Kanzleisoftware
Viele Anwaltskanzleien und Steuerberatungen arbeiten mit spezieller Software (z.B. Advokat, RA-MICRO oder DATEV). Mit der Kanzleisoftware-Anbindung übertragen Sie gescannte Dokumente direkt vom Multifunktionsdrucker in diese Software – ohne Umwege über Ordner oder E-Mails.
Über das Menü Scannen > Kanzleisoftware binden Sie verschiedene Kanzleisoftwarelösungen an, um eine nahtlose Integration vom Scanner in das Netzwerk des Endkunden zu ermöglichen.
Erforderliche Berechtigungen
Für den Zugriff auf diese Funktion benötigen Sie folgende Berechtigungen:
- APIs anzeigen (
AdminUI_ScanManagement_ListApis) - API erstellen (
AdminUI_ScanManagement_CreateApi) - API bearbeiten (
AdminUI_ScanManagement_EditApi) - API löschen (
AdminUI_ScanManagement_DeleteApi)
Berechtigungen vergeben Sie über Gruppen – siehe Berechtigungen – Übersicht.
Listenansicht
Abschnitt betitelt „Listenansicht“Die Listenansicht zeigt alle konfigurierten Kanzleisoftware-Einträge mit folgenden Spalten:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Bezeichnung der Konfiguration |
| Beschreibung | Optionale Beschreibung |
| Modus | Gewählte Kanzleisoftware (z.B. Advokat, DATEV) |
| Zielverzeichnis | Konfigurierter Speicherort |
| Einstellungen | Zugewiesene Scan-Einstellungen |
| Geändert/Erstellt | Zeitstempel der letzten Änderung bzw. Erstellung |
Mit einem Klick auf Kanzleisoftware hinzufügen erstellen Sie einen neuen Eintrag. Bestehende Einträge bearbeiten oder löschen Sie über die Befehle auf der rechten Seite.
Kanzleisoftware erstellen
Abschnitt betitelt „Kanzleisoftware erstellen“
Allgemein
Abschnitt betitelt „Allgemein“| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Bezeichnung | Eindeutiger Name der Konfiguration (Pflichtfeld, wird auf Eindeutigkeit geprüft) |
| Beschreibung | Optionale Beschreibung des Eintrags |
| Modus | Kanzleisoftware auswählen (siehe Unterstützte Modi) |
| E-Mail-Benachrichtigung | E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen bei neuen Scan-Aufträgen |
| Dokumentenfreigabe | Scan-Aufträge müssen vor der Zustellung freigegeben werden |
| Berater fragen | Benutzer wird beim Scannen nach einem Sachbearbeiter/Berater gefragt |
| Archivmodus | Alte Dateien im Zielverzeichnis werden archiviert |
Unterstützte Modi
Abschnitt betitelt „Unterstützte Modi“Je nach Modus werden unter Datenzugriff unterschiedliche Angaben benötigt, um die gewählte Software richtig anzubinden.
| Modus | Beschreibung |
|---|---|
| Advokat MS-Access | Anbindung an Advokat über MS-Access-Datenbank (Österreich) |
| Advokat SQL Server | Anbindung an Advokat über SQL Server-Datenbank (Österreich) |
| Paragraph | Anbindung an die Kanzleisoftware Paragraph (Österreich) |
| Directory Quick Search | Schnellsuche in einem Verzeichnis |
| JurXpert | Anbindung an JurXpert (Österreich) |
| Enaio | Anbindung an das DMS-System Enaio |
| ELO | Anbindung an das DMS-System ELO |
| DocuWare | Anbindung an das DMS-System DocuWare |
| DocuShare | Anbindung an Xerox DocuShare |
| RA-MICRO | Anbindung an RA-MICRO über Netzwerkschnittstelle (Deutschland) |
| DATEV Unternehmen online | Anbindung an DATEV Unternehmen online (Deutschland) |
Datenzugriff
Abschnitt betitelt „Datenzugriff“Die Felder im Bereich Datenzugriff hängen vom gewählten Modus ab:
Advokat MS-Access:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Access-Datenbank | Pfad zur Advokat Access-Datenbank |
| Tabellen-Datenbank | Pfad zur Tabellen-Datenbank |
Advokat SQL Server:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| SQL-Server | Hostname oder IP-Adresse des SQL Servers |
| Benutzername | Benutzername für die SQL-Anmeldung |
| Kennwort | Kennwort für die SQL-Anmeldung |
| Datenbanken | Auswahl der Advokat-Datenbanken |
JurXpert:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Server-Adresse | Hostname oder IP-Adresse des JurXpert-Servers |
| Benutzername | Benutzername für die JurXpert-Anmeldung |
| Kennwort | Kennwort für die JurXpert-Anmeldung |
DATEV Unternehmen online:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Beraternummer | DATEV-Beraternummer |
| Mandantennummer | DATEV-Mandantennummer |
| OAuth-Anmeldung | Anmeldung über DATEV-OAuth-Authentifizierung |
Standardwerte
Abschnitt betitelt „Standardwerte“Im Bereich Standardwerte definieren Sie Vorgabewerte für neue Scan-Aufträge:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Titel | Standardtitel für neue Dokumente |
| Beschreibung | Standardbeschreibung für neue Dokumente |
| Status | Standardstatus für neue Dokumente |
| Ersteller | Standard-Ersteller für neue Dokumente |
| Empfänger | Standard-Empfänger für neue Dokumente |
Scan-Einstellungen
Abschnitt betitelt „Scan-Einstellungen“Für jeden Kanzleisoftware-Eintrag können Sie individuelle Scan-Einstellungen festlegen (z.B. Auflösung, Dateiformat, Farbe). Diese Einstellungen werden beim Scannen am Multifunktionsgerät automatisch angewendet.