Scannen: Quick-Scan

Der Quick-Scan erlaubt die Verwendung von Trennseiten, um in das Multifunktionsgerät eingelegte Papierstapel in einzelne Aufträge zu zerlegen. Auf diesen Trennseiten ist gleichzeitig auch das Scan-Ziel hinterlegt, an das die folgenden Seiten (bis zur nächsten Trennseite oder bis zum Ende des Dokuments) übermittelt werden sollen.

Folgende Scan-Ziele werden von Docuflair Trennseiten unterstützt:

• Kontakte (Gruppen, E-Mail-Adressen, Ordner, Fax-Nummern)
• Speicherorte
• Akten in Rechtsanwaltssoftware

Docuflair unterstützt auch Trennseiten ohne Zielinformation. Eine derartige Trennseite kann verwendet werden, um Scan-Aufträge zu zerlegen, die nicht über Quick-Scan eingelesen werden oder die nicht durch einen Workflow verarbeitet werden, der nach Docuflair-Trennseiten sucht.

QR-Code generieren

Im Menü unter Scannen/QR-Code-Trennblätter kann man QR-Codes für Trennseiten generieren lassen. Nachdem man die Beschreibung und den Inhalt gewählt hat kann man die Trennseite entweder normal oder speziell Drucken bzw. Generieren lassen.

Spezielle Trennseiten werden verwendet, um den Dokumentenstapel in einem Vorverarbeitungsschritt zu zerlegen. Außerdem werden diese Trennseiten automatisch aus den Dokumenten entfernt und werden dadurch nicht für eine weitere Workflow-Verarbeitung berücksichtigt.

Es gibt zwei Typen, für die man QR-Codes generieren lassen kann:

• QR-Code einfaches Trennblatt
• QR-Code Etiketten

Je nach ausgewählten Typ werden bzw. wird der QR-Code im bestimmten Format generiert.

Erzeugen einer Trennseite

Am Multifunktionsdrucker wird in den meisten Scan-Dialogen unter erweiterten Optionen die Funktion Trennseite angezeigt. Durch Antippen wird am Multifunktionsdrucker eine Trennseite ausgegeben, die danach auf ein zu scannendes Stapel Papier gelegt werden muss, um die folgenden Seiten an das richtige Ziel zu leiten. Je nach verwendeten Scan-Dialog werden auch die gewählten Scan-Optionen (Farbmodell, Dateiformat, etc.) mit der Trennseite abgespeichert.

Auch über den Docuflair Manager können für Kontakte Trennseiten generiert werden, indem in der Listenansicht der Kontakte auf das Symbol ganz rechts geklickt wird. Docuflair generiert dann ein PDF-Dokument, das auf den Arbeitsplatz heruntergeladen werden kann und nach Bedarf verteilt und gedruckt werden kann.

Achtung

Trennseiten funktionieren nur mit der jeweiligen Docuflair Installation. Wird Docuflair neu installiert, können Trennseiten, generiert mit der vorherigen Installation von Docuflair, nicht mehr verwendet werden - selbst wenn sich der Name eines Kontaktes oder Ziels nicht geändert hat.

Ausführen der Anwendung

Obiges Beispiel zeigt das Symbol der Quick-Scan-Anwendung. Durch Antippen wird die Anwendung gestartet.

Verwenden der Anwendung

Die Quick-Scan-Anwendung zeigt nur Optionen zum Konfigurieren des Scanners am Multifunktionsgerät. Bei obigem Beispiel kann das Dateiformat nicht gewählt werden, weil diese Information typischerweise bereits beim Scan-Ziel (Kontakt, Akt, Order, etc.) bereits hinterlegt ist. Im Zuge der Verarbeitung des Scan-Auftrages durch Docuflair erfolgt eine Konvertierung in das gewählte Dateiformat. Optionen wie Farbmodus und Ausrichtung sind hingegen normalerweise frei wählbar, weil diese direkten Einfluss auf das Einlesen der Dokumentenvorlage und der damit verbundenen Darstellungsqualität haben.

Achtung

Quick-Scan erfordert schon auf der ersten Seite eine Trennseite, damit Docuflair weiß, wie das Dokument verarbeitet werden soll und wohin es zugestellt werden soll. Beim Einlegen von Scan-Aufträgen ohne führendes Trennblatt, werden nicht zuordenbaren Seiten im .\scans\failed Ordner der jeweiligen Instanz abgelegt.

Hinweis

Das Trennblatt wird nur zur Zuordnung an ein Scan-Ziel verwendet und aus der weiteren Verarbeitung immer entfernt.

Durch Antippen von Scannen kann der Einlesevorgang des zu scannenden Dokumentes gestartet werden. Alternativ kann auch die Taste zum Starten eines Vorgangs direkt am Multifunktionsdrucker gedrückt werden.