Eigene Dateiformate

Dateiformate bestimmen, in welcher Form gescannte Dokumente gespeichert werden. Das bekannteste Format ist PDF. In Docuflair können Sie verschiedene Varianten eines Formats erstellen – zum Beispiel ein komprimiertes PDF für den täglichen Gebrauch und ein hochwertiges PDF/A für die Langzeitarchivierung. Auch Bildformate wie TIFF oder JPEG stehen zur Verfügung.

Individuelle Dateiformate können Sie in Docuflair frei erstellen, auch in verschiedensten Varianten – zum Beispiel ein PDF für Rechnungen und ein anderes für Lieferscheine. Die Varianten können sich in Qualität, Komprimierung oder anderen Punkten unterscheiden.

Erforderliche Berechtigung

Für den Zugriff auf diese Funktion benötigen Sie folgende Berechtigung:

• Dateiformat erstellen (AdminUI_SystemConfiguration_CreateFileFormat)

Berechtigungen werden über Gruppen vergeben – siehe Berechtigungen – Übersicht.

Erstellen eines Dateiformates

Unter System > Dateiformate finden Sie den Knopf zur Erstellung eines neuen Formats.

Auf der rechten Seite unter Befehle können Sie vorhandene Formate bearbeiten oder löschen.

Einstellungen

Welche Einstellungen zur Verfügung stehen, variiert je nach Format. Im Gegensatz zu den anderen Formaten lassen sich PDF und TIFF weiter komprimieren bzw. optimieren. Für PDF, TIFF und BMP können Sie einen Aufdruck aktivieren. Templates für Aufdrucke erstellen Sie im Docuflair Verzeichnis.

Der in den Einstellungen gewählte Name erscheint gemeinsam mit der Beschreibung bei der Auswahl des Formats am Display des Scanners.

Die meisten Einstellungen bietet das PDF-Format. Wie im Screenshot ersichtlich, lassen sich verschiedene Arten des PDF-Formats auswählen. Außerdem können Sie das PDF-Format mit einem Zertifikat signieren oder per Verschlüsselungsverfahren sichern.

Die folgende Tabelle zeigt die verschiedenen PDF-Formate, die zur Verfügung stehen:

Format	Beschreibung
PDF/A-1a	Der erste Standard für die Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten im PDF-Format (strukturiert).
PDF/A-1b	Der erste Standard für die Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten im PDF-Format (visuell).
PDF/A-2a	Ein aktualisierter Standard für die Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten (strukturiert).
PDF/A-2b	Ein aktualisierter Standard für die Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten (visuell).
PDF/A-2u	Ein aktualisierter Standard für die Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten (Unicode).
PDF/A-3a	Ein erweiterter Standard für die Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten (strukturiert und eingebettete Dateien).
PDF/A-3b	Ein erweiterter Standard für die Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten (visuell und eingebettete Dateien).
PDF/A-3u	Ein erweiterter Standard für die Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten (Unicode und eingebettete Dateien).
PDF/A-4	Ein vorgeschlagener zukünftiger Standard für die Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten mit weiteren Verbesserungen.
PDF 1.0	Die erste Version des PDF-Formats, veröffentlicht im Jahr 1993.
PDF 1.1	Eine verbesserte Version des PDF-Formats, veröffentlicht im Jahr 1996.
PDF 1.2	Eine weitere Verbesserung des PDF-Formats, veröffentlicht im Jahr 1996.
PDF 1.3	Eine Version des PDF-Formats, die Unterstützung für Transparenz und Komprimierung von Bildern bietet.
PDF 1.4	Eine Version des PDF-Formats, die erweiterte Funktionen wie Multimediaelemente und interaktive Formulare bietet.
PDF 1.5	Eine verbesserte Version des PDF-Formats mit erweiterten Funktionen und Unterstützung für Schichtstrukturen.
PDF 1.6	Eine Version des PDF-Formats mit erweiterten Funktionen und Unterstützung für Ebenen und 3D-Inhalte.
PDF 1.7	Die letzte offizielle Version des PDF-Formats, veröffentlicht im Jahr 2006.
PDF 2.0	Die neueste Version des PDF-Formats, veröffentlicht im Jahr 2017.

Aufdruck von Seiteninformationen oder Wasserzeichen (Imprint)

Docuflair kann Informationen auf jede gescannte Seite aufdrucken – ähnlich der Absenderkennung mit Uhrzeit und Datum auf einem Fax. Der Aufdruck kann variable Daten wie den Namen des Erstellers oder die Seitenzahl enthalten. Sie können diese Funktion auch nutzen, um ein Wasserzeichen aufzubringen.

Die aufzudruckenden Informationen lassen sich auch als QR-Code oder Barcode ausgeben. Ebenso kann zum Beispiel ein Firmenlogo auf jeder Seite ausgegeben werden.

Den Aufdruck konfigurieren Sie über die Einstellungen der Dateiformate. Standardmäßig können Sie aus drei mitgelieferten Beispielen auswählen:

• Beispiel (Sample)
• Nur Titel anzeigen (Title only)
• Title mit fortlaufender Seitennummerierung (Page numbering with title)

Diese Vorlagen bearbeiten Sie mit einem Texteditor im Verzeichnis \Docuflair\instances\instanceName\data\imprint. Durch Anlegen einer weiteren XML-Datei erstellen Sie eine zusätzliche Vorlage.

Nachdem Sie in den Einstellungen eines Dateiformats eine Vorlage ausgewählt haben, geben Sie ein, welcher Text aufgedruckt werden soll. Um variable Daten aufzudrucken, stehen folgende Platzhalter zur Verfügung:

Platzhalter	Funktion	Hinweise
%d	Aktuelles Datum	Aktuelles Datum der Dokumentenerstellung im Format dd.MM.yyyy
%t	Aktuelle Uhrzeit	Aktuelle Uhrzeit der Dokumentenerstellung im Format HH.mm
%u	Ersteller	Name des Benutzers, der das Dokument gescannt hat (Anmeldename)
%e	E-Mail-Adresse	E-Mail-Adresse des Benutzers, der das Dokument gescannt hat
%i	IP-Adresse	IP-Adresse des Multifunktionsdruckers, mit dem das Dokument gescannt wurde
%l	Standort	Standort des Multifunktionsdruckers, mit dem das Dokument gescannt wurde