Einleitung

Prozessoptimierung und Zeitersparnis spielen in jedem Unternehmen eine wichtige Rolle. Docuflair bietet in diesem Zusammenhang speziell mit Prozessen und deren Optimierungen im Bereich des Dokumentenmanagements viele Funktionen und hat hierfür nicht nur äußerst nützliche Funktionen entwickelt, sondern passt sich auch an die individuellen Bedürfnisse jedes Unternehmens an. Kopieren, Drucken, Scannen und Faxen kann heutzutage jeder Multifunktionsdrucker (MFD). Docuflair nutzt diese und noch viele weitere Funktionen für effiziente Automatisierungsprozesse im gesamten Unternehmensumfeld. Im Zuge dessen können selbst einfachste Anwendungen wie das Scannen eine erstaunliche Zeit- und auch Kostenersparnis im Büroalltag liefern.

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Produktüberblick

Docuflair 3.0 wurde mit Microsoft Programmiersprachen (.NET und .NET Core) entwickelt und kann unter Microsoft Windows ausgeführt werden. Docuflair integriert sich nahtlos in bestehende Active-Directory Landschaften, verwendet optional den Microsoft SQL-Server und wird auf dem Internet Information Server (IIS) und als Windows Dienst ausgeführt.

Docuflair kann direkt auf dem Bildschirm von Multifunktionsgeräten ausgeführt werden. Docuflair kann mit bestehenden Accounting Lösungen (z.B. Equitrac) für die Anmeldung am Gerät kombiniert werden oder selbst, zum Beispiel mittels Xerox Secure Access (XSA) oder Epson Access Control (EAC) die Authentifizierung übernehmen.

Folgende Hardwareplattformen werden unterstützt:

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Scan-Workflows

Dokumente scannen und diese anschließend an die entsprechenden Empfänger und Abteilungen zu verteilen ist Alltag - beinhaltet aber meist zahlreiche überflüssige Arbeitsschritte. Mit Docuflair können diese Arbeitsschritte automatisiert werden. QR- und Barcodes können schnell und einfach selbst generiert werden und stoßen die notwendigen internen Prozesse an. Zudem sorgt eine leistungsstarke und frei skalierbare OCR-Engine dafür, dass Sie Ihre Dokumente jederzeit wiederfinden.

Dokumenten-Management

Ob Sharepoint oder Rechtsanwaltssoftware, Docuflair kann individuell an Ihr Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem angepasst werden. Langes Suchen und Zuordnen wird umgangen - mit Docuflair können Sie Dokumente direkt am Multifunktionsdrucker dem jeweiligen Archiv zuordnen. Somit gehen Dokumente nie mehr verloren und Sie sparen Zeit und Geld.

Security

Jegliche Art von Datenübertragung birgt eine Gefahr für sensible Daten. Docuflair verwendet eine eigens entwickelte Verschlüsselungstechnik zwischen Server und Multifunktionsdrucker, die eine sichere Übertragung in beide Richtungen garantiert.

Außerdem bietet Docuflair vier Authentifizierungsmethoden in verschieden Kombinationsmöglichkeiten:

Mobile Printing

Man versendet die zu druckende Datei an eine definierte E-Mail-Adresse und erhält einen PIN-Code. Durch Eingabe des PIN-Codes - direkt auf der Maschine - können Dokumente und E-Mail-Nachrichten gedruckt werden.

Direkter Druck via USB-Stick

Während originale Druckertreiber meist nur standardisierte Dateiformate drucken können (z.B. PDF, .jpeg, etc.) erkennt Docuflair rund 70 verschiedene Formate. Mit Docuflair können alle gängigen Dateiformate in der Vorschau angezeigt und auch gedruckt werden. Dies reduziert nicht nur die Fehleranfälligkeit im Druck, sondern senkt auch den Zeitaufwand und die Druckkosten erheblich.

Benutzerinterface Drucker

Nach Registrierung eines Multifunktionsdruckers über den im Netzwerk erreichbaren webbasierten Docuflair Manager können ausgewählte Docuflair-Funktionen zur Verfügung gestellt werden, die auf Benutzer und/oder Geräte einschränkbar sind. Zu diesen gehören beispielsweise folgende:

Speicherorte

Docuflair erlaubt das Drucken aus oder das Ablegen von gescannten Dokumenten in individuell konfigurierbaren Speicherorten, wie:

Durch die einfache Entwicklung von Erweiterungsmodulen können mit geringem Aufwand beliebige andere Systeme eingebunden werden, wie zum Beispiel ERP, CRM und DMS-Systeme.

Hotfolder

Docuflair kann in Umgebungen ohne Multifunktionsdrucker eingesetzt werden, indem Speicherorte wie zum Beispiel lokale Ordner auf eingehende Dokumente überwacht werden. Docuflair unterstützt die Verarbeitung von Druck- und Scandokumenten. Alternativ können auch E-Mail-Postfächer auf neue Dokumente geprüft werden.

Eigene Dateien und Dokumentenfreigabe

Docuflair bietet angemeldeten Benutzern einen gesicherten Speicherbereich für eigene Scan- und Druckdokumente, die online betrachtet oder heruntergeladen werden können. Es besteht die Möglichkeit Dokumente zurückzuhalten und manuell durch einen Besitzer oder einem berechtigten Benutzer freizugeben. Vor einer Freigabe können gescannte Dokumente auf Qualität überprüft und nachbearbeitet werden. Unter anderem Werkzeuge wie das Geraderichten, Drehen von Seiten, das Anpassen von Kontrast, Helligkeit sowie das Entfernen von Bildfehlern oder gesamten Seiten stehen zur Auswahl. Druck-Dokumente, die beispielsweise mittels Druckertreiber oder Mobile Print Funktionalität übermittelt wurden, können betrachtet, gelöscht oder als E-Mail weitergeleitet werden.

Docuflair unterstützt die Dokumentenfreigabe auch in Verbindung mit Scan-Workflows. Operatoren erhalten so die Möglichkeit, automatisch verarbeitete Scan-Aufträge – vor der Zustellung an das Zielsystem – zu verifizieren und gegeben falls zu korrigieren, inklusive Meta-Daten und erkannte Inhalte (Barcodes, QR-Codes, Text, etc.).  

Dateiformate

Docuflair unterstützt für einlangende Mobile Print Dokumente alle gängigen Dateiformate (rund 70 Dateiformate, inklusive Office, URLs, RAW, etc.). Für die Scan-Ausgabe werden neben Word, Text, Rasterformate, alle derzeitigen PDF-Standards mit hochwertiger Komprimierung und Texterkennung unterstützt (bis zu PDF/A-3u).

Accounting

Docuflair bietet grundlegendes Accounting, wenn von der Druckerhardware unterstützt (zum Beispiel Xerox JBA). Bei der Anmeldung am Drucker kann Docuflair dem Benutzer zugeordnete Kostenstellen anzeigen und eine Auswahl erzwingen. Eine Reporting Engine erlaubt das Abrufen von Reports in verschiedenen Dateiformaten.

Cloud

Verschiedene Docuflair Instanzen können über die Cloud vernetzt werden und so einen globalen Transfer von Scan- und Druckdokumenten ermöglichen. Eine Anbindung an Microsoft Azure erlaubt eine zentrale Benutzerverwaltung.

Docuflair Redaction

Docuflair Reaction erlaubt das automatische Schwärzen von personenbezogenen Daten bei Scan-, Kopier- und Druckvorgängen. Mit dieser Funktion können alle sensiblen Informationen, wie Hinweise auf Krankheiten, Geburtsdaten, Kundeninformationen, Sachbearbeiter, etc. automatisch ausgefiltert werden.

Beim Konfigurieren von Redaction können verschiedene Datenquellen, wie zum Beispiel Verzeichnisdienste oder Wörterbücher angeben werden. Beim Schwärzen werden Regular Expressions und Fehlertoleranzen unterstützt, auch abgeteilte Wörter werden korrekt erkannt.

Die Farbe zum Überschreiben der sensiblen Daten ist konfigurierbar - durch Auswahl der Farbe weiß, werden zum Beispiel alle Wörter gelöscht und die Zwischenräume können neu befüllt werden.

Qualifizierte Signaturen (ab Q3/2020)

Docuflair 3.0 bietet demnächst eine Unterstützung für qualifizierte Signaturen, wie zum Beispiel der Handy-Signatur. Diese Funktionalität wird als Erweiterung zur Scan-Freigabe bereitgestellt und fügt sich damit nahtlos in Docuflair Workflows ein.

Zertifikatsmanagement (ab Q3/2020)

Docuflair bietet ein vereinfachtes Zertifikatsmanagement für Unternehmen ohne eigene PKI. Mit geringem administrativem Aufwand und ohne Vorkenntnisse können an Multifunktionsdrucker Zertifikate ausgeteilt werden, um SSL-Fehler und Warnungen zu vermeiden.

Docuflair Wallet (ab Q3/2020)

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Die Firma Administrator.at implementiert seit 2016 Shopsysteme im B2B- und B2C-Bereich mit Unterstützung gängiger Payment Provider. Zukünftig können für einzelne Benutzer Guthaben aufgebucht werden und Dienstleistungen online angeboten werden.