Häufig gestellte Fragen (FAQ)
In diesem Abschnitt finden Sie häufig gestellte Fragen von Partnern und Endkunden rund um das Thema Docuflair.
Allgemein
Was ist Docuflair?
Docuflair ist eine serverbasierte Softwarelösung, die Unternehmen jeder Größen hilft, ihre Produktivität zu steigern und zeitgleich Kosten zu reduzieren, indem papier- und dokumentenbasierte Prozesse optimiert und automatisiert werden. Der Hauptfokus liegt in den Bereichen der effizienten Erfassung (Scannen), der sicheren Ausgabe (Drucken) und der intelligenten Verarbeitung (Bildoptimierung, OCR und Konvertierung) von Dokumenten. Docuflair wird somit als Input-Management, Output-Management, Print-Management, Scan-Management, Workflow-Management, Prozessmanagement, Gerätemanagement, Zertifikatsmanagement, Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP), OCR-Software, Legal Tech und Dokumentenmanagement (DMS) kategorisiert.
Woher stammt das Wort Docuflair?
Das Wort Docuflair wurde während einer längeren Zugreise von Österreich nach Tschechien und nach Rückkehr von einem Geschäftsaufenthalt in Prag, von drei Visionären und einer Frau, aus einer Wortkombination, erfunden. Dabei wurde das englische Wort für Dokument (engl. Document) und das aus dem Französischen stammende Wort Flair zusammengeführt. Das neu entstandene Wort steht für das einfache Arbeiten mit Dokumenten, vergleichbar mit einer magischen Zauberkraft.
Welche Zielgruppen profitieren von Docuflair?
Bei allen Unternehmen, wo papier- und dokumentenbasierte Prozesse einen wesentlichen Bestandteil der Arbeit einnehmen, kommt Docuflair zum Einsatz. Überall wo gescannt, gedruckt oder Dokumente intelligent verarbeitet werden, kann die Docuflair Software unterstützen. Zu diesen zählen insbesondere:
- Öffentlicher Bereich: Behörden, Regierungen, Ministerien und Gemeinden (Kommunen).
- Bildungsbereich: Schulen, Universitäten und Bildungseinrichtungen.
- Kanzleibereich: Steuerberater, Anwälte, Notare und Rechtsabteilungen.
- Gesundheitsbereich: Ärzte, Krankenhäuser und Rehabilitationszentren.
- Baubranche: Architekten, Bauingenieure und Immobilienverwaltungen.
- Industrie, Transport, Logistik, Handel und produzierende Unternehmen.
- Bestattungsunternehmen und andere Druckdienstleister.
Wer entwickelt die Software Docuflair?
2008 wurde der erste Prototyp von Julius Wukoutz für eine Projektanfrage von Xerox veröffentlicht. Heute entwickelt das Team des österreichischen Softwareentwicklungsunternehmen Administrator.at B2B GmbH die Docuflair Software zu 100% ausschließlich in Österreich. Seit vielen Jahren stellt das Unternehmen kontinuierlich Monat für Monat Updates mit neuen Funktionen zur Verfügung, um den stetig wachsenden Anforderungen der Endkunden gerecht zu werden. #MadeInEurope #MadeInAustria
Lizenzierung
Wie funktioniert das Lizenzmodell von Docuflair?
Abhängig davon, wie Sie die Docuflair Software einsetzen möchten, sind unterschiedliche Lizenzen notwendig. Unterschieden wird grundsätzlich zwischen Geräten, Servern und Erweiterungsfunktionen, die sowohl eigenständig als auch kombiniert verwendet werden können. Weder die Anzahl der Benutzer noch die Anzahl der gedruckten, gescannten oder konvertierten Seiten spielen bei der Docuflair Lizenzierung eine Rolle.
Welche Docuflair Lizenzen sind aktuell verfügbar?
Für alle Zielgruppen existieren zwei standardmäßige Gerätelizenzen, eine zum Scannen (Docuflair® | Secure Scan Device) und eine zum Drucken (Docuflair® | Secure Print Device). Im Kanzleibereich, für Steuerberater, Anwälte, Notare und Rechtsabteilungen, gibt es die Geräteerweiterung zur effiziente Scanoptimierung (Docuflair® | Justice Scan Device). Für Schulen, Universitäten und Bildungseinrichtungen existiert die Servererweiterung (Docuflair® | Education), die zum Aufbuchen von Guthaben und zur Abrechnung von Druck-, Kopier- und Scan-Aufträgen verwendet wird. Um das Arbeiten von unterwegs zu erleichtern, können Sie auf mobilen iOS- und Android-Endgeräten (Smartphones, Tablets) die Docuflair App (Docuflair® | Mobile Device) nutzen. Für Unternehmen, mit Anforderungen im Bereich der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP), unterstützt die geräteunabhängige Servervariante (Docuflair® | Flow). Für Bestattungsunternehmen und andere Druckdienstleister, die mit der Docuflair Software Geld verdienen möchten, gibt es die Onlineshop-Servererweiterung (Docuflair® | Commerce).
Wie viel kostet eine Docuflair Lizenz?
Der Preis einer Docuflair Lizenz orientiert sich am Funktionsumfang und an der gewünschten Anzahl an Geräten und Servern, die Sie in Docuflair registrieren möchten. Für nähere Informationen zu den Produkten und für konkrete Preisanfragen, vereinbaren Sie gerne einen Rückruf mit unserem Kundendienst via E-Mail an info@docuflair.com.
Gibt es auch kostenlose Docuflair Funktionen?
Docuflair ist grundsätzlich ein kommerzielles Softwareprodukt. Dennoch werden einige Docuflair Services kostenlos, online zur Verfügung gestellt. Mehr dazu finden Sie hier.
Können Docuflair Funktionen in einer Testlizenz ausprobiert werden?
Bevor Sie eine Docuflair Lizenz erwerben, haben Sie die Möglichkeit die Software 30 Tage kostenlos zu testen.
Wie kann eine Docuflair Lizenz erworben werden?
Alle geräteabhängigen Lizenzen können Sie ausschließlich über einen Autorisierten Docuflair Partner erwerben. Reine serverbasierte Lizenzen können Sie zusätzlich direkt vom Hersteller der Software, der Firma Administrator.at B2B GmbH, beziehen.
Wie lange kann eine Docuflair Lizenz verwendet werden?
Durch den Erwerb einer Docuflair Lizenz erhalten Sie ein Software-Abonnement, welches Sie abhängig von Ihrer gewählten Laufzeit nutzen können.
Was sind übliche Laufzeiten einer Docuflair Lizenz?
Die Mindestlaufzeit beträgt grundsätzlich immer 12 Monate und verlängert sich – sofern nicht gekündigt – 3 Monate vor Ablauf automatisch um weitere 12 Monate. Übliche Docuflair Lizenzen werden auf eine Laufzeit von 36 bis 72 Monaten abgeschlossen. Die am häufigsten gewählte Varianten ist 60 Monate, also 5 Jahre.
Was ist im Software-Abonnement enthalten?
Neben dem Nutzungsrecht der Software beinhaltet das Abonnement eine Wartung und Updates. Die Softwarewartung ermöglicht Ihnen bei einem unverschuldeten, technischen Gebrechen der eingesetzten Software kostenlos ein Support-Ticket an support@docuflair.com mit einer genauen Problembeschreibung und den aktuelle Log-Dateien (Log-Level muss mindestens auf Debug gestellt sein) zu übermitteln. Abhängig von der Einstufung des Problems werden Ihnen dann in einem angekündigten Zeitraum Problemlösungen bereitgestellt. Die Softwareupdates ermöglichen Ihnen das optionale Aktualisieren Ihrer eingesetzten Software durch die eigenständige Installation oder Migration auf eine höhere Version im Funktionsumfang der erworbenen Lizenz.
Mit welche Installationskosten von Docuflair sind zu rechnen?
Sofern Sie die Installation der Docuflair Software nicht selbstständig durchführen können oder wollen, müssen Sie mit einmaligen, zusätzlichen Einstiegskosten rechnen. Diese sind abhängig von mehreren Faktoren. Zu diesen zählen die Bereitstellung der Infrastruktur und den Zugriffen darauf, Ihren Kundenanforderungen und dem Funktionsumfang Ihrer Docuflair Lizenz. Eine Basisinstallation mit Registrierung von ein paar Geräten dauert in der Regel wenige Stunden. Während eine größere Enterprise Installation auch mehrere Tage bis Wochen beanspruchen kann.
System
Wie können Benutzer in Docuflair erstellt werden?
Sie können Benutzer entweder manuell anlegen oder aus externen Datenquellen, wie einem Active Directory (LDAP) oder einer Benutzerdatenbank synchronisieren.
Wie viele Benutzer können in Docuflair maximal erstellt werden?
Sie können beliebig viele Benutzer erstellen oder synchronisieren.
Wie können Gruppen in Docuflair erstellt werden?
Sie können Gruppen entweder manuell anlegen oder aus externen Datenquellen, wie einem Active Directory (LDAP) oder einer Datenbank synchronisieren.
Wie viele Gruppen können in Docuflair maximal erstellt werden?
Sie können beliebig viele Gruppen erstellen oder synchronisieren.
Welche Arten von Gruppen gibt es in Docuflair?
Sie können Benutzergruppen, neutrale Gruppen, Unternehmensgruppen, Abteilungsgruppen, Kostenstellengruppen, Gerätegruppen, und Standortgruppen erstellen.
Wie funktioniert die Synchronisation von Benutzern, Gruppen und Kontakten in Docuflair?
In Docuflair können Sie beliebig viele Synchronisationen aus Datenquellen wie beispielsweise einem Active Directory (LDAP) erstellen. Für jede Synchronisation müssen Sie die Verbindung zum Server und Zugriffsdaten eines Benutzers mit Leserechten angeben. Ferner können Sie mithilfe von Filtern einschränken auf welche Bereiche im Active Directory (Container, Organisationseinheiten) und Elemente (Attributen) zugegriffen werden soll. Der erste Durchlauf ist eine vollständige Synchronisation, danach kann in minutengenau definierbaren Zeiträumen eine erneute Überprüfung auf Änderungen stattfinden.
Was ist ein Speicherort in Docuflair?
Ein Speicherort definiert ein beliebiges verzeichnis- oder datenbankbasiertes Ziel zum Ablegen von Dokumenten nach einem Scanvorgang oder zum Abrufen von Dokumenten vor einem Druckvorgang. In Docuflair wurden zahlreiche Schnittstellen implementiert, um den Zugriff auf folgende Speicherorte zu ermöglichen: Lokale Datenträger (auf dem Docuflair Server), Netzwerklaufwerke (SMB), FTP, SFTP, FTPS, SCP, ownCloud, Nextcloud, WebDAV (v2), Secure Copy, Microsoft SharePoint, Microsoft 365 (SharePoint, OneDrive) + MFA & OAUTH2, Amazon S3, Google Drive, Dropbox, Box und vielen weiteren.
Existieren in Docuflair auch Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen?
In Docuflair wurden aus verschiedenen Zwecken zahlreiche Schnittstellen zu Softwarelösungen von Drittherstellern implementiert. Für ein externes Accounting und zum Abrufen von Druckaufträgen wurden Schnittstellen zu Equitrac® und YSoft® SafeQ® entwickelt. Zur Übergabe von gescannten Dokumenten an Dokumentenmanagementsystemen (DMS) wie DocuWare® und enaio® und Kanzleisoftwarelösungen wie RA-MICRO®, Advokat®, JurXpert®, NotarXpert®, paragraph®, ProNotar® und DATEV®.
In welchen Dateiformaten kann Docuflair Dokumente speichern?
PDF, TIFF, XPS, TXT, Word (DOCX), Excel (XLSX), HTML, JPEG, BMP
Mehr zu den Dateiformaten finden Sie hier.
Welche PDF-Versionen werden von Docuflair unterstützt?
Docuflair unterstützt die 22 gängigsten PDF-Standards. Zu diesen zählen:
PDF, PDF 1.0, PDF 1.1, PDF 1.2, PDF 1.3, PDF 1.4, PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 1.7, PDF 2.0 (ISO 32000-2), PDF/UA-1, PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-2u, PDF/A-2b, PDF/A-2a, PDF/A-3u, PDF/A-3b, PDF/A-4, PDF/A-4e, PDF/A-4f
Wofür wird das PDF/A-Dateiformat in Docuflair verwendet?
PDF/A ist ein Dateiformat für die Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten. Es wurde entwickelt, um sicherzustellen, dass digitale Dokumente auch über einen längeren Zeitraum (mehr als 20 Jahre) hinweg lesbar und reproduzierbar bleiben, unabhängig von Änderungen in der Software oder Hardware. Im Wesentlichen handelt es sich bei PDF/A um eine spezielle Variante des PDF-Formats, die bestimmte Anforderungen erfüllt, um die Langzeitarchivierung zu erleichtern. Dazu gehören unter anderem die Einbettung aller für die Darstellung benötigten Schriftarten, die Begrenzung der verwendeten Farbprofile sowie die Einschränkung auf Techniken, die eine eindeutige Textrekonstruktion ermöglichen.
Was bedeutet die OCR-Option beim PDF-Dateiformat?
Optical Character Recognition (OCR) ist ein Texterkennungsverfahren, bei dem (gescannte) Bildinformationen durchsuchbar gemacht werden. Dabei wird im PDF-Dokument eine unsichtbare Textebene direkt über die erkannten Zeichen gelegt. Durch diese Option können Sie Information schneller finden und direkt aus dem Dokument extrahieren.
Auf wie viele Seiten ist die OCR-Funktion in Docuflair limitiert?
So lange Ihre Docuflair Lizenz gültig ist, können Sie beliebig viele Seiten mit dem Texterkennungsverfahren (OCR) durchsuchbar machen.
Ist es möglich beA-konforme Dokumente mit Docuflair zu erstellen?
Ja, in Docuflair können Sie beA-konforme Dokumente erstellen.
In welchen Sprachen ist Docuflair verfügbar?
Docuflair ist aktuell in 35 Sprachen verfügbar. Zu diesen zählen Arabisch (اَلْعَرَبِيَّة), Bulgarisch (български език), Tschechisch (Česky), Dänisch (Dansk), Deutsch, Griechisch (ελληνική γλώσσα), Englisch (English), Español (Spanisch), Estnisch (Eesti keel), Französisch (Français), Finnisch (Suomi), Tagalog (Filipino), Hebräisch (עִבְרִית), Hindi (हिन्दी), Kroatisch (Hrvatski), Ungarisch (Magyar nyelv), Indonesisch (Bahasa Indonesia), Italienisch (Italiano), Japanisch (日本語), Koreanisch (한국어), Litauisch (Lietuvių kalba), Lettisch (Latviešu valoda), Bokmål, Niederländisch (Nederlands), Polnisch (Polski), Portugiesisch (Português), Romänisch (Română), Russisch (Русский), Slowakisch (Slovenčina), Slowenisch (Slovenščina), Schwedisch (Svenska), Thailändisch (ภาษาไทย), Türkisch (Türkçe), Vietnamesisch (tiếng Việt) und Chinesisch (中文).
Geräte
Wie viele Geräte können auf einem Docuflair Server registriert werden?
Die Anzahl der registrierbaren Geräte ist abhängig von der Anzahl der von Ihnen erworbenen Gerätelizenzen. Grundsätzlich können Sie beliebig viele Gerätelizenzen erwerben und bei einem Docuflair Server registrieren.
Werden immer alle Geräte auf nur einem Docuflair Server registriert?
Abhängig von Ihrer Infrastruktur ist es sinnvoll Docuflair als verteilte Umgebung zu installieren. An Ihrem Hauptstandort wäre beispielsweise der Docuflair Master Server und an den Nebenstandorten jeweils ein Docuflair Member Server. Diese Verteilung kann neben einer Ausfallsicherung auch als Lastverteilung dienen. Geräte werden weiterhin zentral über den Docuflair Master Server administriert und an die Docuflair Member Server verteilt.
Wie viele Docuflair Server können miteinander vernetzt werden?
Sie können beliebig viele Docuflair Member Server mit einem Docuflair Master Server verbinden.
Sicherheit
Stehen für jede Person immer alle Gerätefunktionen von Docuflair zur Verfügung?
In Docuflair können Sie feingranular konfigurieren, welche Funktionen für welche Stufe verfügbar sind. Global, also für Ihre gesamte Geräteinfrastruktur, auf einzelnen Geräten, für ausgewählte Gruppen und nur für bestimmte Benutzer, können Funktionen freigeschalten werden. Die Sichtbarkeitslevel in der genannten Reihenfolge verstehen sich immer ergänzend zueinander.
Gibt es in Docuflair ein Berechtigungsmanagement?
In Docuflair können Sie Benutzer zu beliebig vielen Gruppen hinzufügen. Diesen Gruppen können Sie beliebig viele Berechtigungen hinzufügen, um den Zugriff auf Funktionen zu gewähren oder sperren. Docuflair verfügt über mehr als 150 Berechtigungen die individuell konfiguriert werden können.
Welche Anmeldemethoden unterstützt Docuflair?
In Docuflair können Sie sich auf verschiedenste Arten anmelden. Die komfortabelste Variante ist die Anmeldung mit (RFID-Transponder) Karten, Tags oder Chips, die mit einem Benutzer verknüpft sind. Um noch mehr Sicherheit zu gewährleisten kann diese Art optional noch mit einem PUK-Code kombiniert werden. Die nächste Möglichkeit der Anmeldung ist jene mit einem PIN-Code. Auch diese kann optional, um einem PUK-Code als zweiten Faktor, erweitert werden. Die dritte Variante ist die Verwendung von Benutzername (oder E-Mail-Adresse) und dem dazugehörigen Kennwort. Abschließend haben Sie außerdem die Möglichkeit die Docuflair Mobile App zu verwenden, um das Gerät über eine virtuelle Karte oder einen QR-Code freizuschalten. Die genannten Anmeldemethoden können Sie einzeln oder kombiniert, parallel verwenden.
Wie können (RFID-Transponder) Karten, Tags oder Chips mit Benutzern in Docuflair verknüpft werden?
Manuell über den Docuflair Manager ins Benutzerkonto eintragen. Über die Konsole (DFCMD) aus einer externen Benutzerdanken importieren. Aus einem definierbaren Attribut von einem mit Docuflair verknüpften Active Directory synchronisieren. Am Gerät durch Verwendung der Funktoin Selbstkartenregistrierung und nach erfolgreicher Anmeldung mit einer alternativen Anmeldemethode (PIN-Code, Kennwort).
Wie viele (RFID-Transponder) Karten, Tags oder Chips können mit einem Benutzer in Docuflair verknüpft werden?
Aktuell können in Docuflair pro Benutzer maximal drei (RFID-Transponder) Karten, Tags oder Chips hinzugefügt werden.
Scannen
Was sind wesentliche Vorteile von Docuflair beim Scannen von Dokumenten?
Einfachere Bedienung, Steigerung der Produktivität, Zeitersparnis, Kostenreduktion, Mitarbeiterentlastung, Vermeidung von Arbeitsfehlern, Reduzierung von Arbeitsschritten, höhere Dokumentenqualität, bessere Lesbarkeit, geringerer Speicherbedarf (Komprimierung), längere Verfügbarkeiten (PDF/A-Langzeitarchivierung), schnelleres Finden von Informationen (OCR), genaue Kostenabrechnung, volle Kontrolle und mehr Sicherheit.
Welche Varianten bietet Docuflair, um Dokumente zu scannen?
Abhängig vom Einsatzgebiet der Software bietet Docuflair verschiedenste Möglichkeiten Dokumente zu scannen. Die beliebteste Methode ist das Durchsuchen von Speicherorten (Storage Scan / Home Scan), danach folgt der individuelle Scan-Workflow, das Scannen an Kontakt- und Gruppenzielen (Adressbuch), die Docuflair QR-Code-Quickscan-Funktion, das Scannen an E-Mail-Adressen und immer seltener das Scannen nach Faxnummern. Nahtlose Scan-Integrationen mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS) wie DocuWare® und enaio® und Kanzleisoftwarelösungen wie RA-MICRO®, Advokat®, JurXpert®, NotarXpert®, paragraph®, ProNotar® und DATEV® stellen für bestimmte Zielgruppen noch wichtigere Funktionen dar.
Wofür bietet Docuflair die Möglichkeit mehrere Adressbücher zu erstellen?
Vorteile einer solchen Aufteilung sind sowohl eine bessere Übersichtlichkeit als auch zur Einschränkung von Zugriffsberechtigungen. Beispiele für Adressbücher sind Mitarbeiter, Endkunden, Partner, Lieferanten, externe Personen oder standortbezogene Gruppierungen.
Wie viele Adressbücher können in Docuflair maximal erstellt werden?
Sie können beliebig viele Adressbücher für unterschiedlichste Zwecke erstellen.
Wie können Kontakte in Docuflair erstellt werden?
Sie können Kontakte entweder manuell anlegen oder aus externen Datenquellen, wie einem Active Directory (LDAP) oder einer Datenbank synchronisieren.
Wie viele Kontakte können in Docuflair maximal erstellt werden?
Sie können beliebig viele Kontakte erstellen oder synchronisieren.
Wird die "Technische Richtlinie BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen" von Docuflair unterstützt?
BSI TR-03138 RESISCAN beschreibt eine mehrstufige Abfolge von empfohlenen Arbeitsschritten zum rechtssicheren Digitalisieren von Papierdokumenten. Diese wurde vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in Deutschland als Handlungsleitfaden für Anwender in Justiz, Verwaltung, Wirtschaft und Gesundheitswesen veröffentlicht. Laut den Empfehlungen dieser technischen Richtlinie, bietet Docuflair alle Werkzeuge, um den vollständigen Prozess abzubilden. Angefangen bei der Benutzerauthentifizierung auf dem Gerät zum Erfassen der Dokumente, den passenden Scaneinstellungen (hochauflösend bis 600 DPI, PDF/A, OCR, mit verlustfreier Kompression), einer mehrstufigen Sicht- und Qualitätskontrolle zuerst am Gerät und dann im Webinterface (Vier-Augen-Prinzip), Bildverbesserungsalgorithmen, der Einbindung eines Protokolldokuments (Transfervermerk) und der korrekten Ablage mit Digitaler Signatur zum Schutz vor nachträglicher Veränderung (Manipulation).
Was sind wesentliche Vorteile von Docuflair beim Drucken von Dokumenten?
Einfachere Bedienung, mehr Sicherheit, standort- und geräteunabhängiges Drucken, Einsparung von Druckkosten, Vermeidung unnötiger Ausdrucke, Reduzierung von Papiermüll, Dokumentenverfügbarkeit, Drucken von unterwegs, Drucken auch ohne Druckertreiber, nachhaltiges Drucken, datenschutzkonformes Drucken (DSGVO), regelbasiertes Drucken, detaillierte Kostenkontrolle, Kostenstellenabrechnung und eine Guthabenverwaltung.
Welche Varianten bietet Docuflair, um Dokumente zu drucken?
Abhängig vom Einsatzgebiet der Software bietet Docuflair verschiedenste Möglichkeiten Dokumente zu drucken. Die beliebteste Methode ist die Docuflair Pull Print Funktion (Follow Print), danach folgt das Drucken aus Speicherorten (Storage Print / Home Print), der webbasierte Dokumentenupload (Web Upload), das Drucken via E-Mail (Mobile Print), das Drucken von externen Datenträgern (Raspberry Pi), das Drucken via Docuflair App vom Smartphone (App Print), der Fotodruck und die Druck-Webservices (Web Api).
Wie viele Druckwarteschlagen können in Docuflair maximal erstellt werden?
Sie können beliebig viele Druckwarteschlagen für unterschiedlichste Zwecke erstellen.
Wie viele Druckregeln können in Docuflair maximal erstellt werden?
Sie können beliebig viele Druckregeln für unterschiedlichste Zwecke erstellen. Eine Druckregel können Sie beliebig vielen Druckwarteschlagen zur Filterung und Steuerung hinzufügen. Einer Druckwarteschlage können Sie außerdem beliebige viele Druckregeln hinzufügen.
Werden Pull Print Aufträge in Docuflair automatisch gelöscht?
Standardmäßig werden Pull Print Aufträge für 5760 Minuten (4 Tage) gespeichert und erst danach automatisch aus einer Druckwarteschlage gelöscht. Für jede Druckwarteschlage können Sie minutengenau definieren, wann ein Pull Print Auftrag spätestens gelöscht werden soll. Wenn Sie das automatische Löschen verhindern wollen, können Sie diesen Prozess deaktivieren, indem Sie -1 Minute als Speicherdauer angeben. Außerdem können Sie Pull Print Aufträge manuell über das Display vom Multifunktionsdrucker und im Docuflair Manager unter den Druckaufträgen löschen oder nach dem erfolgreichen Ausdrucken automatisch entfernen lassen.
Workflows
Was sind wesentliche Vorteile der intelligenter Dokumentenverarbeitung von Docuflair?
Steigerung der Produktivität, deutliche Zeitersparnis, Kostenreduktion, Mitarbeiterentlastung, Vermeidung von Arbeitsfehlern, Reduzierung von Arbeitsschritten, bessere Skalierbarkeit, Datengenauigkeit, schnelleres Finden von Informationen (OCR), verfügbare Schnittstellen, hohe Flexibilität und Individualisierbarkeit, mehr Sicherheit und volle Kontrolle.
Wie viele Workflows können in Docuflair maximal erstellt werden?
Sie können beliebig viele Workflows für unterschiedlichste Zwecke erstellen.
Welche Arten von Workflows gibt es in Docuflair?
Abhängig von der erworbenen Lizenz können in Docuflair aktuell drei verschiedene Arten von Workflows erstellt werden. Zu diesen zählen Scan-Workflows, Druck-Workflows, Konvertierungs-Workflows.
Aus welche Eingabequellen beziehen Workflows in Docuflair Informationen für die Verarbeitung?
Der erste Schritt jedes Workflows in Docuflair beginnt mit dem Abrufen von Informationen und Dokumenten für die Verarbeitung. Abhängig von der Art des Workflows stehen hierfür verschiedene Eingabequelle zur Verfügung. Zu diesen zählen die Überwachung von Hot-Foldern und E-Mail-Postfächern, die Übermittlung von gescannten Dokumenten von Geräten (mobile Endgeräte, Dokumentenscanner, Multifunktionsdrucker) und dazugehörigen Metadaten, sowie Druckertreiber und Webservice- Schnittstellen.
Unterstützt Docuflair die Eingabe von Metadaten direkte vom Display der Erfassungsquelle (mobile Endgerät, Dokumentenscanner, Multifunktionsgerät oder TWAIN/WIA-Client) vor dem Scannen eines Dokumentes?
Ja, die Eingabe von Metadaten ist je nach Anforderungen optional möglich. Mehr dazu finden Sie hier.
Technisches
Wie wird Docuflair installiert?
Eine detaillierte Installationsanleitung von Docuflair finden Sie hier.
Wo wird die Docuflair Software installiert?
Um den strengen, europäischen Datenverarbeitungs- und Datenschutzverordnungen (DSGVO) gerecht zu werden, wird die Docuflair Software, ausschließlich im Unternehmen (On-Prem) oder in einer privaten Cloud des Endkunden, auf (virtuellen) Windows (Server) Systemen installiert. Für den Betrieb der Software ist zu keinem Zeitpunkt eine Internetverbindung nach Außen notwendig. Alle Daten und Dokumente bleiben somit zu jeder Zeit und zu 100% in der Hoheit des Endkunden. Nur in bestimmten Ausnahmefällen wird eine Docuflair Public Cloud Installation angeboten.
Welche (Software-)Technologien werden in Docuflair verwendet?
Für die Entwicklung von Docuflair werden nahezu nur Microsoft Technologien eingesetzt. Der Kern der Software – bis einschließlich Version 4.0 – basiert auf dem Microsoft ASP.NET Framework 4.8. Die Administrations- und Benutzeroberflächen werden über gängige, moderne Webbrowser (web- und serverbasiert, IIS) bedient. Je nach Einsatzgebiet können für bestimmte Clients auch zusätzliche native Anwendungen (TWAIN/WIA Capture Client, iOS/Android Mobile App, Apps für Multifunktionsdrucker) zum Einsatz kommen, die nicht ausschließlich auf Microsoft Technologie basieren. Daten werden in mehreren rationalen Datenbanken abgelegt, die abhängig von der Infrastruktur als SQLite und im Enterprise Bereich auf einem SQL-Server bereitgestellt werden. Bestimmte Informationen werden in NOSQL-Datenbanken, im Dateisystem und der Windows Registry gespeichert.