überwachende Ordner befindet. Existiert noch kein passender Speicherort, können Sie über Benutzerdefiniert… in der Auswahlliste einen neuen Speicherort erstellen. Abhängig von der Lizenz sind neben dem Lokalen Computer und Netzwerkordnern auch FTP-Server, SharePoint, Nextcloud und andere Dienste verfügbar. Das Textfeld Verzeichnis legt den Namen des zu durchsuchenden Unterordners fest. Tragen Sie als Namen einen / (Slash) oder einen \ (Backslash) ein, wird das Hauptverzeichnis nach Dokumenten durchsucht.

Mit der Option Zu berücksichtigende Dateiformate schränken Sie die gesuchten Dateiformate ein, indem Sie die zulässigen Dateierweiterungen, getrennt durch Leerzeichen oder Komma, angeben. Die Zeichenfolge „pdf tif txt“ erlaubt zum Beispiel nur die Verarbeitung von PDF-, TIFF- und Textdateien. Alle anderen Dokumente werden ignoriert. Mit der Eingabe eines * (Stern) werden alle Dokumente verarbeitet, die in diesem Ordner abgelegt werden.

Mit der Option Unterverzeichnisse rekursiv durchsuchen durchsucht Docuflair nicht nur das angegebene Verzeichnis, sondern auch alle Unterverzeichnisse in beliebiger Tiefe nach neu einlangenden Dokumenten.

Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

E-Mail-Postfach konfigurieren

Bei der Verwendung von E-Mail-Konten als Datenquelle überwacht Docuflair E-Mail-Postfächer und verarbeitet Nachrichtentexte samt Anhängen in einem Scan-Workflow – zum Beispiel um alle einlangenden E-Mails zu Archivierungszwecken nach PDF/A zu konvertieren.

Im ersten Schritt, auf der Seite Allgemein, vergeben Sie unter Name eine eindeutige Bezeichnung; eine Beschreibung ist optional. Name und E-Mail des Erstellers sind erforderlich, wenn der Urheber der Dokumente für die weitere Verarbeitung benötigt wird oder zum Beispiel Metadaten mit diesen Informationen befüllt werden sollen.

In Docuflair stehen drei unterschiedliche E-Mail-Servertypen für das Empfangen von E-Mails zur Verfügung:

1. POP
2. IMAP
3. Microsoft Exchange

Wählen Sie den passenden Servertyp und tragen Sie die erforderlichen Serverdaten, Benutzernamen und Kennwörter ein.

Mit der Option Zulässige Dateiformate schränken Sie die gesuchten Dateiformate ein, indem Sie die zulässigen Dateierweiterungen, getrennt durch Leerzeichen oder Komma, angeben. Die Zeichenfolge „pdf tif txt“ erlaubt zum Beispiel nur die Verarbeitung von PDF-, TIFF- und Textdateien. Alle anderen Dokumente werden ignoriert. Mit der Eingabe eines * (Stern) werden alle Dokumente verarbeitet, die in diesem Ordner abgelegt werden.

Die Auswahl Verarbeitung legt fest, wie Nachrichtentexte und Anhänge verarbeitet werden sollen. Sie können Nachrichtentexte und/oder Anhänge verarbeiten oder ignorieren. Nachrichtentexte lassen sich auch in unterschiedlicher Reihenfolge mit den Dateianhängen zu einem Dokument zusammenfügen.

Die Option Konvertierung legt fest, ob die eingelangten Daten, sofern verfügbar, als Vektordaten weiterverarbeitet oder vor der Verarbeitung in ein Bild umgewandelt werden. Beachten Sie: Bei der Auswahl von Vektordaten sind die Optionen zur Vorverarbeitung wirkungslos, da diese ausschließlich auf Bilddaten angewendet werden können.

Multifunktionsgeräte konfigurieren

Wird ein Workflow auf einem Multifunktionsgerät angezeigt, können Sie verschiedene Standardwerte für die Scan-Einstellungen hinterlegen. Diese Einstellungen dürfen sich von Workflow zu Workflow unterscheiden und sollen verhindern, dass Anwender falsche oder fehlerhafte Einstellungen auswählen. In der Spalte Befehle legen Sie mit dem “Schloss” fest, ob ein Anwender am Multifunktionsdrucker eine eigene Einstellung vornehmen darf. Durch Anklicken des “Auges” können Sie Einstellmöglichkeiten am Multifunktionsdrucker vor dem Anwender ganz verbergen.

Die Datenquelle Multifunktionsgeräte ist nur für Scan-Workflows verfügbar.

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Mobile Endgeräte

Die Bereitstellung von Web-APIs erfordert keine Konfiguration. Ist die Funktion aktiviert, können Endgeräte über SOAP-Dienste Dokumente an Docuflair übermitteln. Die Kommunikation erfolgt über SOAP-Webdienste, die auch von anderen Anwendungen im Unternehmen verwendet werden können.

Bitte beachten Sie, dass für die Verwendung dieser Web-APIs eine entsprechende Lizenz erforderlich ist.

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