Benutzerverwaltung

In der Benutzerverwaltung legen Sie alle Personen an, die Docuflair nutzen dürfen, und verwalten deren Konten. Für jeden Benutzer hinterlegen Sie Anmeldedaten, Berechtigungen und persönliche Einstellungen. Benutzer lassen sich auch automatisch aus einem Verzeichnisdienst wie Active Directory importieren.

Sie erreichen die Benutzerverwaltung über die Menü-Navigation unter System > Benutzerverwaltung. Standardmäßig sehen Sie hier die Liste aller vorhandenen und aktiven Benutzer. Je nachdem, wie viele Benutzer im System existieren, kann das Laden dieser Tabelle einige Momente dauern.

Erforderliche Berechtigung

Für den Zugriff auf diese Funktion benötigen Sie folgende Berechtigung:

• Benutzerliste anzeigen (AdminUI_UserManagement_ListUsers)

Berechtigungen werden über Gruppen vergeben – siehe Berechtigungen – Übersicht.

Der Screenshot zeigt ein System, in dem aktuell sieben Benutzer existieren.

Suche

Über das Suchfeld finden Sie schnell einen oder mehrere Benutzer. Geben Sie dazu eine beliebige Benutzereigenschaft ein, zum Beispiel Benutzername, Kartennummer oder Erstellungsdatum. Die Suche arbeitet inkrementell: Die Liste aktualisiert sich automatisch, während Sie tippen.

Status

Ein Benutzer befindet sich immer in genau einem von vier Statuszuständen. Der Status wird links neben dem Benutzernamen als farbiger Kreis angezeigt.

• 🟢 Grün - Benutzer ist aktiv:
  Der Normalzustand: Der Benutzer kann sich anmelden und ist im gesamten System sichtbar.

• ⚫ Grau - Benutzer ist deaktiviert:
  Ein gesperrter Zustand: Der Benutzer kann sich vorübergehend nicht anmelden und ist im System nur eingeschränkt sichtbar.

• 🟠 Orange - Benutzer wartet auf eine Freigabe:
  Diesen Status erhält ein Benutzer meist direkt nach der Registrierung, wenn eine manuelle Freigabe durch eine berechtigte Person erforderlich ist.

• 🔴 Rot - Benutzer als gelöscht markiert:
  Wurde ein Benutzer manuell gelöscht oder bei einer erneuten Synchronisation im Verzeichnisdienst nicht mehr gefunden, wird er als gelöscht markiert. Eine Anmeldung ist dann nicht mehr möglich. Durch ein erneutes, manuelles Löschen entfernen Sie solche Benutzer endgültig aus dem System. Beachten Sie: Die Benutzerinformationen stehen danach auch in den Auftrags- und Transaktionsauswertungen nicht mehr zur Verfügung.

Berechtigung

Der Benutzer admin ist ein Standardbenutzer, der bei jeder Installation automatisch angelegt wird. Er wird insbesondere für die erste Einrichtung des Systems benötigt. Durch die Berechtigungsrolle Systemverwalter hat der Benutzer admin die vollständige Kontrolle über das System und Zugriff auf alle Funktionen im Docuflair Manager. Alle anderen Benutzer haben standardmäßig die Berechtigungsrolle Benutzer. Diese Rolle steht für einen eingeschränkten Zugriff, der von den zugewiesenen Berechtigungen abhängt.

Einstellungen

In der Spalte Einstellungen erkennen Sie anhand von Symbolen auf einen Blick, welche Werte für einen Benutzer gesetzt sind. Im gezeigten Beispiel ist für die Benutzer admin und demo jeweils nur eine Kartennummer hinterlegt, der Benutzer peter besitzt zwei Kartennummern. Für den manuell erstellten Benutzer user wurde nur ein PIN-Code hinterlegt, beim manuell erstellten Benutzer demo zusätzlich ein PUK-Code. Abgesehen vom Standardbenutzer admin und den beiden manuell erstellten Benutzern wurden alle anderen automatisch über einen Verzeichnisdienst (LDAP / Active Directory / Datenbank-Import) synchronisiert.

Guthaben

Abhängig von der erworbenen Docuflair Lizenz ist die Spalte Guthaben sichtbar oder ausgeblendet. Im Beispiel zeigt sie, dass aktuell nur der Benutzer peter ein virtuelles Guthaben von 10,00 Einheiten besitzt.

Erstellen

Benutzer können Sie entweder manuell erstellen oder über die Verzeichnisdienste (LDAP / Active Directory / Datenbank-Import) synchronisieren. Mit einem Klick auf den Button Benutzer erstellen starten Sie die manuelle Erstellung. Eine Synchronisation richten Sie über den Button Benutzer synchronisieren ein.

Bearbeiten

Manuell erstellte Benutzer können Sie vollständig bearbeiten, bei synchronisierten Benutzern lassen sich nur bestimmte Felder ändern. Zum Bearbeiten eines Benutzers klicken Sie entweder direkt auf den Benutzerlogin oder auf den Bleistift auf der rechten Seite der Benutzerzeile.

Löschen

Je nachdem, ob Sie nur einen oder mehrere Benutzer gleichzeitig löschen möchten, stehen Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung.

Auf der linken Seite jeder Benutzerzeile befindet sich eine Auswahlbox, mit der Sie mehrere Benutzer auf einmal löschen können. Wählen Sie dazu zuerst die gewünschten Benutzer aus und entfernen Sie sie anschließend mit einem Klick auf den Button Benutzer löschen. Bestimmte Benutzer können nicht entfernt werden: der Standardbenutzer admin sowie aus Verzeichnisdiensten (LDAP / Active Directory / Datenbank-Import) synchronisierte Benutzer. Letztere erkennen Sie an zwei Pfeilen, die gemeinsam einen Kreis bilden.

Einzelne Benutzer löschen Sie über den Mülleimer auf der rechten Seite der Benutzerzeile.

Um ein unabsichtliches Löschen von Benutzern zu vermeiden, erscheint vor der Ausführung immer eine zusätzliche Sicherheitsabfrage in einem Popup.

Synchronisieren

Mit einem Klick auf den Button Benutzer synchronisieren wechseln Sie zur Seite Synchronisation. Dort erstellen und verwalten Sie Synchronisations-Dienste zum automatischen Importieren von Kontakten, Benutzern und Gruppen.

Gerätefunktionen

In der Spalte Befehle befindet sich links neben dem Mülleimer ein Button (neun Kacheln als Symbol), der Sie direkt zu den Gerätefunktionen für den ausgewählten Benutzer weiterleitet.