Synchronisation

Benutzer synchronisieren

Erforderliche Berechtigung

Für den Zugriff auf diese Funktion benötigen Sie folgende Berechtigung:

• Synchronisationen anzeigen (AdminUI_SystemConfiguration_ListSynchronizations)

Berechtigungen werden über Gruppen vergeben – siehe Berechtigungen – Übersicht.

In Docuflair stehen verschiedene Varianten von Synchronisations-Diensten zur Verfügung:

• Active Directory / LDAP synchronisieren
• Datenbank synchronisieren
  • Liest eine Tabelle ein
  • Erstellt für jede Zeile einen Benutzer mit dem Namen aus der Spalte username.
• Ordner synchronisieren
  • Liest die oberste Verzeichnisebene eines Ordners ein
  • Erstellt für jeden Unterordner einen Benutzer.

Weitere Informationen zur Synchronisation finden Sie hier.

Bei einer Synchronisation übernimmt Docuflair Benutzer- und Kontaktdaten automatisch aus einer bestehenden Datenquelle, zum Beispiel aus Ihrem Firmenverzeichnis (Active Directory). So müssen Sie nicht jeden Benutzer einzeln anlegen. Änderungen in der Datenquelle, etwa ein neuer Mitarbeiter, werden bei der nächsten Synchronisation automatisch übernommen.

In Docuflair gibt es drei verschiedene Synchronisations-Modi. Je nach Modus können Sie Kontakte, Benutzer und/oder Benutzergruppen aus dem Active Directory, einer Datenbank oder einem Ordner mit dem Docuflair Manager synchronisieren.

Erstellen, Bearbeiten und Löschen

Die Ansicht der Synchronisationen erreichen Sie, indem Sie unter System > Benutzerverwaltung auf den Button Benutzer synchronisieren klicken.

Synchronisationen erstellen Sie per Knopfdruck links oben. Über die Befehle auf der rechten Seite können Sie Synchronisationen direkt ausführen, bearbeiten oder löschen.

Active Directory

Active Directory (AD) ist ein Verzeichnisdienst von Microsoft, der in den meisten Unternehmensnetzwerken eingesetzt wird. Er speichert Informationen über alle Benutzer, Computer und Gruppen im Netzwerk – vergleichbar mit einem digitalen Telefonbuch für Ihr Unternehmen. Docuflair kann diese Daten automatisch übernehmen.

Eine einfache Erklärung zum Active Directory finden Sie hier.

Sie können auch mehrere Active Directories synchronisieren, zum Beispiel wenn mehrere Domänen oder Sub-Domänen vorhanden sind.

In diesem Modus können Sie auf Wunsch Kontakte, Benutzer und Benutzergruppen synchronisieren.

Wählen Sie wie oben gezeigt Kontakte synchronisieren, können Sie angeben, welchen Adressbüchern die Kontakte hinzugefügt werden sollen.

Verbindung und Filter

Die Active Directory / LDAP Verbindung dient dem Zugriff auf das Verzeichnissystem, aus dem die Daten synchronisiert werden.

Mit LDAP-Filtern geben Sie Kriterien an, nach denen im Verzeichnis bestimmte Objekte gesucht werden.

Beispiele für Filter:

Filter	Beschreibung
(&(objectCategory=Person)(objectClass=user)(!(name=mab_*)))	Objekte der Kategorie Person, die zur Klasse user gehören – außer jenen, deren Name mit mab_ beginnt
(&(objectCategory=Person)(sAMAccountName=*)(mail=*))	Filtert nach Personen mit E-Mail-Adresse
(&(objectClass=user)(cn=*Marketing*))	Objekte der Klasse user, die das Wort Marketing enthalten
(&(objectCategory=Person)(memberOf=cn=manager,ou=users,dc=company,dc=com)	Filtert nach Personen der Gruppe manager
(&(objectClass=group)(&(ou:dn:=Austria)(!(ou:dn:=Vienna))))	Filtert nach Austria Gruppen ohne eine Vienna OU-Komponente

Weitere Beispiele zu LDAP-Filtern finden Sie hier

Active Directory Attribute

Bei den Active Directory Attributen legen Sie fest, welche Daten synchronisiert werden sollen. Setzen Sie dazu einen Haken bei den gewünschten Attributen. Im Feld links daneben definieren Sie das Attribut. Ist kein Attribut definiert, wird der Wert auch nicht synchronisiert.

Entfernen Sie einen Haken oder löschen Sie ein Attribut wieder, werden diese Daten bei der nächsten Synchronisation aus der Datenbank gelöscht.

Datenbank

Ähnlich wie beim Active-Directory-Modus geben Sie hier eine Verbindung an. Auch Filter stehen zur Verfügung, und Sie können ebenfalls Kontakte und Benutzer synchronisieren.

Zusätzlich geben Sie eine SQL-Query an, mit der die zu synchronisierenden Daten ausgewählt werden.

Ordner

Im Gegensatz zu den anderen Modi wählen Sie hier lediglich einen Speicherort aus, der im Docuflair Manager bereits angelegt wurde und aus dem die Daten synchronisiert werden sollen.

Weitere Informationen zu Speicherorten finden Sie hier

Mit diesem Modus können nur Kontakte synchronisiert werden.