Eigene Erkennungen

Eigene Erkennungen sind Erkennungsregeln, die zu einem einzelnen Vorgang gehören und bei der PII-Erkennung zusätzlich zur gewählten Schutzstufe laufen. Damit erkennt ein Vorgang auch hauseigene Kennungen wie Rechnungs-, Kunden- oder Aktenzeichen. Die Regeln werden in der .dfr-Datei gespeichert und funktionieren genauso wie die Projekterkennungen der Web-Oberfläche.

Sie öffnen die Verwaltung über Erkennungen (Ribbon-Gruppe Analyse), über Eigene Erkennungen… im Menü oder im PII-Assistenten über Erkennungen anlegen…. Ohne geöffneten Vorgang gibt es keine eigenen Erkennungen.

Erkennungen aus der Bibliothek übernehmen

1. Aus Bibliothek übernehmen… klicken.
2. Die gewünschten ausgelieferten Erkennungen auswählen und übernehmen. Bereits vorhandene Regeln werden nicht doppelt angelegt — die Statuszeile meldet z. B. „5 übernommen, 2 bereits vorhanden“.

Wählen Sie in den Erkennungsoptionen ein neues Fachgebiet, bietet die Anwendung die dafür ausgelieferten Erkennungen ebenfalls direkt zur Übernahme an.

Eigene Erkennung anlegen

1. Neu klicken.
2. Die Art wählen:
   • Schlüssel-Wert findet den Wert hinter einer Bezeichnung, z. B. 26-001 in „Rechnungsnummer: 26-001“.
   • Muster ist ein regulärer Ausdruck über den Text.
3. Eine Kategorie angeben — unter ihr werden die Treffer gemeldet (z. B. Rechnungsnummer).
4. Die Regel beschreiben (siehe unten) und mit Speichern übernehmen. Die Anwendung prüft dabei, ob der reguläre Ausdruck gültig ist.

Schlüssel-Wert

Feld	Bedeutung
Bezeichnung	Text vor dem Wert, mit oder ohne Doppelpunkt; Groß-/Kleinschreibung egal.
Suchrichtung	Wo der Wert steht: rechts, links, unterhalb oder oberhalb der Bezeichnung.
Wert-Muster (Regex)	Regulärer Ausdruck, dem der Wert genügen muss; leer = jedes Wort.
Wert-Wörter (max.)	Wie viele Wörter der Wert höchstens umfasst.
Synonyme der Bezeichnung	Weitere Schreibweisen der Bezeichnung, ein Eintrag je Zeile.
Weiche Trennwörter	Wörter, die zwischen Bezeichnung und Wert stehen dürfen, z. B. „ist“, „=“, „vom“ oder „am“; ein Eintrag je Zeile.

Muster

Feld	Bedeutung
Name	Name der Erkennung.
Regulärer Ausdruck	Läuft über den fortlaufenden Dokumenttext. Die Zeilen sind dort durch Leerzeichen verbunden — \n und \t sind deshalb nicht erlaubt.

Für beide Arten gilt: Unter Sprachen schränken Sie ein, in welchen Dokumentsprachen die Regel läuft (nichts angekreuzt = jede Sprache). Fachgebiete dienen nur der Einordnung — eine aktive Regel läuft immer.

Erkennungen verwalten

Die Liste zeigt je Regel Aktiv, Name, Art, Kategorie, Sprachen, Fachgebiete und Herkunft (Selbst angelegt, Aus Bibliothek oder Aus anderem Vorgang). Nur aktive Regeln laufen bei der PII-Erkennung mit; über Aktivieren, Deaktivieren, Löschen und Alles löschen pflegen Sie den Bestand.

Unter welchen Schutzstufen die eigenen Erkennungen standardmäßig mitlaufen, legen Sie in den Erkennungsoptionen fest. Im Assistenten lässt sich das für jeden Lauf über das Häkchen „Eigene Erkennungen dieses Vorgangs anwenden“ überstimmen.