Willkommen in der Welt von Docuflair

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben alles richtig gemacht und sich für Docuflair entschieden. Ab jetzt sind Sie genau am richtigen Weg Zeit und Kosten für Ihre Organisation einzusparen. Optimieren Sie papier Prozessabläufe und entlasten Sie Ihre Arbeitsressourcen, indem Sie mühsame, wiederkehrende Arbeitsschritte einfach automatisieren.

Einleitung

Prozessoptimierung und Zeitersparnis spielen in jedem Unternehmen eine wichtige Rolle. Docuflair bietet in diesem Zusammenhang speziell mit Prozessen und deren Optimierungen im Bereich des Dokumentenmanagements viele Funktionen und hat hierfür nicht nur äußerst nützliche Funktionen entwickelt, sondern passt sich auch an die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens an. Kopieren, Drucken, Scannen und Faxen kann heutzutage jeder Multifunktionsdrucker (MFD). Docuflair nutzt diese und noch viele weitere Funktionen für effiziente Automatisierungsprozesse im gesamten Unternehmensumfeld. Im Zuge dessen können selbst einfachste Anwendungen wie das Scannen eine erstaunliche Zeit- und auch Kostenersparnis im Büroalltag liefern.

Allgemein

Docuflair wurde mit Microsoft Technologien (.NET und .NET Core) entwickelt und kann unter Microsoft Windows ausgeführt werden. Docuflair integriert sich nahtlos in bestehende Active-Directory Landschaften, verwendet optional den Microsoft SQL-Server und wird auf dem Internet Information Server (IIS) und als Windows Dienst ausgeführt.

Docuflair kann direkt auf dem Bildschirm von Multifunktionsgeräten ausgeführt werden. Docuflair kann mit bestehenden Accounting Lösungen (z.B. Equitrac, Y-Soft oder Ringdale) für die Anmeldung am Gerät kombiniert werden oder selbst die Authentifizierung per Karte und/oder PIN-Code, zum Beispiel mittels Xerox Secure Access (XSA) oder Epson Access Control (EAC) übernehmen.

Aktuell werden folgende Hardwareplattformen unterstützt:

• Xerox Extensible Interface Platform (EIP)
• Epson Open Platform (EOP)
• Sharp (OSA)
• Kyocera Hybrid Platform for Advanced Solutions (HyPAS)
• Dokumentenscanner Kodak Scan Station 730EX Plus
• Dokumentenscanner Canon imageFORMULA ScanFront 400
• Alle anderen TWAIN und WIA fähigen Netzwerkscanner
• Mobile Endgeräte (Android und iOS)

Scan-Workflows

Dokumente zu scannen und diese anschließend an die entsprechenden Empfänger und Abteilungen zu verteilen ist Alltag - beinhaltet aber meist zahlreiche umständliche Arbeitsschritte. Mit Docuflair können diese Arbeitsschritte automatisiert werden. QR- und Barcodes können schnell und einfach selbst generiert werden und stoßen die notwendigen internen Prozesse an. Zudem sorgt eine leistungsstarke und skalierbare OCR-Engine dafür, dass Sie Ihre Dokumente jederzeit wiederfinden.

Dokumentenmanagement

Ob Sharepoint oder Rechtsanwaltssoftware, Docuflair kann individuell an fast jedes Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem angebunden werden. Langes Suchen und Zuordnen wird umgangen - mit Docuflair können Sie Dokumente direkt am Multifunktionsdrucker dem jeweiligen Archiv zuordnen. Somit gehen Dokumente nie mehr verloren und Sie sparen Zeit und Geld.

Security

Jegliche Art von Datenübertragung birgt eine Gefahr für sensible Daten. Docuflair verwendet verschiedene Verschlüsselungstechniken zwischen Server und Multifunktionsdrucker, die eine sichere Übertragung in beide Richtungen garantieren.

Außerdem bietet Docuflair unterschiedliche Authentifizierungsmethoden in verschiedenen Kombinationsmöglichkeiten:

• Benutzername + Kennwort
• PIN [+PUK]
• Karte [+PUK]
• 2-Faktor
• Handy

Mobile Printing

Die zu druckende Datei wird vom Anwender an eine definierbare E-Mail-Adresse gesendet. Docuflair überwacht dieses Postfach, holt die E-Mail ab und sendet einen PIN-Code an den Anwender zurück. Durch Eingabe dieses PIN-Codes - direkt auf dem Multifunktionsdrucker - können Dokumente und E-Mail-Nachrichten gedruckt werden. Alternativ können auch mit der Docuflair-App für Android und Apple Dokumente gedruckt werden.

Direkter Druck via USB-Stick

Während Multifunktionsdrucker meist nur standardisierte Dateiformate direkt drucken können (z.B. PDF oder TIFF), erkennt Docuflair rund 70 verschiedene Formate. Mit Docuflair können alle gängigen Dateiformate mit einer Voransicht angezeigt und gedruckt werden. Dies reduziert nicht nur die Fehleranfälligkeit im Druck, sondern senkt auch den Zeitaufwand und die Druckkosten erheblich.

Benutzerinterface Drucker

Nach Registrierung eines Multifunktionsdruckers über den im Netzwerk erreichbaren webbasierten Docuflair Manager können ausgewählte Docuflair-Funktionen zur Verfügung gestellt werden, die auf Benutzer, Gruppen und/oder Geräte einschränkbar sind. Zu diesen gehören beispielsweise folgende:

• Adressbuch Scannen
  • ein Adressbucheintrag kann eine E-Mail-Adresse, eine Faxnummer oder einen Ordner beinhalten
  • mehrere Adressbucheinträge können zu einer Gruppe zusammengefasst werden
  • Texterkennung
• Workflow Scannen
  • Suche nach Barcodes, QR-Codes, Actec-Codes
  • Texterkennung
  • Formularerkennung
  • Prüfen auf Bedingungen
• Folder Scan
  • Ordnerstrukturen am MFP durchsuchen und auswählen
  • Texterkennung
• Scan to home (erfordert Benutzeranmeldung)
• Mobile Print
  • Direkter Ausdruck von E-Mails
  • Druck von "Eigenen Dokumenten", wenn Benutzer angemeldet
• Übermittlung mittels individueller Apps
  • Android
  • Apple IOS
• Webservices (SOAP) zum Übermitteln von Druckdaten
• Direkt Drucken über Windows Druckertreiber
  • aus dem lokalen Netzwerk
  • Über die Cloud
• Dateiupload in Webanwendung
• Pull Print
• Folder Print
  • Ordnerstrukturen am MFP durchsuchen und Dokumente auswählen
  • Unterstützung von mehr als 70 Dateiformaten
• Print from home
  • Drucken von eigenen Dokumenten direkt am Multifunktionsdrucker
  • Unterstützung von mehr als 70 Dateiformaten
  • erfordert Benutzeranmeldung
• Anbindung an Drittsysteme
  • Rechtsanwaltssysteme, wie z.B. Advokat, RA-MICRO, jurXpert
  • Dokumenten-Management-Systeme (DMS)
  • ERP-Systeme

Speicherorte

Docuflair erlaubt das Drucken aus oder das Ablegen von gescannten Dokumenten in individuell konfigurierbaren Speicherorten, wie:

• Lokale Datenträger (auf dem Docuflair Server)
• Netzwerklaufwerke
• Nextcloud
• WebDAV
• FTP, SFTP, FTPS, SCP
• Office 365 (SharePoint, OneDrive, etc.)
• und andere

Durch die einfache Entwicklung von Erweiterungsmodulen können mit geringem Aufwand beliebige weitere Systeme eingebunden werden, wie zum Beispiel ERP-, CRM- und DMS-Systeme.

Hotfolder

Docuflair kann in Umgebungen ohne Multifunktionsdrucker eingesetzt werden, indem Speicherorte wie zum Beispiel lokale Ordner auf eingehende Dokumente (Unterstützung von mehr als 70 Dateiformaten) überwacht werden. Docuflair unterstützt die Verarbeitung von Druck- und Scandokumenten. Alternativ können auch E-Mail-Postfächer auf neue Dokumente geprüft werden.

Eigene Dateien und Dokumentenfreigabe

Docuflair bietet angemeldeten Benutzern einen gesicherten Speicherbereich für eigene Scan- und Druckdokumente, die online betrachtet oder heruntergeladen werden können. Es besteht die Möglichkeit, Dokumente zurückzuhalten und manuell durch einen Besitzer oder einem berechtigten Benutzer freizugeben. Vor einer Freigabe können gescannte Dokumente auf Qualität überprüft und nachbearbeitet werden. Unter anderem werden Werkzeuge wie das Geraderichten, Drehen von Seiten, das Anpassen von Kontrast, Helligkeit sowie das Entfernen von Bildfehlern oder gesamten Seiten bereitgestellt. Druck-Dokumente, die beispielsweise mittels Druckertreiber oder Mobile Print Funktionalität übermittelt wurden, können betrachtet, gelöscht oder als E-Mail weitergeleitet werden.

Docuflair unterstützt die Dokumentenfreigabe auch in Verbindung mit Scan-Workflows. Operatoren erhalten so die Möglichkeit, automatisch verarbeitete Scan-Aufträge – vor der Zustellung an das Zielsystem – zu verifizieren und gegeben falls zu korrigieren, inklusive Meta-Daten und erkannte Inhalte (Barcodes, QR-Codes, Text, etc.).  

Dateiformate

Docuflair unterstützt für einlangende Mobile Print und Scan Dokumente alle gängigen Dateiformate (rund 70 Dateiformate, inklusive Office, URLs, RAW-Formate, PDF, etc.). Für die Scan-Ausgabe werden neben Word, Text, Rasterformate, alle derzeitigen PDF-Standards mit hochwertiger Komprimierung und Texterkennung unterstützt (bis zu PDF/A-3u).

Accounting

Docuflair bietet ein vollwertiges Accounting, wenn dieses von der Druckerhardware unterstützt wird (zum Beispiel Xerox JBA). Bei der Anmeldung am Drucker kann Docuflair dem Benutzer zugeordnete Kostenstellen anzeigen und eine Auswahl erzwingen. Wenn seitens der Hardware keine Unterstützung vorliegt, können grundlegende Informationen protokolliert werden, wie Anwendername und Seitenanzahl. Eine Reporting Engine erlaubt das Abrufen von Reports in verschiedenen Dateiformaten.

Cloud

Verschiedene Docuflair Instanzen können über die Cloud oder über eine Member/Master Struktur vernetzt werden und so einen globalen Transfer von Scan- und Druckdokumenten ermöglichen. Eine Anbindung an Microsoft Azure erlaubt eine zentrale Benutzerverwaltung.

Docuflair Redaction

Docuflair Reaction erlaubt das automatische Schwärzen von sensiblen Informationen oder personenbezogenen Daten bei Scan-, Kopier- und Druckvorgängen. Mit dieser Funktion können alle sensiblen Informationen, wie Hinweise auf Krankheiten, Geburtsdaten, Kundeninformationen, Sachbearbeiter, etc. automatisch ausgefiltert werden.

Beim Konfigurieren von Redaction können verschiedene Datenquellen, wie zum Beispiel Verzeichnisdienste oder Wörterbücher festgelegt werden. Beim Schwärzen werden Regular Expressions und Fehlertoleranzen unterstützt. Auch werden abgeteilte Wörter korrekt erkannt.

Die Farbe zum Überschreiben der sensiblen Daten ist konfigurierbar - durch Auswahl der Farbe weiß, werden zum Beispiel alle Wörter gelöscht und die Zwischenräume können neu befüllt werden.

Docuflair Commerce

Die Firma Administrator.at implementiert seit 2016 Shopsysteme im B2B- und B2C-Bereich mit Unterstützung gängiger Payment Provider. Docuflair Commerce ist eine Web2Print Lösung und bietet Unterstützung für personaliserte Drucksorten, mit automatischer Kostenkalkulation, Mehrfachnutzen und beliebig definierbaren Endverarbeitungen. Auch können so Produktionsdrucker in die Welt von Docuflair integriert werden.