Dateiformate

Dateiformate bestimmen, in welchem Format Dokumente an Docuflair gesendet, intern gespeichert und wieder ausgegeben werden. PDF ist zum Beispiel ein universelles Format für Ausgabedokumente, während TIFF häufig beim Scannen verwendet wird. In Docuflair können Sie eigene Ausgabeformate mit spezifischen Einstellungen (Kompression, Auflösung, Farbtiefe) definieren.

Bei den von Docuflair unterstützten Dateiformaten wird zwischen drei Kategorien unterschieden.

Erforderliche Berechtigung

Für den Zugriff auf diese Funktion benötigen Sie folgende Berechtigung:

• Dateiformate anzeigen (AdminUI_SystemConfiguration_ListFileFormats)

Berechtigungen werden über Gruppen vergeben – siehe Berechtigungen – Übersicht.

• Dateiformate für die Übermittlung von Dokumenten an Docuflair (Dokumenten-Import)
  Betrifft alle Dokumente, die Docuflair zur weiteren Verarbeitung übergeben werden – zum Beispiel beim Durchsuchen von Ordnern nach zu druckenden Dokumenten oder beim Übermitteln von E-Mails.
• Ausgabe-Dateiformate (Dokumenten-Export)
  Dokumente, die Docuflair speichert, um dem Anwender eine weitere Verarbeitung zu ermöglichen – zum Beispiel die Ausgabe verarbeiteter Scans in einen Zielordner.
• Interne Datenspeicherung (Dokumenten-Speicherung)
  Bevor Docuflair eingehende Dokumente verarbeitet, werden diese automatisch nach PDF konvertiert, sofern es sich nicht um Bilddaten aus einem Scanvorgang handelt. PDF eignet sich als universelles Dateiformat für die qualitativ hochwertige Ausgabe auf dem Bildschirm und auf Druckausgabegeräten.

Dokumenten-Import

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Dokumente zur weiteren Verarbeitung – insbesondere zur Druckausgabe – in Docuflair zu importieren. Mögliche Anwendungsbeispiele sind:

• Durchsuchen von Ordnern direkt am Multifunktionsdrucker
• Blättern durch Fotokataloge zum direkten Ausdruck von Fotos
• Übermitteln von Dokumenten via E-Mail zum Ausdrucken mittels PIN-Code
• Übermitteln von Dokumenten via E-Mail zur Übergabe an Scan- oder Druckworkflows

Docuflair liefert verschiedene Import-Filter mit, um gängige Dateiformate wie Microsoft-Office-Dateien oder Bildformate ohne Drittsoftware zu importieren. Folgende Dateiformate werden unterstützt:

Dateierweiterung	Anwendung	Hinweise
doc	Microsoft Word (ältere Versionen)	Konverter integriert, durch Installation von LibreOffice 6.x können u.U. bessere Konvertierungsergebnisse erzielt werden
docx	Microsoft Word (2007 und höher)	Konverter integriert, durch Installation von LibreOffice 6.x können u.U. bessere Konvertierungsergebnisse erzielt werden
odp, ods, odt	LibreOffice/OpenOffice	Installation von LibreOffice 6.x erforderlich
ppt, pps	Microsoft PowerPoint (ältere Versionen)	Konverter integriert, durch Installation von LibreOffice 6.x können u.U. bessere Konvertierungsergebnisse erzielt werden
pptx, ppsx	Microsoft PowerPoint (2007 und höher)	Konverter integriert, durch Installation von LibreOffice 6.x können u.U. bessere Konvertierungsergebnisse erzielt werden
html, htm	HTML-Dateien	Konvertierung durch mitgelieferte Anwendung wkhtmltopdf
sxc	LibreOffice/OpenOffice Calc	Installation von LibreOffice 6.x erforderlich
sxi	LibreOffice/OpenOffice Impress	Installation von LibreOffice 6.x erforderlich
sxw	LibreOffice/OpenOffice Writer	Installation von LibreOffice 6.x erforderlich
log, txt	Log-Dateien	Integrierter Konverter
wri	Microsoft Write	Installation von LibreOffice 6.x erforderlich
xls	Microsoft Excel (ältere Versionen)	Konverter integriert, durch Installation von LibreOffice 6.x können u.U. bessere Konvertierungsergebnisse erzielt werden
xlsx	Microsoft Excel (2007 und höher)	Konverter integriert, durch Installation von LibreOffice 6.x können u.U. bessere Konvertierungsergebnisse erzielt werden
tif, tiff	TIFF-Bilddateien	Integrierter Konverter
png	PNG-Bilddateien	Integrierter Konverter
jpg, jpeg	JPEG-Bilddateien	Integrierter Konverter
gif	GIF-Bilddateien	Integrierter Konverter
pdf	Portable Document Format	Kein Konverter erforderlich, da PDF das interne Speicherformat von Docuflair ist; mitgelieferter Konverter, um optional die Auflösung von PDFs zu reduzieren
rtf	Rich Text Format	Installation von LibreOffice 6.x erforderlich
vsd, vdx	Microsoft Visio (ältere Versionen)	Installation von LibreOffice 6.x erforderlich
vsdx, vsdm	Microsoft Visio (2007 und höher)	Installation von LibreOffice 6.x erforderlich
url, website	Link zu Webseite	Konvertierung durch mitgelieferte Anwendung wkhtmltopdf
cr2, rw2, raw, nef, dng, aew, sr2, srf	RAW-Bilddateien	Integrierter Konverter
ps	Postscript-Dateien	Installation von Ghostscript erforderlich
xps	XPS-Dateien	Installation von GhostPCL erforderlich

LibreOffice ist eine freie Office-Suite, die Sie hier herunterladen können. Für die meisten gängigen Office-Dateiformate ist die Installation von LibreOffice nicht erforderlich, sie kann jedoch zu besseren Konvertierungsergebnissen führen. Beachten Sie, dass die Import-Filter von LibreOffice laufend verbessert werden und es zwischen den Versionen zu Unterschieden bei der Darstellung importierter Dokumente kommen kann. Docuflair funktioniert mit allen 6.x-Versionen.

Dokumenten-Export

Insbesondere gescannte Dokumente werden von Docuflair vorverarbeitet, durchsucht (zum Beispiel nach Barcodes und/oder Text) und verarbeitet, um schließlich im gewünschten Ausgabedateiformat gespeichert zu werden. Scan-Aufträge langen im Normalfall als TIFF-Dokumente mit verlustfreier Komprimierung ein, die ohne Konverter direkt verarbeitet werden können.

Docuflair erlaubt die individuelle Konfiguration der Einstellungen für Dateiformate. So können Sie zum Beispiel Kompressions- oder Sicherheitseinstellungen individuell vornehmen und als global verfügbares Dateiformat mit einem freien Namen speichern. Damit stellen Sie sicher, dass Vorgaben systemweit einheitlich umgesetzt und eingehalten werden. Abhängig vom gewünschten Dateiformat stehen unterschiedliche Optionen zur Verfügung: Während für Text-Dateien faktisch keine Optionen wählbar sind, bieten PDF-Dateien die umfangreichsten Konfigurationsmöglichkeiten, etwa Komprimierungsarten, Dateiversion, Ersteller, Signatur und Einschränkungen.

Unter system/Dateiformate können Sie die Liste vordefinierter Dateiformate einsehen und bearbeiten. Sie können beliebig viele individuelle Dateiformate erstellen und speichern. Die zu verwendende Dateierweiterung vergeben Sie selbst, unabhängig vom gewählten Dateiformat und dem Namen des erstellten Dateiformats.

Folgende Dateiformate werden für die Speicherung zu exportierender Dateien unterstützt:

Bezeichnung	Dateiformat	Hinweise
pdf	Portable Document Format	Flexibles Dateiformat zur Speicherung von Text, Grafiken und Bildern. Kann bei aktivierter OCR auch durchsucht werden (Hidden text). Dieses Dateiformat kann mehrere Seiten aufnehmen
tiff	TIFF-Dateien	Dateiformat zur Speicherung von Bilddaten in unterschiedlichen Farbtiefen und Kompressionsverfahren. In einer Datei können mehrere Seiten/Bilder gespeichert werden
txt	Text-Dateien	Umwandlung gescannter Bilder in Text durch die integrierte OCR (Optical Character Recognition). Dieses Dateiformat kann unformatierten Text beliebiger Länge aufnehmen
docx	Word-Dateien	Umwandlung gescannter Bilder in Text durch die integrierte OCR (Optical Character Recognition). Dieses Dateiformat kann formatierten Text beliebiger Länge aufnehmen
xlsx	Excel-Dateien	Umwandlung gescannter Bilder mit Tabellen durch die integrierte OCR (Optical Character Recognition). Dieses Dateiformat kann beliebig viele Informationen aus erkennbaren Spalten und Zeilen aufnehmen
html	HTML-Dateien	Umwandlung gescannter Bilder in Text durch die integrierte OCR (Optical Character Recognition). Dieses Dateiformat kann formatierten Text beliebiger Länge aufnehmen
singleJpeg	JPEG-Dateien	Verbreitetes Dateiformat zur Speicherung eines (bevorzugt farbigen) Bildes
SinglePdf	Portable Document Format	Flexibles Dateiformat zur Speicherung von Text, Grafiken und Bildern. Kann bei aktivierter OCR auch durchsucht werden (Hidden text). Wird diese Option gewählt, wird ein mehrseitiges Dokument in Einzelseiten aufgeteilt
singleBMP	Bitmap-Dateien	Dateiformat zur Speicherung eines Bildes im Windows-Bitmap-Format
singleTiff	TIFF-Dateien	Dateiformat zur Speicherung von Bilddaten in unterschiedlichen Farbtiefen und Kompressionsverfahren. Wird diese Option gewählt, wird ein mehrseitiges Dokument in Einzelseiten aufgeteilt

Weitere Informationen zur Erstellung eigener Dateiformate finden Sie hier