Scannen: Quick-Scan

Beim Quick-Scan sorgt ein QR-Code auf dem Deckblatt dafür, dass Ihr Dokument automatisch an den richtigen Empfänger gesendet wird. Trennseiten zerlegen dabei die in das Multifunktionsgerät eingelegten Papierstapel in einzelne Aufträge. Auf jeder Trennseite ist zugleich das Scan-Ziel hinterlegt, an das die folgenden Seiten (bis zur nächsten Trennseite oder bis zum Ende des Dokuments) übermittelt werden.

Docuflair Trennseiten unterstützen folgende Scan-Ziele:

• Kontakte (Gruppen, E-Mail-Adressen, Ordner, Fax-Nummern)
• Speicherorte
• Akten in Rechtsanwaltssoftware

Docuflair unterstützt auch Trennseiten ohne Zielinformation. Eine solche Trennseite zerlegt Scan-Aufträge, die nicht über Quick-Scan eingelesen oder nicht durch einen Workflow verarbeitet werden, der nach Docuflair-Trennseiten sucht.

QR-Code generieren

Im Menü unter Scannen > QR-Code-Trennblätter generieren Sie QR-Codes für Trennseiten. Nachdem Sie Beschreibung und Inhalt gewählt haben, lassen Sie die Trennseite entweder normal oder speziell drucken beziehungsweise generieren.

Spezielle Trennseiten zerlegen den Dokumentenstapel in einem Vorverarbeitungsschritt. Sie werden außerdem automatisch aus den Dokumenten entfernt und daher bei der weiteren Workflow-Verarbeitung nicht berücksichtigt.

QR-Codes lassen sich für zwei Typen generieren:

• QR-Code einfaches Trennblatt
• QR-Code Etiketten

Je nach ausgewähltem Typ wird der QR-Code im entsprechenden Format generiert.

Erzeugen einer Trennseite

Am Multifunktionsdrucker finden Sie in den meisten Scan-Dialogen unter den erweiterten Optionen die Funktion Trennseite. Tippen Sie darauf, gibt der Multifunktionsdrucker eine Trennseite aus. Legen Sie diese anschließend auf den zu scannenden Papierstapel, um die folgenden Seiten an das richtige Ziel zu leiten. Je nach verwendetem Scan-Dialog werden auch die gewählten Scan-Optionen (Farbmodus, Dateiformat usw.) mit der Trennseite gespeichert.

Auch über den Docuflair Manager generieren Sie Trennseiten für Kontakte: Klicken Sie dazu in der Listenansicht der Kontakte auf das Symbol ganz rechts. Docuflair erzeugt dann ein PDF-Dokument, das Sie auf Ihren Arbeitsplatz herunterladen und nach Bedarf verteilen und drucken können.

Achtung

Trennseiten funktionieren nur mit der jeweiligen Docuflair Installation. Wird Docuflair neu installiert, sind Trennseiten aus der vorherigen Installation nicht mehr verwendbar — selbst wenn sich der Name eines Kontakts oder Ziels nicht geändert hat.

Ausführen der Anwendung

Das Beispiel oben zeigt das Symbol der Quick-Scan-Anwendung. Tippen Sie darauf, um die Anwendung zu starten.

Verwenden der Anwendung

Die Quick-Scan-Anwendung zeigt nur Optionen zum Konfigurieren des Scanners am Multifunktionsgerät. Im Beispiel oben lässt sich das Dateiformat nicht wählen, weil diese Information typischerweise bereits beim Scan-Ziel (Kontakt, Akt, Ordner usw.) hinterlegt ist. Bei der Verarbeitung des Scan-Auftrags konvertiert Docuflair das Dokument in das gewählte Dateiformat. Optionen wie Farbmodus und Ausrichtung sind hingegen normalerweise frei wählbar, weil sie das Einlesen der Dokumentenvorlage und damit die Darstellungsqualität direkt beeinflussen.

Achtung

Quick-Scan erfordert bereits auf der ersten Seite eine Trennseite, damit Docuflair weiß, wie das Dokument verarbeitet und wohin es zugestellt werden soll. Legen Sie einen Scan-Auftrag ohne führendes Trennblatt ein, werden die nicht zuordenbaren Seiten im Ordner .\scans\failed der jeweiligen Instanz abgelegt.

Hinweis

Das Trennblatt dient nur der Zuordnung zu einem Scan-Ziel und wird aus der weiteren Verarbeitung immer entfernt.

Tippen Sie auf Scannen, um den Einlesevorgang des Dokuments zu starten. Alternativ drücken Sie die Starttaste direkt am Multifunktionsdrucker.