Scannen: Workflow
Ein Workflow führt mehrere Schritte automatisch aus — z. B. Scannen, Umbenennen und Ablegen in einem Ordner. Scan-Workflows holen gescannte Dokumente von einem Multifunktionsdrucker ab und verarbeiten sie weiter: Die Dokumente werden nach vorgegebenen Regeln verarbeitet, Erkennungen durchgeführt und an Ausgabeziele übermittelt. Mit einer entsprechenden Lizenz kann Docuflair eingehende Dokumente vor der Ausgabe außerdem zur Sichtung und manuellen Freigabe vorlegen.
Einsatzmöglichkeiten von Scan-Workflows auf Multifunktionsdruckern:
- OCR Lesen von Dokumenten
- Entfernen von Leerseiten
- Suchen nach Barcodes
- Generieren von Meta-Daten
- Automatische Schwärzung personenbezogener Informationen
- Ändern von Farbmodellen
- Erzeugen von Dokumenten für die Langzeitarchivierung nach PDF/A
Scan-Workflows erstellen und konfigurieren Sie ausschließlich über den Docuflair-Manager; die Beschreibung finden Sie hier.
Ausführen der Anwendung
Abschnitt betitelt „Ausführen der Anwendung“
Das Beispiel oben zeigt verschiedene Scan-Workflows, die Sie direkt auf der Startseite von Docuflair auswählen. Tippen Sie auf ein Symbol, um die Anwendung zu starten.
Sind sehr viele Scan-Workflows eingerichtet, kann zur besseren Übersicht alternativ eine Anwendung angezeigt werden, die alle verfügbaren Scan-Workflows auflistet. Tippen Sie auf Scannen: Workflows, erscheint die Liste aller verfügbaren Scan-Workflows — auch jener, die nicht als eigenes Symbol auf der Startseite von Docuflair angezeigt werden. Das Symbol Scannen: Workflows wird standardmäßig nicht angezeigt und muss explizit für alle Multifunktionsdrucker, einzelne Multifunktionsdrucker oder Anwender aktiviert werden.
Verwenden der Anwendung
Abschnitt betitelt „Verwenden der Anwendung“Die Workflow-Scan-Anwendung ist einfach zu bedienen und zeigt nur Optionen zum Konfigurieren des Scanners am Multifunktionsgerät.
Im Beispiel oben lässt sich das Dateiformat nicht wählen, weil diese Information typischerweise bereits bei der Workflow-Ausgabe (Speicherort, E-Mail-Adresse usw.) hinterlegt ist. Bei der Verarbeitung des Scan-Auftrags konvertiert Docuflair das Dokument in das hinterlegte Dateiformat. Optionen wie Farbmodus und Ausrichtung sind hingegen normalerweise frei wählbar, weil sie das Einlesen der Dokumentenvorlage und damit die Darstellungsqualität direkt beeinflussen.
Tippen Sie auf Scannen, um den Einlesevorgang des Dokuments zu starten. Alternativ drücken Sie — sofern vorhanden — die Starttaste direkt am Multifunktionsdrucker.
Metadaten
Abschnitt betitelt „Metadaten“In bestimmten Szenarien müssen vor dem Scannen zusätzliche Metadaten eingegeben werden. Dafür können Sie im Docuflair Manager pro Workflow verschiedene Eingabedaten definieren. Existiert mindestens eine Eingabe, erscheint am Display ein zusätzlicher Reiter Metadaten.
