Hotfolder

Ein Hotfolder ist ein überwachter Ordner auf dem Server. Sobald eine Datei in diesen Ordner gelegt wird, erkennt Docuflair das automatisch und startet den zugeordneten Workflow. Das ist nützlich, wenn Dokumente aus anderen Programmen automatisch verarbeitet werden sollen – legen Sie die Datei einfach in den Ordner, den Rest erledigt Docuflair.

Erforderliche Berechtigung

Für den Zugriff auf diese Funktion benötigen Sie folgende Berechtigung:

• Hot Folder anzeigen (AdminUI_WorkflowManagement_ListHotFolders)

Berechtigungen vergeben Sie über Gruppen – siehe Berechtigungen – Übersicht.

Die Hotfolder-Verwaltung erreichen Sie über die Menü-Navigation unter Workflows > Hotfolder.

Ein Hotfolder ist ein überwachter Ordner, der als Datenquelle für Workflows dient. Sobald eine Datei im Hotfolder abgelegt wird, verarbeitet der zugeordnete Workflow sie automatisch.

Übersicht

Die Liste zeigt alle konfigurierten Hotfolder mit Status (aktiviert/deaktiviert), Bezeichnung, Ordnerpfad und zugeordnetem Workflow.

Erstellen

Mit einem Klick auf Erstellen legen Sie einen neuen Hotfolder an.

Funktion	Beschreibung
Aktiviert	Legt fest, ob der Hotfolder aktiv überwacht wird.
Bezeichnung	Eindeutiger Name des Hotfolders.
Beschreibung	Optionale Beschreibung.
Ersteller (Name)	Name des verantwortlichen Erstellers.
Ersteller (E-Mail)	E-Mail-Adresse des Erstellers für Benachrichtigungen.
Ordnerpfad	Lokaler oder Netzwerkpfad des zu überwachenden Ordners.
Dateierweiterungen	Dateitypen, die verarbeitet werden sollen (z.B. pdf, tif, jpg).
Workflow	Zugeordneter Workflow für die Verarbeitung.
Speicherort	Optionaler Speicherort für die Ausgabe.

Erweiterte Einstellungen

Funktion	Beschreibung
Als PDF importieren	Konvertiert eingehende Dateien automatisch in PDF.
Standard-Auflösung (DPI)	Render-Auflösung für die Konvertierung (75–2400 DPI).
Verzögerung neue Datei	Wartezeit in Sekunden, bevor eine neue Datei verarbeitet wird (verhindert die Verarbeitung unvollständiger Uploads).
Unterordner rekursiv durchsuchen	Überwacht auch Unterordner des Hotfolders.
Eingebettete Dokumente extrahieren	Extrahiert und verarbeitet eingebettete Dokumente (z.B. Anhänge in PDFs).
Fehlgeschlagene Dokumente verschieben	Verschiebt fehlgeschlagene Dokumente in einen separaten Ordner.
Fehlerordner	Pfad für fehlgeschlagene Dokumente.

Bearbeiten

Mit einem Klick auf einen bestehenden Hotfolder passen Sie alle Einstellungen an.

Löschen

Hotfolder entfernen Sie über das Löschen-Symbol.

Weitere Informationen zu Workflows finden Sie unter Workflows.