Anlernen neuer Formulare
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Mit der Formularerkennung erkennt Docuflair bestimmte Dokumenttypen automatisch wieder – zum Beispiel eine Rechnung oder einen Lieferschein. Dazu lernen Sie ein Musterdokument an. Bei der Verarbeitung vergleicht Docuflair eingehende Dokumente mit den gelernten Mustern und kann so automatisch die richtige Zuordnung und Datenextraktion vornehmen.
Erforderliche Berechtigungen
Für den Zugriff auf diese Funktion benötigen Sie folgende Berechtigungen:
- Formulare anzeigen (
AdminUI_WorkflowManagement_ListForms) - Formulare erstellen (
AdminUI_WorkflowManagement_CreateForm) - Formulare bearbeiten (
AdminUI_WorkflowManagement_EditForm) - Formulare löschen (
AdminUI_WorkflowManagement_DeleteForm)
Berechtigungen vergeben Sie über Gruppen – siehe Berechtigungen – Übersicht.
Formularliste
Abschnitt betitelt „Formularliste“Neue Formulartypen lernen Sie über die Menü-Navigation unter Flow > Formulare an. Die Anzahl der Formulare ist in Docuflair nicht beschränkt. Beachten Sie jedoch, dass ähnlich aussehende Formulare unter Umständen zu falschen Ergebnissen führen und dass jeder Formulartyp die benötigte Verarbeitungszeit leicht erhöht.
Die Liste zeigt alle angelernten Formulare mit folgenden Spalten:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Vorschau | Miniaturansicht des Musterdokuments |
| Name | Bezeichnung des Formulars |
| Beschreibung | Optionale Beschreibung |
| Bedingungen | Anzahl der definierten Bedingungen (farbig markiert) |
| Zonen | Anzahl der Inhaltszonen (mit Anker-Indikator) |
| Geändert | Zeitstempel der letzten Änderung |
| Erstellt | Erstellungszeitpunkt |
Klicken Sie auf Formular erstellen, um ein neues Formular anzulernen. Bereits vorhandene Formulare können Sie über die Befehle in der rechten Spalte bearbeiten oder löschen.
Formular-Editor
Abschnitt betitelt „Formular-Editor“Der erste Schritt beim Erstellen eines neuen Formulars ist das Laden einer Vorlage. Wählen Sie dazu ein zuvor gescanntes Musterdokument aus und laden Sie es hoch, indem Sie auf das Ordner-Symbol links oben klicken.
Sobald das Dokument geladen ist und eine Vorschau angezeigt wird, steht der Formular-Editor zur Verfügung. Der Editor besteht aus folgenden Bereichen:
- Linke Seitenleiste mit zwei Tabs: Bedingungen und Zonen
- Zentrale Vorschau des Musterdokuments mit interaktiven Zonen-Overlays
- Obere Werkzeugleiste mit Speichern, Öffnen und Ansichtsmodus (Seite/Breite/Höhe anpassen)
Zonentypen und Farbcodierung
Abschnitt betitelt „Zonentypen und Farbcodierung“Zonen positionieren Sie per Drag-and-Drop auf dem Musterdokument und passen ihre Größe an. Die Position wird in Millimetern gespeichert. Docuflair unterscheidet zwischen Bedingungen (zur Formularerkennung) und Inhaltszonen (zur Datenextraktion). Jeder Zonentyp ist im Editor farblich gekennzeichnet:
| Zonentyp | Farbe | Beschreibung |
|---|---|---|
| Ankerpunkt | ⚫ Schwarz (#333333) | Referenzpunkt für die Positionierung. Nur einer pro Formular möglich. |
| Bedingung: Barcode | 🔴 Rot (#dc3545) | Barcode-Suche zur Formularerkennung. Das Dokument wird nur als dieses Formular erkannt, wenn der Barcode gefunden wird. |
| Bedingung: Text | 🟠 Orange (#fd7e14) | Text-Suche zur Formularerkennung. Das Dokument wird nur erkannt, wenn der Text gefunden wird. |
| Inhalt: Barcode | 🔵 Blau (#007bff) | Barcode-Zone zum Auslesen von Daten (z.B. Artikelnummer, Sendungsnummer). |
| Inhalt: Text | 🟢 Grün (#28a745) | Text-Zone zum Auslesen von Daten per OCR (z.B. Rechnungsnummer, Datum). |
Zone erstellen und bearbeiten
Abschnitt betitelt „Zone erstellen und bearbeiten“Durch Anklicken des Barcodesymbols zeichnen Sie eine neue Barcode-Zone ein, durch Anklicken des Textsymbols eine neue Text-Zone (OCR). Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Zone stehen folgende Felder zur Verfügung:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Variablenname | Eindeutiger Name der Variablen (nur Buchstaben, Zahlen und Unterstriche). |
| Suchtyp | Art der Suche: Ankerpunkt, Barcode / QR-Code oder Text. |
| Barcode-Typ | Bei Barcode-Suche: Auswahl des Barcode-Typs (z.B. Code39, QR-Code, alle 1D-Barcodes). Nur bei Suchtyp Barcode sichtbar. |
| Inhaltsvalidierung | Validierungsmethode: Exakter Text, Text ohne Groß-/Kleinschreibung oder Regulärer Ausdruck. Nur bei Bedingungen sichtbar. |
| Suchinhalt | Der zu suchende Text oder Barcode-Inhalt. |
| Toleranz | Anzahl erlaubter Abweichungen bei der Suche (Fuzzy Matching). |
Variablenzugriff
Abschnitt betitelt „Variablenzugriff“Auf die in einem Formular erkannten Werte greifen Sie in der Workflow-Ausgabe über den kombinierten Namen zu. Das Format lautet:
formularname.variablenname
Haben Sie beispielsweise ein Formular mit dem Namen rechnung angelegt und darin eine Zone mit dem Variablennamen rechnungsnummer definiert, verwenden Sie den erkannten Wert über rechnung.rechnungsnummer in der Ausgabe.