Kontakte

Kontakte in Docuflair sind Scan-Ziele – also Orte, an die gescannte Dokumente geschickt werden sollen. Ein Kontakt kann eine E-Mail-Adresse, ein Ordner im Netzwerk oder eine Fax-Nummer sein. Am Drucker wählen Sie einfach den gewünschten Kontakt aus, scannen Ihr Dokument, und Docuflair kümmert sich um die Zustellung.

Erforderliche Berechtigung

Für den Zugriff auf diese Funktion benötigen Sie folgende Berechtigung:

• Kontakte anzeigen (AdminUI_ScanManagement_ListContacts)

Berechtigungen vergeben Sie über Gruppen – siehe Berechtigungen – Übersicht.

Kontakte können unterschiedliche Ziele adressieren:

• E-Mail-Adressen
• Speicherorte (lokale oder Netzwerkverzeichnisse, etc.)
• Fax-Nummern (erfordert eine Fax-Lizenz).

Sollen in einem Scan-Vorgang mehrere Kontakte angesprochen werden, fassen Sie diese zu einer Gruppe zusammen. Handelt es sich bei den Scan-Zielen um unterschiedliche Zieltypen (zum Beispiel Fax-Nummern gemischt mit E-Mail-Adressen), werden die auszugebenden Dokumente passend für das jeweilige Scan-Ziel konvertiert.

Für jeden Kontakt können Sie Standard-Einstellungen für die Scan-Optionen hinterlegen.

Anlegen eines neuen Kontaktes

Um einen neuen Kontakt zu erstellen, klicken Sie im Menü auf Scannen/Kontakte. In der Ansicht mit der Liste aller Kontakte klicken Sie auf Kontakt erstellen.

Es wird eine neue Seite mit 4 Sektionen angezeigt:

• Allgemein
• Scan-Ziel
• Scan-Einstellungen
• Adressbücher

Nachdem Sie alle Einstellungen für einen Kontakt vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Allgemein

Geben Sie unter Name eine eindeutige Bezeichnung für den Kontakt ein. Die Beschreibung ist optional. Das Profilbild bietet die Möglichkeit, ein Foto oder eine Grafik zum Kontakt hinzuzufügen, das in der Kontaktansicht auf dem Multifunktionsdrucker angezeigt werden kann. Die E-Mail Benachrichtigung ist optional und ermöglicht es, E-Mail-Adressen anzugeben, die benachrichtigt werden, wenn ein Scan-Auftrag an diesen Kontakt übermittelt wird. Diese E-Mail-Adresse ist unabhängig vom tatsächlichen Scan-Ziel; das gescannte Dokument wird der Benachrichtigung nicht angehängt.

Scan-Ziel

In der Liste Scan-Ausgabe wählen Sie, um welchen Kontakttyp es sich handelt. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

• Fax versenden (erfordert eine Fax-Lizenz)
• E-Mail versenden
• Im Dateisystem speichern

Abhängig vom gewählten Kontakttyp stehen unterschiedliche Optionen zur Verfügung. Zum Beispiel legt Speicherort einen lokalen oder entfernten Ordner zum Abspeichern der Dokumente fest, Verzeichnis gibt ein Unterverzeichnis an. Der Dateiname legt fest, wie das gescannte Dokument standardmäßig benannt wird. Diese Vorgabe kann am Multifunktionsdrucker überschrieben werden. Zur automatischen Dateinamen-Generierung werden verschiedene Platzhalter unterstützt:

Platzhalter	Beschreibung
%q	Zufällige 5-stellige Zeichenfolge
%e	E-Mail-Adresse des Erstellers
%u	Name des Erstellers
%T	Erstellungszeitpunkt (Zeitpunkt des Scans)
%d	Aktuelles Datum im Format Tag.Monat.Jahr (dd.MM.yyyy)
%t	Aktuelle Uhrzeit
%hh	Aktuelle Stunde
%mm	Aktuelle Minute
%ss	Aktuelle Sekunde
%DD	Aktueller Tag
%MM	Aktueller Monat
%YY	Aktuelles Jahr (2-stellig)
%YYYY	Aktuelles Jahr (4-stellig)
%W	Wochentag auf Deutsch
%w	Wochentag auf Englisch
%g	Fortlaufende 5-stellige Nummer beginnend mit 00000

Die Tabelle zeigt die gängigsten Platzhalter. Die vollständige Liste mit Ersetzungsreihenfolge, Beispielen und Einschränkungen finden Sie unter Platzhalter für Dateinamen.

Scan-Einstellungen

Der Abschnitt Scan-Einstellungen legt fest, welche Standardwerte für die Scan-Einstellungen eines Kontakts auf dem Multifunktionsdrucker angezeigt werden.

Mit Option sperren legen Sie in der Liste der Scan-Einstellungen für jeden Eintrag fest, ob der Anwender eine Einstellung am Multifunktionsdrucker ändern darf. Optionen anzeigen bestimmt, ob einzelne Scan-Einstellungen für Anwender am Multifunktionsdrucker sichtbar sind oder versteckt werden. Die einzelnen Elemente verschieben Sie per Drag&Drop, indem Sie auf die Zahl mit der Reihenfolge klicken.

Adressbücher

Legt fest, in welchen Adressbüchern ein Kontakt sichtbar ist. Bei der Installation wird ein Standard-Adressbuch mit dem Namen “*” erstellt. Weitere Adressbücher können Sie in beliebiger Anzahl anlegen.

Beim Erstellen sowie beim Bearbeiten eines Kontakts wählen Sie unter Adressbücher aus, zu welchen der Kontakt gehört.

Trennseiten

Über die Liste der Kontakte generieren Sie Trennseiten, indem Sie in der Listenansicht der Kontakte auf das Symbol ganz rechts klicken. Docuflair generiert dann ein PDF-Dokument, das Sie auf den Arbeitsplatz herunterladen und nach Bedarf verteilen und drucken können.

Achtung

Trennseiten funktionieren nur mit der jeweiligen Docuflair-Installation. Wird Docuflair neu installiert, können Trennseiten, die mit der vorherigen Installation von Docuflair generiert wurden, nicht mehr verwendet werden – selbst wenn sich der Name eines Kontaktes oder Ziels nicht geändert hat.

Weitere Informationen zu Trennseiten finden Sie hier.

Anlegen einer neuen Gruppe

Um eine neue Gruppe zu erstellen, klicken Sie im Menü auf Scannen/Kontakte. In der Ansicht mit der Liste aller Kontakte markieren Sie in der Spalte Auswählen alle Kontakte, die Mitglied der neuen Gruppe sein sollen. Um die Gruppe zu erstellen, klicken Sie auf Kontakte gruppieren.

Geben Sie unter Name eine eindeutige Bezeichnung für die Gruppe ein. Die Beschreibung ist optional. Die Checkboxen unter Adressbücher legen schließlich fest, in welchen Adressbüchern die Gruppe sichtbar sein soll.

Synchronisieren

Zum automatischen Befüllen von Adressbüchern können Sie auf externe Datenquellen zugreifen. Einen neuen Import von Kontaktdaten erstellen Sie, indem Sie im Menü auf Adressbücher/Verzeichnisdienste klicken.

Docuflair unterstützt standardmäßig zwei Arten des Datenimports:

• LDAP und Active-Directory Synchronisation
  Synchronisiert Verzeichnisdienste in Firmennetzwerken.
• Ordner-Synchronisation
  Ermöglicht das automatische Erstellen von Kontakten für alle gefundenen Unterordner in einem Speicherort. Nützlich, wenn zum Beispiel Home-Folder oder Projektverzeichnisse in das Adressbuch synchronisiert werden sollen.

Im Bereich Adressbücher legen Sie fest, in welchen Adressbüchern die importierten Kontakte angezeigt werden sollen.