Häufig gestellte Fragen (FAQ)

In diesem Abschnitt finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen von Partnern und Endkunden rund um Docuflair.

Allgemein

Was ist Docuflair?

Docuflair ist eine serverbasierte Softwarelösung, die Unternehmen jeder Größe hilft, ihre Produktivität zu steigern und zugleich Kosten zu senken, indem sie papier- und dokumentenbasierte Prozesse optimiert und automatisiert. Der Hauptfokus liegt auf der effizienten Erfassung (Scannen), der sicheren Ausgabe (Drucken) und der intelligenten Verarbeitung (Bildoptimierung, OCR und Konvertierung) von Dokumenten. Docuflair wird daher als Input-Management, Output-Management, Print-Management, Scan-Management, Workflow-Management, Prozessmanagement, Gerätemanagement, Zertifikatsmanagement, Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP), OCR-Software, Legal Tech und Dokumentenmanagement (DMS) kategorisiert.

Woher stammt das Wort Docuflair?

Das Wort Docuflair entstand auf einer längeren Zugreise von Österreich nach Tschechien, nach der Rückkehr von einem Geschäftsaufenthalt in Prag – erfunden von drei Visionären und einer Frau als Wortkombination. Dabei wurden das englische Wort für Dokument (engl. Document) und das aus dem Französischen stammende Wort Flair zusammengeführt. Das neu entstandene Wort Docuflair steht für die Lösung von Herausforderungen, die beim Arbeiten mit Dokumenten entstehen.

Welche Vision steht hinter Docuflair?

Die Vision von Docuflair besteht darin, Menschen beim Arbeiten mit Dokumenten mithilfe von Softwarelösungen zu unterstützen, damit sie wieder mehr Zeit für die wesentlichen Dinge in ihrem Leben finden.

Welche Zielgruppen profitieren von Docuflair?

Docuflair kommt in allen Unternehmen zum Einsatz, in denen papier- und dokumentenbasierte Prozesse einen wesentlichen Teil der Arbeit ausmachen. Überall dort, wo gescannt, gedruckt oder Dokumente intelligent verarbeitet werden, kann die Docuflair Software unterstützen. Dazu zählen insbesondere:

• Öffentlicher Bereich: Behörden, Regierungen, Ministerien und Gemeinden (Kommunen).
• Bildungsbereich: Schulen, Universitäten und Bildungseinrichtungen.
• Kanzleibereich: Steuerberater, Anwälte, Notare und Rechtsabteilungen.
• Gesundheitsbereich: Ärzte, Krankenhäuser und Rehabilitationszentren.
• Baubranche: Architekten, Bauingenieure und Immobilienverwaltungen.
• Industrie, Transport, Logistik, Handel und produzierende Unternehmen.
• Grafisches Gewerbe und Druckdienstleister.
• Bestattungsunternehmen.

Wer entwickelt die Software Docuflair?

2008 veröffentlichte Julius Wukoutz den ersten Prototyp für eine Projektanfrage von Xerox. Heute entwickelt das Team des österreichischen Softwareentwicklungsunternehmens Administrator.at B2B GmbH die Docuflair Software zu 100% ausschließlich in Österreich. Seit vielen Jahren stellt das Unternehmen Monat für Monat Updates mit neuen Funktionen bereit, um den stetig wachsenden Anforderungen der Endkunden gerecht zu werden. #MadeInEurope #MadeInAustria

Lizenzierung

Wie funktioniert das Lizenzmodell von Docuflair?

Abhängig davon, wie Sie die Docuflair Software einsetzen möchten, benötigen Sie unterschiedliche Lizenzen. Grundsätzlich wird zwischen Geräten, Servern und Erweiterungsfunktionen unterschieden, die Sie sowohl eigenständig als auch kombiniert verwenden können. Weder die Anzahl der Benutzer noch die Anzahl der gedruckten, gescannten oder konvertierten Seiten spielen bei der Docuflair Lizenzierung eine Rolle.

Welche Docuflair Lizenzen sind aktuell verfügbar?

Für alle Zielgruppen existieren zwei standardmäßige Gerätelizenzen: eine zum Scannen (Docuflair® | Scan) und eine zum Drucken (Docuflair® | Print). Für den Kanzleibereich – Steuerberater, Anwälte, Notare und Rechtsabteilungen – gibt es die Geräteerweiterung zur effizienten Scanoptimierung (Docuflair® | Justice). Für Schulen, Universitäten und Bildungseinrichtungen existiert die Servererweiterung (Docuflair® | Education), mit der Sie Guthaben aufbuchen und Druck-, Kopier- und Scan-Aufträge abrechnen. Um das Arbeiten von unterwegs zu erleichtern, können Sie auf mobilen iOS- und Android-Endgeräten (Smartphones, Tablets) die Docuflair App (Docuflair® | Mobile) nutzen. Für Unternehmen mit Anforderungen im Bereich der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP) gibt es die geräteunabhängige Servervariante (Docuflair® | Flow).

Wie viel kostet eine Docuflair Lizenz?

Der Preis einer Docuflair Lizenz richtet sich nach dem Funktionsumfang und der gewünschten Anzahl an Geräten und Servern, die Sie in Docuflair registrieren möchten. Für nähere Informationen zu den Produkten und für konkrete Preisanfragen vereinbaren Sie gerne einen Rückruf mit unserem Kundendienst via E-Mail an info@docuflair.com.

Gibt es auch kostenlose Docuflair Funktionen?

Docuflair ist grundsätzlich ein kommerzielles Softwareprodukt. Dennoch werden einige Docuflair Services kostenlos online zur Verfügung gestellt. Mehr dazu finden Sie hier.

Können Docuflair Funktionen in einer Testlizenz ausprobiert werden?

Bevor Sie eine Docuflair Lizenz erwerben, können Sie die Software 30 Tage lang kostenlos testen.

Wie kann eine Docuflair Lizenz erworben werden?

Alle geräteabhängigen Lizenzen erwerben Sie ausschließlich über einen autorisierten Docuflair Partner. Reine serverbasierte Lizenzen können Sie zusätzlich direkt vom Hersteller der Software, der Firma Administrator.at B2B GmbH, beziehen.

Wie lange kann eine Docuflair Lizenz verwendet werden?

Mit dem Erwerb einer Docuflair Lizenz erhalten Sie ein Software-Abonnement, das Sie abhängig von Ihrer gewählten Laufzeit nutzen können.

Was sind übliche Laufzeiten einer Docuflair Lizenz?

Die Mindestlaufzeit beträgt grundsätzlich immer 12 Monate und verlängert sich – sofern nicht 3 Monate vor Ablauf gekündigt – automatisch um weitere 12 Monate. Übliche Docuflair Lizenzen werden mit einer Laufzeit von 36 bis 72 Monaten abgeschlossen. Die am häufigsten gewählte Variante ist 60 Monate, also 5 Jahre.

Was ist im Software-Abonnement enthalten?

Neben dem Nutzungsrecht der Software beinhaltet das Abonnement Wartung und Updates. Die Softwarewartung ermöglicht es Ihnen, bei einem unverschuldeten technischen Gebrechen der eingesetzten Software kostenlos ein Support-Ticket an support@docuflair.com zu übermitteln – mit einer genauen Problembeschreibung und den aktuellen Log-Dateien (Log-Level muss mindestens auf Debug gestellt sein). Abhängig von der Einstufung des Problems werden Ihnen dann innerhalb eines angekündigten Zeitraums Problemlösungen bereitgestellt. Die Softwareupdates ermöglichen Ihnen das optionale Aktualisieren Ihrer eingesetzten Software durch die eigenständige Installation oder Migration auf eine höhere Version im Funktionsumfang der erworbenen Lizenz.

Mit welchen Installationskosten von Docuflair ist zu rechnen?

Sofern Sie die Installation der Docuflair Software nicht selbstständig durchführen können oder wollen, müssen Sie mit einmaligen, zusätzlichen Einstiegskosten rechnen. Diese hängen von mehreren Faktoren ab: der Bereitstellung der Infrastruktur und den Zugriffen darauf, Ihren Kundenanforderungen und dem Funktionsumfang Ihrer Docuflair Lizenz. Eine Basisinstallation mit Registrierung einiger Geräte dauert in der Regel wenige Stunden, während eine größere Enterprise-Installation auch mehrere Tage bis Wochen beanspruchen kann.

System

Wie können Benutzer in Docuflair erstellt werden?

Sie können Benutzer entweder manuell anlegen oder aus externen Datenquellen wie einem Active Directory (LDAP) oder einer Benutzerdatenbank synchronisieren.

Wie viele Benutzer können in Docuflair maximal erstellt werden?

Sie können beliebig viele Benutzer erstellen oder synchronisieren.

Wie können Gruppen in Docuflair erstellt werden?

Sie können Gruppen entweder manuell anlegen oder aus externen Datenquellen wie einem Active Directory (LDAP) oder einer Datenbank synchronisieren.

Wie viele Gruppen können in Docuflair maximal erstellt werden?

Sie können beliebig viele Gruppen erstellen oder synchronisieren.

Welche Arten von Gruppen gibt es in Docuflair?

Sie können Benutzergruppen, neutrale Gruppen, Unternehmensgruppen, Abteilungsgruppen, Kostenstellengruppen, Gerätegruppen und Standortgruppen erstellen.

Wie funktioniert die Synchronisation von Benutzern, Gruppen und Kontakten in Docuflair?

In Docuflair können Sie beliebig viele Synchronisationen aus Datenquellen wie beispielsweise einem Active Directory (LDAP) erstellen. Für jede Synchronisation geben Sie die Verbindung zum Server und die Zugriffsdaten eines Benutzers mit Leserechten an. Zusätzlich können Sie mithilfe von Filtern einschränken, auf welche Bereiche im Active Directory (Container, Organisationseinheiten) und welche Elemente (Attribute) zugegriffen werden soll. Der erste Durchlauf ist eine vollständige Synchronisation; danach kann in minutengenau definierbaren Zeitabständen eine erneute Prüfung auf Änderungen stattfinden.

Was ist ein Speicherort in Docuflair?

Ein Speicherort definiert ein beliebiges verzeichnis- oder datenbankbasiertes Ziel zum Ablegen von Dokumenten nach einem Scanvorgang oder zum Abrufen von Dokumenten vor einem Druckvorgang. In Docuflair wurden zahlreiche Schnittstellen implementiert, um den Zugriff auf folgende Speicherorte zu ermöglichen: Lokale Datenträger (auf dem Docuflair Server), Netzwerklaufwerke (SMB), FTP, SFTP, FTPS, SCP, ownCloud, Nextcloud, WebDAV (v2), Secure Copy, Microsoft SharePoint, Microsoft 365 (SharePoint, OneDrive) + MFA & OAUTH2, Amazon S3, Google Drive, Dropbox, Box und viele weitere.

Existieren in Docuflair auch Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen?

In Docuflair wurden für verschiedene Zwecke zahlreiche Schnittstellen zu Softwarelösungen von Drittherstellern implementiert. Für ein externes Accounting und zum Abrufen von Druckaufträgen wurden Schnittstellen zu Equitrac® und YSoft® SafeQ® entwickelt. Zur Übergabe von gescannten Dokumenten existieren Anbindungen an Dokumentenmanagementsysteme (DMS) wie DocuWare® und enaio® sowie Kanzleisoftwarelösungen wie RA-MICRO®, Advokat®, JurXpert®, NotarXpert®, paragraph®, ProNotar® und DATEV®.

In welchen Dateiformaten kann Docuflair Dokumente speichern?

PDF, TIFF, XPS, TXT, Word (DOCX), Excel (XLSX), HTML, JPEG, BMP
Mehr zu den Dateiformaten finden Sie hier.

Welche PDF-Versionen werden von Docuflair unterstützt?

Docuflair unterstützt die 22 gängigsten PDF-Standards. Zu diesen zählen:
PDF, PDF 1.0, PDF 1.1, PDF 1.2, PDF 1.3, PDF 1.4, PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 1.7, PDF 2.0 (ISO 32000-2), PDF/UA-1, PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-2u, PDF/A-2b, PDF/A-2a, PDF/A-3u, PDF/A-3b, PDF/A-4, PDF/A-4e, PDF/A-4f

Wofür wird das PDF/A-Dateiformat in Docuflair verwendet?

PDF/A ist ein Dateiformat für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente. Es wurde entwickelt, um sicherzustellen, dass digitale Dokumente auch über einen längeren Zeitraum (mehr als 20 Jahre) hinweg lesbar und reproduzierbar bleiben – unabhängig von Änderungen an Software oder Hardware. Im Wesentlichen ist PDF/A eine spezielle Variante des PDF-Formats, die bestimmte Anforderungen erfüllt, um die Langzeitarchivierung zu erleichtern. Dazu gehören unter anderem die Einbettung aller für die Darstellung benötigten Schriftarten, die Begrenzung der verwendeten Farbprofile sowie die Beschränkung auf Techniken, die eine eindeutige Textrekonstruktion ermöglichen.

Was bedeutet die OCR-Option beim PDF-Dateiformat?

Optical Character Recognition (OCR) ist ein Texterkennungsverfahren, das (gescannte) Bildinformationen durchsuchbar macht. Dabei wird im PDF-Dokument eine unsichtbare Textebene direkt über die erkannten Zeichen gelegt. Mit dieser Option finden Sie Informationen schneller und können sie direkt aus dem Dokument extrahieren.

Auf wie viele Seiten ist die OCR-Funktion in Docuflair limitiert?

Solange Ihre Docuflair Lizenz gültig ist, können Sie beliebig viele Seiten mit dem Texterkennungsverfahren (OCR) durchsuchbar machen.

Ist es möglich, beA-konforme Dokumente mit Docuflair zu erstellen?

Ja, in Docuflair können Sie beA-konforme Dokumente erstellen.

In welchen Sprachen ist Docuflair verfügbar?

Docuflair ist aktuell in 35 Sprachen verfügbar. Zu diesen zählen Arabisch (اَلْعَرَبِيَّة), Bulgarisch (български език), Tschechisch (Česky), Dänisch (Dansk), Deutsch, Griechisch (ελληνική γλώσσα), Englisch (English), Spanisch (Español), Estnisch (Eesti keel), Französisch (Français), Finnisch (Suomi), Tagalog (Filipino), Hebräisch (עִבְרִית), Hindi (हिन्दी), Kroatisch (Hrvatski), Ungarisch (Magyar nyelv), Indonesisch (Bahasa Indonesia), Italienisch (Italiano), Japanisch (日本語), Koreanisch (한국어), Litauisch (Lietuvių kalba), Lettisch (Latviešu valoda), Bokmål, Niederländisch (Nederlands), Polnisch (Polski), Portugiesisch (Português), Rumänisch (Română), Russisch (Русский), Slowakisch (Slovenčina), Slowenisch (Slovenščina), Schwedisch (Svenska), Thailändisch (ภาษาไทย), Türkisch (Türkçe), Vietnamesisch (tiếng Việt) und Chinesisch (中文).

Geräte

Wie viele Geräte können auf einem Docuflair Server registriert werden?

Die Anzahl der registrierbaren Geräte hängt von der Anzahl der von Ihnen erworbenen Gerätelizenzen ab. Grundsätzlich können Sie beliebig viele Gerätelizenzen erwerben und bei einem Docuflair Server registrieren.

Werden immer alle Geräte auf nur einem Docuflair Server registriert?

Abhängig von Ihrer Infrastruktur kann es sinnvoll sein, Docuflair als verteilte Umgebung zu installieren: An Ihrem Hauptstandort läuft beispielsweise der Docuflair Master Server, an den Nebenstandorten jeweils ein Docuflair Member Server. Diese Verteilung dient neben der Ausfallsicherung auch der Lastverteilung. Geräte werden weiterhin zentral über den Docuflair Master Server administriert und an die Docuflair Member Server verteilt.

Wie viele Docuflair Server können miteinander vernetzt werden?

Sie können beliebig viele Docuflair Member Server mit einem Docuflair Master Server verbinden.

Sicherheit

Stehen für jede Person immer alle Gerätefunktionen von Docuflair zur Verfügung?

In Docuflair können Sie feingranular konfigurieren, welche Funktionen auf welcher Stufe verfügbar sind. Sie können Funktionen global – also für Ihre gesamte Geräteinfrastruktur –, auf einzelnen Geräten, für ausgewählte Gruppen und nur für bestimmte Benutzer freischalten. Die Sichtbarkeitsebenen ergänzen sich in der genannten Reihenfolge.

Gibt es in Docuflair ein Berechtigungsmanagement?

In Docuflair können Sie Benutzer zu beliebig vielen Gruppen hinzufügen. Diesen Gruppen können Sie beliebig viele Berechtigungen zuweisen, um den Zugriff auf Funktionen zu gewähren oder zu sperren. Docuflair verfügt über mehr als 150 individuell konfigurierbare Berechtigungen.

Welche Anmeldemethoden unterstützt Docuflair?

In Docuflair können Sie sich auf verschiedene Arten anmelden. Die komfortabelste Variante ist die Anmeldung mit (RFID-Transponder-)Karten, Tags oder Chips, die mit einem Benutzer verknüpft sind. Für noch mehr Sicherheit können Sie diese Methode optional mit einem PUK-Code kombinieren. Die zweite Möglichkeit ist die Anmeldung mit einem PIN-Code, die Sie ebenfalls optional um einen PUK-Code als zweiten Faktor erweitern können. Die dritte Variante ist die Verwendung von Benutzername (oder E-Mail-Adresse) und dem dazugehörigen Kennwort. Außerdem können Sie die Docuflair Mobile App verwenden, um das Gerät über eine virtuelle Karte oder einen QR-Code freizuschalten. Die genannten Anmeldemethoden können Sie einzeln oder kombiniert parallel verwenden.

Wie können (RFID-Transponder) Karten, Tags oder Chips mit Benutzern in Docuflair verknüpft werden?

Sie haben mehrere Möglichkeiten: manuell über den Docuflair Manager im Benutzerkonto eintragen, über die Konsole (DFCMD) aus einer externen Benutzerdatenbank importieren, aus einem definierbaren Attribut eines mit Docuflair verknüpften Active Directory synchronisieren oder direkt am Gerät über die Funktion Selbstkartenregistrierung nach erfolgreicher Anmeldung mit einer alternativen Anmeldemethode (PIN-Code, Kennwort).

Wie viele (RFID-Transponder) Karten, Tags oder Chips können mit einem Benutzer in Docuflair verknüpft werden?

Aktuell können Sie in Docuflair pro Benutzer maximal drei (RFID-Transponder-)Karten, Tags oder Chips hinzufügen.

Archiv

Was bedeutet revisionssicheres Archivieren?

Revisionssicherheit bedeutet, dass Dokumente unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar, manipulationssicher und langfristig lesbar archiviert werden.

Warum wird das PDF/A-Format verwendet?

PDF/A ist ein ISO-standardisiertes Langzeitarchivierungsformat. Es gewährleistet, dass Dokumente auch in Jahrzehnten noch originalgetreu angezeigt werden können, da es eingebettete Schriftarten vorschreibt und weder externe Abhängigkeiten noch aktive Inhalte (wie Skripte) erlaubt.

Wie wird sichergestellt, dass Dokumente nachträglich nicht verändert werden können?

Dokumente werden nach dem Speichern gegen Veränderungen geschützt – z. B. durch Hash-Werte, digitale Signaturen oder den Ausschluss von Schreibzugriffen.

Können auch gescannte Papierdokumente revisionssicher archiviert werden?

Ja, gescannte Dokumente werden in PDF/A konvertiert, optional mit OCR verarbeitet, mit Metadaten angereichert und dann unveränderlich archiviert.

Wie wird der Zugriff auf archivierte Dokumente geregelt?

Über ein rollenbasiertes Berechtigungssystem. Jeder Zugriff wird protokolliert, um die Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.

Wie wird sichergestellt, dass die archivierten Dokumente langfristig lesbar bleiben?

Durch die Nutzung von PDF/A, regelmäßige Integritätsprüfungen und gegebenenfalls Migrationsstrategien bei Format- oder Systemänderungen.

Ist eine Volltextsuche in den archivierten Dokumenten möglich?

Ja, durch OCR-erfasste Inhalte und/oder Indexierung werden Dokumente durchsuchbar gemacht – auch wenn sie ursprünglich aus Scans stammen.

Können archivierte Dokumente exportiert werden (z. B. für Betriebsprüfungen)?

Ja, das System bietet Exportfunktionen inklusive Audit-Logs und Metadaten – im PDF/A-Format oder in Prüferpaketen.

Scannen

Was sind wesentliche Vorteile von Docuflair beim Scannen von Dokumenten?

Einfachere Bedienung, Steigerung der Produktivität, Zeitersparnis, Kostenreduktion, Mitarbeiterentlastung, Vermeidung von Arbeitsfehlern, Reduzierung von Arbeitsschritten, höhere Dokumentenqualität, bessere Lesbarkeit, geringerer Speicherbedarf (Komprimierung), längere Verfügbarkeit (PDF/A-Langzeitarchivierung), schnelleres Finden von Informationen (OCR), genaue Kostenabrechnung, volle Kontrolle und mehr Sicherheit.

Welche Varianten bietet Docuflair, um Dokumente zu scannen?

Abhängig vom Einsatzgebiet der Software bietet Docuflair verschiedene Möglichkeiten, Dokumente zu scannen. Die beliebteste Methode ist das Durchsuchen von Speicherorten (Storage Scan / Home Scan), danach folgen der individuelle Scan-Workflow, das Scannen an Kontakt- und Gruppenziele (Adressbuch), die Docuflair QR-Code-Quickscan-Funktion, das Scannen an E-Mail-Adressen und immer seltener das Scannen an Faxnummern. Nahtlose Scan-Integrationen mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS) wie DocuWare® und enaio® sowie Kanzleisoftwarelösungen wie RA-MICRO®, Advokat®, JurXpert®, NotarXpert®, paragraph®, ProNotar® und DATEV® sind für bestimmte Zielgruppen sogar noch wichtigere Funktionen.

Wofür bietet Docuflair die Möglichkeit, mehrere Adressbücher zu erstellen?

Eine solche Aufteilung sorgt für bessere Übersichtlichkeit und ermöglicht die Einschränkung von Zugriffsberechtigungen. Beispiele für Adressbücher sind Mitarbeiter, Endkunden, Partner, Lieferanten, externe Personen oder standortbezogene Gruppierungen.

Wie viele Adressbücher können in Docuflair maximal erstellt werden?

Sie können beliebig viele Adressbücher für unterschiedlichste Zwecke erstellen.

Wie können Kontakte in Docuflair erstellt werden?

Sie können Kontakte entweder manuell anlegen oder aus externen Datenquellen wie einem Active Directory (LDAP) oder einer Datenbank synchronisieren.

Wie viele Kontakte können in Docuflair maximal erstellt werden?

Sie können beliebig viele Kontakte erstellen oder synchronisieren.

Wird die “Technische Richtlinie BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen” von Docuflair unterstützt?

BSI TR-03138 RESISCAN beschreibt eine mehrstufige Abfolge empfohlener Arbeitsschritte zum rechtssicheren Digitalisieren von Papierdokumenten. Sie wurde vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in Deutschland als Handlungsleitfaden für Anwender in Justiz, Verwaltung, Wirtschaft und Gesundheitswesen veröffentlicht. Docuflair bietet alle Werkzeuge, um den vollständigen Prozess gemäß den Empfehlungen dieser technischen Richtlinie abzubilden: angefangen bei der Benutzerauthentifizierung am Gerät zum Erfassen der Dokumente, über die passenden Scaneinstellungen (hochauflösend bis 600 DPI, PDF/A, OCR, mit verlustfreier Kompression), eine mehrstufige Sicht- und Qualitätskontrolle zuerst am Gerät und dann im Webinterface (Vier-Augen-Prinzip), Bildverbesserungsalgorithmen und die Einbindung eines Protokolldokuments (Transfervermerk) bis hin zur korrekten Ablage mit digitaler Signatur zum Schutz vor nachträglicher Veränderung (Manipulation).

Drucken

Was sind wesentliche Vorteile von Docuflair beim Drucken von Dokumenten?

Einfachere Bedienung, mehr Sicherheit, standort- und geräteunabhängiges Drucken, Einsparung von Druckkosten, Vermeidung unnötiger Ausdrucke, Reduzierung von Papiermüll, Dokumentenverfügbarkeit, Drucken von unterwegs, Drucken auch ohne Druckertreiber, nachhaltiges Drucken, datenschutzkonformes Drucken (DSGVO), regelbasiertes Drucken, detaillierte Kostenkontrolle, Kostenstellenabrechnung und eine Guthabenverwaltung.

Welche Varianten bietet Docuflair, um Dokumente zu drucken?

Abhängig vom Einsatzgebiet der Software bietet Docuflair verschiedene Möglichkeiten, Dokumente zu drucken. Die beliebteste Methode ist die Docuflair Pull Print Funktion (Follow Print), danach folgen das Drucken aus Speicherorten (Storage Print / Home Print), der webbasierte Dokumentenupload (Web Upload), das Drucken via E-Mail (Mobile Print), das Drucken von externen Datenträgern (Raspberry Pi), das Drucken via Docuflair App vom Smartphone (App Print), der Fotodruck und die Druck-Webservices (Web Api).

Wie viele Druckwarteschlangen können in Docuflair maximal erstellt werden?

Sie können beliebig viele Druckwarteschlangen für unterschiedlichste Zwecke erstellen.

Wie viele Druckregeln können in Docuflair maximal erstellt werden?

Sie können beliebig viele Druckregeln für unterschiedlichste Zwecke erstellen. Eine Druckregel können Sie beliebig vielen Druckwarteschlangen zur Filterung und Steuerung hinzufügen. Umgekehrt können Sie einer Druckwarteschlange beliebig viele Druckregeln zuweisen.

Werden Pull Print Aufträge in Docuflair automatisch gelöscht?

Standardmäßig werden Pull Print Aufträge für 5760 Minuten (4 Tage) gespeichert und erst danach automatisch aus einer Druckwarteschlange gelöscht. Für jede Druckwarteschlange können Sie minutengenau festlegen, wann ein Pull Print Auftrag spätestens gelöscht werden soll. Möchten Sie das automatische Löschen verhindern, deaktivieren Sie diesen Prozess, indem Sie -1 Minute als Speicherdauer angeben. Außerdem können Sie Pull Print Aufträge manuell über das Display des Multifunktionsdruckers oder im Docuflair Manager unter den Druckaufträgen löschen – oder nach dem erfolgreichen Ausdrucken automatisch entfernen lassen.

Workflows

Was sind wesentliche Vorteile der intelligenten Dokumentenverarbeitung von Docuflair?

Steigerung der Produktivität, deutliche Zeitersparnis, Kostenreduktion, Mitarbeiterentlastung, Vermeidung von Arbeitsfehlern, Reduzierung von Arbeitsschritten, bessere Skalierbarkeit, Datengenauigkeit, schnelleres Finden von Informationen (OCR), verfügbare Schnittstellen, hohe Flexibilität und Individualisierbarkeit, mehr Sicherheit und volle Kontrolle.

Wie viele Workflows können in Docuflair maximal erstellt werden?

Sie können beliebig viele Workflows für unterschiedlichste Zwecke erstellen.

Welche Arten von Workflows gibt es in Docuflair?

Abhängig von der erworbenen Lizenz können Sie in Docuflair aktuell drei verschiedene Arten von Workflows erstellen: Scan-Workflows, Druck-Workflows und Konvertierungs-Workflows.

Aus welchen Eingabequellen beziehen Workflows in Docuflair Informationen für die Verarbeitung?

Der erste Schritt jedes Workflows in Docuflair beginnt mit dem Abrufen von Informationen und Dokumenten für die Verarbeitung. Abhängig von der Art des Workflows stehen dafür verschiedene Eingabequellen zur Verfügung: die Überwachung von Hot-Foldern und E-Mail-Postfächern, die Übermittlung von gescannten Dokumenten samt Metadaten von Geräten (mobile Endgeräte, Dokumentenscanner, Multifunktionsdrucker) sowie Druckertreiber- und Webservice-Schnittstellen.

Unterstützt Docuflair die Eingabe von Metadaten direkt am Display der Erfassungsquelle (mobiles Endgerät, Dokumentenscanner, Multifunktionsgerät oder Docuflair Desktop Scan Client) vor dem Scannen eines Dokumentes?

Ja, die Eingabe von Metadaten ist je nach Anforderungen optional möglich. Mehr dazu finden Sie hier.

Print Agent

Was ist der Docuflair Print Agent?

Der Docuflair Print Agent ist ein kleines Programm für Windows, Linux und macOS, das einen virtuellen Drucker bereitstellt und Druckaufträge verschlüsselt per HTTPS an den Docuflair Server überträgt. Er ermöglicht Pull Print (FollowMe-Druck) auch auf Geräten ohne Windows-Domäne — etwa auf Notebooks, die über Microsoft Intune bzw. Entra ID verwaltet werden. Mehr dazu in der Print-Agent-Übersicht.

Braucht der Print Agent eingehende Firewall-Freigaben?

Nein. Der Print Agent baut ausschließlich ausgehende HTTPS-Verbindungen zum Docuflair Server auf; der Server kontaktiert den Agenten nie. Der lokale Druckdaten-Eingang ist fest an 127.0.0.1 gebunden und von anderen Rechnern nicht erreichbar. Details unter Systemvoraussetzungen.

Muss für den Print Agent .NET installiert werden?

Nein. Alle Installationspakete des Print Agents bringen die benötigte Laufzeitumgebung mit — auf dem Zielrechner muss keine .NET-Runtime und keine sonstige Zusatzsoftware installiert werden. Unter Linux ist lediglich CUPS erforderlich, das auf Desktop-Systemen in der Regel vorhanden ist.

Warum steht mein Druckauftrag auf „Hochgeladen“ statt „Gedruckt“?

„Hochgeladen“ ist der Endstatus im Print Agent: Der Auftrag wurde vollständig an den Docuflair Server übertragen und wartet dort auf die Freigabe. Gedruckt wird erst, wenn Sie sich am Multifunktionsdrucker anmelden und den Auftrag freigeben — der Print Agent erfährt davon nichts und zeigt daher nie „Gedruckt“ an.

Kann der Print Agent zentral per Intune verteilt werden?

Ja. Das Windows-MSI unterstützt die unbeaufsichtigte Installation im Systemkontext vollständig; Dienst, virtueller Drucker und Autostart werden maschinenweit für alle Benutzer eingerichtet. Die Befehle für Installation, Erkennung und Deinstallation finden Sie unter Installation unter Windows.

DATEV Schnittstelle

Was ist Docuflair und wie unterstützt es DATEV-Kanzleien beim Scannen?

Docuflair ist eine speziell entwickelte Scanlösung für Multifunktionsdrucker und Dokumentenscanner, die den digitalen Dokumentenfluss in DATEV-kompatiblen Strukturen ermöglicht. Direkt am Gerät wählen Anwender Dokumententypen und Ziele aus – schnell, sicher und ohne technische Hürden.

Welche Vorteile bietet Docuflair im Vergleich zum herkömmlichen Scannen mit späterer Nachbearbeitung?

Mit Docuflair entfällt die manuelle Nachbearbeitung am PC. Dokumente werden bereits am Scanner korrekt klassifiziert, mit den notwendigen Metadaten versehen und automatisch an die richtige DATEV-Schnittstelle übertragen. Das spart Zeit, senkt Fehlerquellen und verbessert die Prozessqualität erheblich.

Wie funktioniert die Mandanten- bzw. Klientenauswahl direkt am Gerät?

Im Kanzleimodus erlaubt die intuitive Oberfläche die Auswahl eines Klienten oder Mandanten direkt am Display. Über eine Vorschlags- oder Suchfunktion finden Sie den passenden Mandanten und wählen ihn mit einem Klick aus. Danach werden alle gescannten Dokumente diesem Mandanten zugeordnet.

Welche Unterschiede bestehen zwischen dem Kanzleimodus und dem Klientenmodus?

• Kanzleimodus: Die Kanzlei kann flexibel für unterschiedliche Mandanten scannen, inklusive Auswahl von Dokumententyp und Zusatzinformationen. • Klientenmodus: Die Scanlösung ist auf ein einzelnes Unternehmen beschränkt – ideal für Mandanten, die selbst scannen und ihre eigenen Dokumente automatisiert einreichen möchten.

Welche Dokumententypen und Metadaten können erfasst werden?

Docuflair unterstützt die Auswahl und automatische Übergabe relevanter Metadaten wie: • Dokumententyp (z. B. Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Vertrag) • Klienten-/Mandantenzuordnung • optional: Erfassungsdatum, Belegnummer, Benutzerkennung Diese Informationen werden automatisch an DATEV-kompatible Ziele übergeben – etwa DATEV Unternehmen online.

Ist eine Integration in vorhandene Drucker- oder Scanner-Infrastrukturen möglich?

Ja. Docuflair unterstützt unterschiedliche Hersteller und kann auf modernen Multifunktionsdruckern sowie eigenständigen Dokumentenscannern mit Touch-Bedienung installiert werden. Eine zentrale Verwaltung und Konfiguration der Geräte ist ebenfalls möglich.

Wie sicher ist die Datenübertragung an DATEV?

Docuflair erfüllt aktuelle Sicherheitsstandards inklusive verschlüsselter Übertragung (z. B. TLS), rollenbasierter Benutzersteuerung und optionaler Protokollierung. Die gesamte Übergabe der Dokumente erfolgt transparent, nachvollziehbar und im Einklang mit den Anforderungen der DATEV.

Ist die Lösung mandantenfähig und skalierbar?

Ja. Docuflair eignet sich sowohl für Einzelkanzleien als auch für größere Steuerberatungsnetzwerke. Die Benutzeroberfläche skaliert dynamisch mit der Anzahl der Klienten und bietet eine zentrale Verwaltungsoberfläche zur Steuerung aller Geräte, Benutzerrechte und Scanprozesse.

Technisches

Wie wird Docuflair installiert?

Eine detaillierte Installationsanleitung von Docuflair finden Sie hier.

Wo wird die Docuflair Software installiert?

Um den strengen europäischen Datenverarbeitungs- und Datenschutzverordnungen (DSGVO) gerecht zu werden, wird die Docuflair Software ausschließlich im Unternehmen (On-Prem) oder in einer privaten Cloud des Endkunden auf (virtuellen) Windows-(Server-)Systemen installiert. Für den Betrieb der Software ist zu keinem Zeitpunkt eine Internetverbindung nach außen notwendig. Alle Daten und Dokumente bleiben somit jederzeit und zu 100% in der Hoheit des Endkunden. Nur in bestimmten Ausnahmefällen wird eine Docuflair Public Cloud Installation angeboten.

Welche (Software-)Technologien werden in Docuflair verwendet?

Für die Entwicklung von Docuflair werden nahezu ausschließlich Microsoft-Technologien eingesetzt. Der Kern der Software – bis einschließlich Version 4.0 – basiert auf dem Microsoft ASP.NET Framework 4.8. Die Administrations- und Benutzeroberflächen bedienen Sie über gängige, moderne Webbrowser (web- und serverbasiert, IIS). Je nach Einsatzgebiet kommen für bestimmte Clients auch zusätzliche native Anwendungen zum Einsatz (Docuflair Desktop Scan Client, iOS/Android Mobile App, Apps für Multifunktionsdrucker), die nicht ausschließlich auf Microsoft-Technologie basieren. Daten werden in mehreren relationalen Datenbanken abgelegt, die abhängig von der Infrastruktur als SQLite und im Enterprise-Bereich auf einem SQL-Server bereitgestellt werden. Bestimmte Informationen werden in NoSQL-Datenbanken, im Dateisystem und in der Windows Registry gespeichert.