Gruppen & Richtlinien
Gruppen fassen mehrere Benutzer zusammen, damit Sie Einstellungen und Berechtigungen nicht für jeden einzeln vergeben müssen. Ein Beispiel: Sie erstellen eine Gruppe „Buchhaltung“ und weisen ihr bestimmte Drucker und Scan-Ziele zu. Jeder Benutzer in dieser Gruppe erhält automatisch diese Rechte.
Sie erreichen Gruppen & Richtlinien über die Menü-Navigation unter System > Gruppen & Richtlinien. Standardmäßig sehen Sie hier die Liste aller vorhandenen und aktiven Gruppen.
Erforderliche Berechtigung
Für den Zugriff auf diese Funktion benötigen Sie folgende Berechtigung:
- Gruppenliste anzeigen (
AdminUI_GroupPolicyManagement_ListGroups)
Berechtigungen werden über Gruppen vergeben – siehe Berechtigungen – Übersicht.
Der Screenshot zeigt ein System, in dem aktuell sechs Gruppen existieren.
Mithilfe von Gruppen strukturieren Sie Elemente in Docuflair und verwalten sie als eine Einheit. Beispiele, wie Gruppen in Docuflair eingesetzt werden:
- Gruppierung von Benutzern
- Zuteilung von Funktionen
- Rollenbasierte Berechtigungen
- Gruppenbasierte Teilung von Aufträgen
- Zuteilung von Geräten zu Standorten
- Kostenstellenbasierte Abrechnung
Über das Suchfeld rechts oberhalb der Tabelle finden Sie schnell eine oder mehrere Gruppen. Geben Sie dazu eine beliebige Gruppeneigenschaft ein, zum Beispiel Name oder Erstellungsdatum. Die Suche arbeitet inkrementell: Die Liste aktualisiert sich automatisch, während Sie tippen.
Eine Gruppe befindet sich immer in genau einem von drei Statuszuständen. Der Status wird links neben dem Gruppennamen als farbiger Kreis angezeigt.
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🟢 Grün - Gruppe ist aktiv:
Der Normalzustand, in dem sich eine Gruppe nach der Erstellung befindet; sie ist dann im gesamten System verfügbar. -
⚫ Grau - Gruppe ist deaktiviert:
Ein gesperrter Zustand, in dem die Gruppe im System nur eingeschränkt sichtbar und verwendbar ist. -
🔴 Rot - Gruppe als gelöscht markiert:
Wurde eine Gruppe manuell gelöscht oder bei einer erneuten Synchronisation im Verzeichnisdienst nicht mehr gefunden, wird sie im System als gelöscht markiert. Durch ein erneutes, manuelles Löschen entfernen Sie solche Gruppen endgültig aus dem System. Beachten Sie: Die Gruppeninformationen stehen danach auch in den Auftrags- und Transaktionsauswertungen nicht mehr zur Verfügung.
Einstellungen
Abschnitt betitelt „Einstellungen“Die Einstellungen sind eine Kurzzusammenfassung der Eigenschaften, die für eine Gruppe gesetzt wurden. Hier sehen Sie beispielsweise, ob es sich um eine synchronisierte (zwei Pfeile, die gemeinsam einen Kreis bilden) oder eine manuell erstellte Gruppe handelt. Außerdem wird die Preisliste angezeigt, wenn die Kostenzählung aktiviert wurde.
Guthaben
Abschnitt betitelt „Guthaben“Abhängig von der erworbenen Docuflair Lizenz ist die Spalte Guthaben sichtbar oder ausgeblendet. Im Beispiel zeigt sie, dass aktuell nur die Kostenstelle Hauptprojekt für ein virtuelles Guthaben freigeschaltet wurde, allerdings mit aktuell 0,00 verfügbaren Einheiten.
Bearbeiten
Abschnitt betitelt „Bearbeiten“Manuell erstellte Gruppen können Sie vollständig bearbeiten, bei synchronisierten Gruppen lassen sich nur bestimmte Felder ändern. Zum Bearbeiten einer Gruppe klicken Sie entweder direkt auf den Gruppennamen oder auf den Bleistift auf der rechten Seite der Gruppenzeile.
Löschen
Abschnitt betitelt „Löschen“Je nachdem, ob Sie nur eine oder mehrere Gruppen gleichzeitig löschen möchten, stehen Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung.
Auf der linken Seite jeder Gruppenzeile befindet sich eine Auswahlbox, mit der Sie mehrere Gruppen auf einmal löschen können. Wählen Sie dazu zuerst die gewünschten Gruppen aus und entfernen Sie sie anschließend mit einem Klick auf den Button Gruppe löschen. Aus Verzeichnisdiensten (LDAP / Active Directory / Datenbank-Import) synchronisierte Gruppen können nicht manuell gelöscht werden. Sie erkennen sie an zwei Pfeilen, die gemeinsam einen Kreis bilden.
Einzelne Gruppen löschen Sie über den Mülleimer auf der rechten Seite der Gruppenzeile.
Um ein unabsichtliches Löschen von Gruppen zu vermeiden, erscheint vor der Ausführung immer eine zusätzliche Sicherheitsabfrage in einem Popup.
Synchronisieren
Abschnitt betitelt „Synchronisieren“Mit einem Klick auf den Button Gruppen synchronisieren wechseln Sie zur Seite Synchronisation. Dort erstellen und verwalten Sie Synchronisations-Dienste zum automatischen Importieren von Kontakten, Benutzern und Gruppen.
