Mandanten verwalten

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Die Mandantenliste

Die Seite Mandanten (/system/tenants) listet alle Mandanten der Installation in zwei Abschnitten:

„System & Reserviert“ — fest integrierte Einträge, die automatisch verwaltet werden und nicht löschbar sind: der Systemmandant system und, sofern der Demo-Modus eingerichtet ist, der Demo-Mandant demo.
„Kunden-Mandanten“ — Ihre regulären Mandanten. Die Zählung im Kopf („n Mandanten“) bezieht sich auf diesen Abschnitt. Lange Listen werden mit 25 Zeilen pro Seite paginiert.

Mandantenliste mit den Abschnitten „System & Reserviert“ und „Kunden-Mandanten“

Die Tabelle zeigt je Mandant: Status (Aktiv/Inaktiv als Umschalter), Kurzname (das technische Kürzel), Name, Benutzer (Anzahl), Erstellt und Aktionen. Ein Klick auf die Zeile eines Kunden-Mandanten öffnet direkt den Bearbeitungsdialog.

Mit dem Status-Umschalter aktivieren bzw. deaktivieren Sie einen Mandanten sofort: Bei deaktivierten Mandanten ist keine Anmeldung mehr möglich.

In der Aktionsspalte finden Sie die Schaltfläche „Bearbeiten“ sowie das Menü „⋮“ (Weitere Aktionen) mit: Details, Benutzer, Lizenz, Impersonierung und Löschen.

Mandant anlegen

Klicken Sie auf „Neuer Mandant“ (/system/tenants/new):

Formular „Neuer Mandant“ mit Name und Kurzname

Feld	Bedeutung
Name	Anzeigename, z. B. „Muster GmbH“.
Kurzname (Slug)	Technisches Kürzel, wird Teil der Datenpfade. Regeln: nur Kleinbuchstaben (a–z), Ziffern und Bindestrich; darf nicht mit Bindestrich beginnen oder enden; maximal 64 Zeichen. Großbuchstaben werden automatisch in Kleinbuchstaben umgewandelt.

Die Kürzel system und demo sind reserviert und können nicht vergeben werden.

Was beim Anlegen passiert: Das System erzeugt eine eigene Mandanten-Datenbank ({Datenverzeichnis}/{kürzel}/velkaris.db) und darin automatisch ein Administratorkonto admin mit dem Passwort admin (Passwortwechsel beim ersten Login erzwungen). Sie erhalten die Bestätigung „Mandant ‘Muster GmbH’ erstellt (mit Default-Admin admin/admin).“ und kehren zur Mandantenliste zurück. Der Vorgang wird im System-Audit-Log als tenant.create protokolliert.

Beispiel — Mandant „Muster GmbH“ einrichten:

„Neuer Mandant“ klicken.
Name = Muster GmbH, Kurzname = muster-gmbh eingeben und „Speichern“ klicken.
Lizenz einspielen (siehe Kapitel „Mandanten-Lizenzen“) — ohne gültige Lizenz bleibt der Mandant gesperrt.
Die Zugangsdaten (muster-gmbh / admin / admin) an den Mandanten-Administrator übergeben, mit der Bitte, das Passwort sofort zu ändern.

Mandant bearbeiten: die Registerkarten

Der Bearbeitungsdialog (/system/tenants/{kürzel}/edit) ist in vier Registerkarten gegliedert: Allgemein, Details, Benutzer und Lizenz.

Registerkarte „Allgemein“

Hier ändern Sie den Namen und den Aktiv-Status. Der Kurzname ist nach dem Anlegen unveränderlich („Das Kürzel kann nach dem Anlegen nicht mehr geändert werden.“) — er steckt in Datenpfaden und der Lizenzbindung.

Registerkarte „Details“ — Statistiken

Registerkarte „Details“ mit Kennzahlen eines Mandanten

Sechs Kennzahlen-Kacheln zeigen Dokumente, Speicher, Benutzer (n aktiv), Projekte, Fehler und Seiten. Die Karte „Weitere Details“ ergänzt: Erstellt, Gruppen, Tags, Ordner, Superadmins, aktive API-Keys, Versionen, gelöschte Dokumente, ausstehende Verarbeitung und Audit-Log-Einträge. Die Karte „Letzte Anmeldungen“ listet Benutzer, IP-Adresse und Zeitpunkt der jüngsten Logins.

Registerkarte „Benutzer“

Registerkarte „Benutzer“ mit Passwort-Zurücksetzen

Die Liste zeigt alle Benutzerkonten des Mandanten mit Benutzername, E-Mail, Rolle (Superadmin/Benutzer, ggf. LDAP/SSO), Status (Aktiv/Inaktiv) und der Aktion „Zurücksetzen“: Damit vergeben Sie ein neues Passwort für ein Konto — etwa wenn sich der Mandanten-Administrator ausgesperrt hat. Der Vorgang wird als user.password_reset protokolliert. Für LDAP-/SSO-Konten ist kein Zurücksetzen möglich (Passwort liegt im Verzeichnisdienst).

Impersonierung — als Mandant arbeiten

Über ⋮ → Impersonierung wechseln Sie direkt in die Oberfläche eines Mandanten, ohne dessen Zugangsdaten zu kennen — z. B. für Support oder Einrichtung. Dabei gilt:

Sie arbeiten mit Superadmin-Rechten innerhalb des Mandanten.
In der Kopfleiste erscheint dauerhaft das Banner „Aktiv als {Mandant}“ mit der Schaltfläche „Beenden”.
Beginn und Ende werden im System-Audit-Log protokolliert (impersonation.start / impersonation.stop); alle Aktionen im Mandanten-Audit-Log werden mit dem Vermerk „[Impersonated by …]“ gekennzeichnet.

Der Mandant system kann nie impersoniert werden. Der Demo-Mandant ist standardmäßig ebenfalls gesperrt; nur wenn die System-Einstellung DemoMode.AllowImpersonation auf true steht, wird die Aktion angeboten.

Mandant löschen

⋮ → Löschen entfernt einen Mandanten endgültig — aber nur, wenn er keine Dokumente und keine zusätzlichen Benutzer (außer dem Default-Admin) enthält. Andernfalls erscheint eine entsprechende Fehlermeldung. Die Sicherheitsabfrage müssen Sie mit „Endgültig löschen“ bestätigen; der Vorgang wird als tenant.delete protokolliert.