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Produktauswahl

Die vollumfängliche Docuflair Software Suite besteht aktuell aus wenigen Hauptprodukten und zahlreichen Erweiterungsmodulen. In den meisten Fällen verläuft die Installation einfach durch die Ausführung einer einzigen Installationsdatei. Abhängig von der erworbenen Lizenz werden dann unterschiedliche Funktionen freigeschalten. Durch dieses Lizenzmodell kann sehr komfortabel und je nach Bedarf der Funktionsumfang einfach erweitert werden. Bei der Lizenzierung wird außerdem je nach Einsatz zwischen Gerätelizenzen, Serverlizenzen und Benutzerlizenzen unterschieden. Pro registrieren Gerät ist eine Gerätelizenz notwendig. Pro installierten Server ist eine Serverlizenz notwendig. Ausgewählte Funktionen des Archives unterliegen außerdem einer Zugriffsbeschränkung, die anhand von Benutzerlizenzen geregelt werden.

Hauptprodukte

Hauptprodukte können sowohl eigenständig als auch kombiniert zum Einsatz kommen.

Secure Print Device

Bei diesem Softwareprodukt handelt es sich um eine Gerätelizenz zum sicheren Drucken von Dokumenten.

Die Docuflair® | Secure Print Device Software für Multifunktionsdrucker bietet sichere, datenschutzkonforme und nachhaltige Möglichkeiten Dokumenten in verschiedensten Dateiformaten ganz einfach zu drucken. Die Benutzeroberfläche direkt am Display des Druckers ermöglicht eine einfache, schnelle Bedienung und ist an individuelle Kundenanforderungen anpassbar. Die beliebte Follow-Print-Funktion ermöglicht ein standort- und geräteunabhängiges Druckerlebnis auf beliebig vielen Druckwarteschlagen mit Steuerung durch eigene Druckregeln. Das Durchsuchen von Speicherorten (z.B.: SMB-Netzwerkfreigaben, FTP, Cloud, OneDrive, SharePoint) direkt am Gerät bietet ein sofortiges Drucken je nach Bedarf und ohne einen persönlichen Computer aus beliebigen Verzeichnisstrukturen. Die Mobile-Print-Funktion konvertiert E-Mails und Anhänge automatisiert und ermöglicht so ein netzwerk- und geräteunabhängiges Drucken. Auch über den webbasierten Docuflair® Manager können Dokumente zum Drucken hochgeladen werden. Für maximale Kontrolle existiert die optionale Druckvorschau und die Möglichkeit zum nachträglichen Ändern von Druck- und Endverarbeitungsoptionen. Der Access Control Layer, schränkt den Zugang auf Gerätefunktionen auf Benutzer-, Gruppen- und Geräteebene ein. Das inkludierte Reporting Service ermöglicht das Abrufen von durchgeführten Aufträgen von unterstützten Multifunktionsdruckern, um Kostenstellen und Auslastungen zu kontrollieren.

Zusammengefasst sind folgende Funktionen inkludiert:

  • Sichere Benutzeranmeldung
    • Zugangsregelung zu Funktionen
  • Follow-Print / Pull-Print
    • Beliebige Druckwarteschlagen
    • Individuelle Druckregeln
  • Drucken aus Speicherorten
    • Lokale Verzeichnisse und Cloud
  • Drucken von E-Mails
    • Konvertierung von Anhängen
  • Dokumente hochladen im Webportal
  • Aufträge untereinander teilen
    • Vertreterregelung
  • Optimierter Fotodruck
    • Voransicht von Fotos
  • Druckvorschau am Gerät
    • Druckeinstellungen änderbar
  • Kostenkontrolle / Auswertungen
  • Verwaltung von Ressourcen
    • Integrationen LDAP / Active Directory
    • Geräte, Gruppen, Benutzer, Kostenstellen, Standorten

Secure Scan Device

Bei diesem Softwareprodukt handelt es sich um eine Gerätelizenz zum sicheren Scannen von Dokumenten.

Die Docuflair® | Secure Scan Device Software für Multifunktionsdrucker und Dokumentenscannern bietet sichere, einfache und effiziente Möglichkeiten, wie Dokumente in verschiedenen Dateiformaten (z.B.: PDF/A+OCR, TIFF, WORD, EXCEL) gescannt werden können. Die Benutzeroberfläche direkt am Display des Gerätes ermöglicht eine einfache, schnelle Bedienung und ist an individuelle Kundenanforderungen anpassbar. Die beliebten Scan-Workflows bieten höchste Flexibilität, erweiterte Benutzereingaben und die gleichzeitige Zustellung an verschiedene Scan-Ziele. Eine intelligente Text, QR- / Barcode und Formularerkennung steuert abhängig vom gescannten Inhalt den Dokumentenfluss. Das Durchsuchen von Speicherorten (z.B.: SMB-Netzwerkfreigaben, FTP, Cloud, OneDrive, SharePoint) am Gerät, ermöglicht das Scannen direkt in das endgültige Ablageziel - ohne manuellen Mehraufwand und Umwegen. Die Suchfunktion im Adressbuch (manuell erstellt, importiert oder aus dem Active Directory synchronisiert) findet sofort gewünschte Kontakt- und Gruppenzielen (E-Mail-Adressen, Verzeichnisse und Faxnummern). Mithilfe von QR-Code-Trennblättern ist ein schnelles stapelbasiertes Scannen möglich. Individuelle Dateiformate ermöglichen das Schreiben von Dokumenten als PDF/A für die Langzeitarchivierung, fortgeschrittene Digitale Signaturen, sowie verschlüsselte und passwortgeschützte Dokumente. Auch der Aufdruck von Wasserzeichen bzw. Metainformationen (z.B.: wann, wo wurde gescannt) wird unterstützt. Eine optionale Scan-Vorschau bereits am Gerät - nachdem gescannte Dokumente an den Server übertragen wurden - bietet optimale Kontrolle in kritischen Infrastrukturen. Der Access Control Layer ist eine Sicherheitsebene, um den Zugang und Funktionen am Gerät auf Benutzer-, Gruppen- und Geräteebene zu beschränken. Nach Benutzeranmeldung kann die Funktion Scan-to-Home zur Verfügung gestellt werden. Das inkludierte Reporting Service ermöglicht das Abrufen von durchgeführten Aufträgen von unterstützten Multifunktionsgeräten, um Kostenstellen und Auslastungen zu kontrollieren.

Zusammengefasst sind folgende Funktionen inkludiert:

  • Sichere Benutzeranmeldung
    • Zugangsregelung zu Funktionen
  • Adressbücher
    • Erstellung und Verwaltung von beliebig vielen Adressbüchern
    • Sammeln von Kontakten in mehreren oder verschiedenen Adressbüchern
    • Ermöglicht das Zusammenfassen von tausenden Kontakten zu einem gemeinsamen Adressbuch. Am Multifunktionsgerät können beliebige Kontakte in einem ausgewählten Adressbuch gesucht und als Einzel- oder Gruppenziel ausgewählt werden.
    • Docuflair QR-Code für QuickScan drucken
    • Kontakt als Favorit setzen
  • Kontakte & Gruppen
    • Erstellung, Verwaltung und Gruppierung von Kontakten
    • Ziele: E-Mail-Adresse, Fax-Nummer, Verzeichnis (bzw. Speicherort) und Gruppen
    • Synchronisation via LDAP / Active Directory
  • Scannen Kontakte: E-Mail
    • Ermöglicht das Auswählen eines global definierten Kontaktes, der als Scan-Ziel eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat.
    • Ermöglicht das Eingeben einer beliebigen E-Mail-Adresse am Multifunktionsgerät.
  • Scannen Kontakte: Fax
    • Ermöglicht das Auswählen eines global definierten Kontaktes, der als Scan-Ziel eine Faxnummer hinterlegt hat.
    • Ermöglicht das Eingeben einer beliebigen Faxnummer am Multifunktionsgerät, sowie das Ausdrucken einer Fax-Sendebestätigung (Scan-Option: Bestätigung aktivieren)
  • Scannen Kontakte: Verzeichnis (Home)
    • Ermöglicht das Auswählen eines global definierten Kontaktes, der als Scan-Ziel ein Verzeichnis bzw. einen Speicherort hinterlegt hat.
    • Ermöglicht das Eingeben eines beliebigen lokalen Verzeichnisses am Multifunktionsgerät.
  • Scannen Kontakte: Gruppe
    • Ermöglicht das Gruppieren von Kontakten zu einem Scan-Ziel, das am Multifunktionsgerät ausgewählt werden kann.
    • Gescannte Dokumente werden an alle in der Gruppe vorkommende Kontakte gescannt und es dabei spielt es keine Rolle ob E-Mail, Fax und Speicherorte als Ziel gemischt vorkommen.
  • Scannen Speicherorte
    • Ermöglicht das Durchsuchen von Speicherorten am Multifunktionsgerät
    • Authentifizierung am Speicherort via Docuflair Systembenutzer
    • Vordefinierte Ablageorte am lokalen Datenträger des Docuflair Servers
    • Netzwerklaufwerke, Nextcloud, WebDAV, FTP, SFTP, FTPS, SCP, Microsoft 365 (SharePoint, OneDrive, etc.)
  • Scan-Workflows
    • Beliebig viele Scan-Workflows
    • Erstellung und Verwaltung mehreren Scan-Workflows
    • Eingabe ausschließlich Scan-Geräte inkl. Metadateneingabe
    • Vorverarbeitung: umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten
    • Erkennung: von QR-Codes, Barcodes, Text und Formularen
    • Ausgabe: beliebig viele bedingte oder unbedingte Ausgabemöglichkeiten
  • Individuelle Dateiformate
    • Erstellung und Verwaltung von eigenen Ausgabeformaten
    • PDF/A + OCR, TIFF, TXT, DOCX, XLSX, PPTX, JEPG, BMP
  • Formular: anlernen
    • Erstellung und Verwaltung von Formularen für die Erkennung
  • QR-Code-Client
    • Drucken von Docuflair Trennseiten, Etiketten und mehrfachen Anhänge für Kontakt-Ziele über die Microsoft Windows Forms Anwendung auf Client Geräten.

Flow Server - Intelligent Document Processing (IDP)

Bei diesem Softwareprodukt handelt es sich um eine Serverlizenz zum intelligenten Verarbeiten von Dokumenten.

Während die Docuflair® | Secure Scan Device Software bereits umfassende Scan-Workflows direkt vom Gerät anbietet, ermöglicht der Docuflair® | Flow Server das Abrufen von Dokumenten für die intelligente Weiterverarbeitung auch aus Hot-Folder, E-Mail-Postfächer und anderen externen Eingabequellen. Workflows wie ein E-Mail-Rechnungseingang sowie die Verarbeitung von bereits digital vorliegenden Dokumenten können hiermit abgebildet werden. Der Server kann grundsätzlich auch eigenständig, also ohne Geräte-Anbindung zum Einsatz kommen.

Zusammengefasst sind folgende Funktionen inkludiert:

  • Scan-Workflows
    • Beliebig viele Scan-Workflows
    • Beliebig viele zu überwachende Hotfolder
    • Beliebig viele zu überwachende E-Mail-Postfächern
    • Weitere externe Eingabequellen
  • Scan-, Druck- und Konvertierungs-Workflows
    • Erstellung und Verwaltung von Scan-Workflows
    • Eingabe: überwachte E-Mail-Postfächer oder Hotfolder
      • Erstellung und Verwaltung von mehreren zu überwachenden E-Mail-Postfächer oder Hotfolder
    • Vorverarbeitung: umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten
    • Erkennung: von Aztec-, QR-, sowie Barcode, Text und Formularen
    • Ausgabe: beliebig viele bedingte oder unbedingte Ausgabemöglichkeiten
  • Möglichkeit zur Anbindung von anderen OCR-Engines
  • Scan-Freigabe
    • Umfangreiche Nachbearbeitung im Docuflair Manager
    • Verwerfen oder Freigabe von gescannten Dokumenten
  • Druck-Freigabe
    • Installation eines virtuellen Druckers, der das Zurückhalten von Dokumenten in einer Druck-Freigabe ermöglicht. Ein Operator kann entscheiden, welche Dokumente zum Drucken freigegeben und verworfen werden.
  • bessere parallele Verarbeitung durch die Verwendung von mehr CPU-Kernen

Erweiterungsmodule

Erweiterungsmodule können niemals eigeständig, sondern nur als Ergänzung zu den Hauptprodukten zum Einsatz kommen.

Virtual Wallet - Education

Bei diesem Softwaremodul handelt es sich um eine Serverlizenz für die genauen Kostenabrechnung. Für diese Erweiterung ist eine Secure Print Device oder Secure Scan Device Lizenz erforderlich.

Das Docuflair® | Virtual Wallet erweitert das System um eine manuelle Guthabenverwaltung. Jedem Benutzer kann nun über den Docuflair Manager Guthaben aufgebucht werden. Wird für ein Gerät die Vorautorisierung von Aufträgen aktiviert, so können Benutzer nur mehr auf Gerätefunktionen (Kopieren, Drucken wie auch Scannen) zugreifen, wenn ausreichend Guthaben vorhanden ist. Anhand von hinterlegten Preislisten, kann definiert werden, welche Funktionen wie viele Kosten, für den angemeldeten Benutzer verursachen.

Docuflair® | Virtual Wallet ist die ideale Lösung für Universitäten und Schulen, um Lehrern, Studenten und Schülern Druck-, Kopier- und Scan-Dienstleistungen zugänglich zu machen.

Webshop - Education

Bei diesem Softwaremodul handelt es sich um eine Serverlizenz für die automatisierte Kostenabrechnung. Für diese Erweiterung ist eine Virtual Wallet Lizenz erforderlich.

Für die Docuflair® | Webshop Erweiterung darf eine zusätzliche Installationsdatei ausgeführt werden, um die Konfiguration eines hochwertigen Onlineshop-System zum Verwalten und Buchen von Druck- und Kopierguthaben zu ermöglichen. Anwender oder externe Personen können mithilfe von den gängigsten Zahlungsmethoden (Kreditkarten, Sofortüberweisung, PayPal und AmazonPay) Guthaben auf Benutzerkonten aufladen. Ferner besteht die Möglichkeit den Webshop um individuelle Produkte zu ergänzen, um diese online zu vertreiben, wie beispielsweise Bücher, Visitenkarten, Papier etc.

Docuflair® | Webshop ist die ideale Lösung für Universitäten und Schulen, um Lehrern, Studenten und Schülern Druck-, Kopier- und Scan-Dienstleistungen zugänglich zu machen.

TR-RESISCAN Server

Bei diesem Softwaremodul handelt es sich um eine Serverlizenz für ein rechtssicheres, ersetzendes Scannen von Dokumenten. Für diese Erweiterung ist eine Secure Scan Device Lizenz erforderlich.

BSI TR-03138 RESISCAN beschreibt eine mehrstufige Abfolge von empfohlenen Arbeitsschritten zum rechtssicheren Digitalisieren von Papierdokumenten. Diese wurde vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in Deutschland als Handlungsleitfaden für Anwender in Justiz, Verwaltung, Wirtschaft und Gesundheitswesen veröffentlicht. Laut den Empfehlungen dieser technischen Richtlinie, bietet Docuflair® | TR-RESISCAN Server alle Werkzeuge, um den vollständigen Prozess abzubilden. Angefangen bei der Benutzerauthentifizierung auf dem Gerät zum Erfassen der Dokumente, den passenden Scaneinstellungen (hochauflösend bis 600 DPI, PDF/A, OCR, mit verlustfreier Kompression), einer mehrstufigen Sicht- und Qualitätskontrolle zuerst am Gerät und dann im Webinterface (Vier-Augen-Prinzip), Bildverbesserungsalgorithmen, der Einbindung eines Protokolldokuments (Transfervermerk) und der korrekten Ablage mit Digitaler Signatur zum Schutz vor nachträglicher Veränderung (Manipulation).

Secure Scan Justice Device

Bei diesem Softwaremodul handelt es sich um eine Gerätelizenz zum optimierten Scannen von Dokumenten. Für diese Erweiterung ist eine Secure Scan Device Lizenz erforderlich.

Die Docuflair® | Secure Scan Justice Device Software für Multifunktionsdrucker und Dokumentenscannern bietet optimierte Scan-Funktionalitäten perfekt geeignet für Anwälte, Steuerberater, Notare und Rechtsabteilungen. Die Schnittstellen zu Kanzleisoftwarelösungen ermöglichen eine direkte Ablage von Dokumenten zu Akten und Mandanten.

Derzeit werden folgende nahtlosen Softwareanbindungen unterstützt: Advokat, jurXpert, notarXpert, Paragraph und RA-MICRO, DATEV, BMD, RZL.

Zusammengefasst sind folgende Funktionen inkludiert:

  • Auswahl von Sachbearbeitern
  • Suche nach Mandanten und Akten
  • Direktes Scannen ohne Umwege
  • PDF/A + OCR Langzeitarchivierung
  • Individuell konfigurierbare Dateiformate

Mobile Device App

Bei diesem Softwaremodul handelt es sich um eine Gerätelizenz zum Arbeiten von unterwegs. Für diese Erweiterung ist eine Flow Server Lizenz erforderlich.

Die Docuflair | Mobile Device App für Android und Apple iOS bietet verschiedene Funktionen zum Scannen und Drucken. Außendienstmitarbeiter können Dokumente einfach mit dem Handy abfotografieren und an die internen Scan-Workflows oder -Ziele (wie Ordner, Rechtsanwaltssysteme, etc.) übermitteln. Umgekehrt kann die Docuflair App auch verwendet werden, um passwortlose Anmeldungen am Multifunktionsdrucker durchzuführen (durch das Abscannen eines QR-Codes) und um Dokumente für den Druck freizugeben - sogar auf Druckern und Display.

  • Anmeldung am Multifunktionsdrucker durchführen
  • Dokumente einfach von mobilen Geräten drucken
  • Fotos einfach an Scan-Workflows und andere Scan-Ziele übermitteln

Remote Scan Client

Bei diesem Softwaremodul handelt es sich um eine Gerätelizenz zum einfachen Scannen von Dokumenten auf Windowssystemen. Für diese Erweiterung ist eine Flow Server Lizenz erforderlich.

Der Docuflair® | Remote Scan Client ist eine Software für Windows Computer, die es Anwendern ermöglicht TWAIN- und WIA-fähige Tischscanner, Dokumentenscanner und Buchscanner zu integrieren.

Commerce

Bei diesem Softwaremodul handelt es sich um eine Serverlizenz für den Verkauf und Aufbreitung von Drucksorten. Für diese Erweiterung ist eine Flow Server Lizenz erforderlich.

Docuflair® | Commerce ist ein Webshop, der verschiedene Drucksorten zum Kauf anbieten kann. Dieses Modul kann in internen Netzwerken oder für B2B/B2C Kunden eingesetzt werden und unterstützt variablen Datendruck, wie die Online-Gestaltung von Visitkarten und gerenderte Voransichten von hochgeladenen Dokumenten. Auch können so Produktionsdrucker in die Welt von Docuflair integriert werden.

Zusammengefasst sind folgende Funktionen inkludiert:

  • automatischer Kostenkalkulation
  • beliebig definierbaren Endverarbeitungen.
  • Mehrfachnutzen

Redact

Bei diesem Softwaremodul handelt es sich um eine Serverlizenz zum Schwärzen von Inhalten in Dokumenten. Für diese Erweiterung ist eine Flow Server Lizenz erforderlich.

Docuflair® | Redact ermöglicht das automatisierte Schwärzen von Textinhalten in Dokumenten. Anbindungen an Wörterbücher und Benutzerdatenbanken (Active Directory) sind vorhanden. Eine webbasierte Dokumentansicht ermöglicht eine Kontrolle und Freigabe von Dokumenten vor dem endgültigen Schwärzen. Über dieses Werkzeug ist außerdem ein händisches chwärzen von Text- und Bildinformationen möglich.

Translate

Bei diesem Softwaremodul handelt es sich um eine Serverlizenz zum Übersetzen von Inhalten in Dokumenten. Für diese Erweiterung ist eine Flow Server Lizenz erforderlich.

Docuflair® | Translate ermöglicht das automatisierte Übersetzen von Textinhalten in Dokumenten. Eine Anbindungen an verschiedene KI-gestützte Übersetzungsdienstleister ist möglich. Durch intelligente Algorithmen bleibt bei der Übersetzung das ursprüngliche Layout / Design bestmöglich erhalten.

Normalize

Bei diesem Softwaremodul handelt es sich um eine Serverlizenz zum Normalisieren von Dokumenten. Für diese Erweiterung ist eine Flow Server Lizenz erforderlich.

Docuflair® | Normalize ermöglicht das automatisierte Normalisieren von Dokumenten nach PDF und PDF/A mit OCR. Verschiedenste Dateiformate werden konvertiert und in eine einheitliche Form gebracht. Konvertierungen von Webseiten, E-Mails und Anhängen ist möglich.

Member Server

Bei dieser Lizenzerweiterung handelt es sich um eine Serverlizenz für eine verteilte Serverinstallation. Für diese Erweiterung ist eine Flow Server Lizenz erforderlich.

Die Docuflair® | Member Server Lizenz ermöglicht die verteilte Installation von Docuflair auf mehreren Servern. Dadurch wird eine standortübergreifende Druckumgebung geschaffen.

CPU Cores (OCR)

Bei dieser Lizenzerweiterung handelt es sich um eine Serverlizenz für eine optimierte Verarbeitung von Dokumenten. Für diese Erweiterung ist eine Flow Server Lizenz erforderlich.

Die Docuflair® | CPU Cores Lizenz schaltet zwei (2) zusätzliche CPU-Kerne für die parallele Verarbeitung von Seiten - insbesondere für die Texterkennung (OCR) - frei. Standardmäßig beinhaltet der Flow Server vier (4) freigeschaltene CPU-Kerne.

Kommende Hauptprodukte

Folgende Hauptprodukte sind aktuell in Entwicklung.

Archive

Bei diesem Softwareprodukt handelt es sich um eine Serverlizenz zum revisionsichere Archivieren von Dokumenten.

Kommende Erweiterungsmodule

Folgende Erweiterungsmodule sind aktuell in Entwicklung.

Archive Standard

Bei diesem Softwaremodul handelt es sich um eine Serverlizenz zum Anbinden von Scan-Geräten. Für diese Erweiterung ist eine Archive Lizenz erforderlich.

Archive Professional

Bei diesem Softwaremodul handelt es sich um eine Serverlizenz zum Anbinden von Scan-Geräten. Für diese Erweiterung ist eine Archive Lizenz erforderlich.

Die Docuflair® | Archive Professional Lizenz beinhaltet alle Funktionen der Docuflair® | Archive Standard Lizenz.

Archive Enterprise

Bei diesem Softwaremodul handelt es sich um eine Serverlizenz zum Anbinden von Scan-Geräten. Für diese Erweiterung ist eine Archive Lizenz erforderlich.

Die Docuflair® | Archive Enterprise Lizenz beinhaltet alle Funktionen der Docuflair® | Archive Professional Lizenz.

Archive User

Bei dieser Lizenzerweiterung handelt es sich um eine Benutzerlizenz für den webbasierten Zugriff auf das Archiv. Für diese Erweiterung ist eine Archive Lizenz erforderlich.

Die Docuflair® | Archive User Lizenz schaltet die Berechtigung: "Benutzer kann auf das Archiv zugreifen" für einem weiteren Benutzer frei.

DMS Connector

Bei diesem Softwaremodul handelt es sich um eine Serverlizenz zum Verbinden von Dokumentenmanagementsystemen (DMS). Für diese Erweiterung ist eine Secure Scan Device oder eine Flow Server Lizenz erforderlich.

Docuflair® | DMS Connector ermöglicht die Integration von DMS Systemen wie enaio, regisafe.

DFCMD Professional

Bei diesem Softwaremodul handelt es sich um eine Serverlizenz zum Konvertieren von Dokumenten. Für diese Erweiterung ist eine Flow Server Lizenz erforderlich.

Bei der Docuflair® | DFCMD Professional Lizenz handelt es sich um Microsoft Windows Kommandozeilen Werkzeuge, mit denen beispielsweise im Batchbetrieb eine große Anzahl an Dokumente automatisiert verarbeiten werden können. Dabei können Dateiformat-Konvertierungen vorgenommen oder Dokumente signiert oder OCR gelesen werden.

Device Monitoring

Geräteüberwachung

Certificate Management

Zertifikatsmanagement

Identity Management

Identitätsmanagement