Dokumentensuche

Einfach erklärt: Was ist die Dokumentensuche?

Die Dokumentensuche ermöglicht es, im Docuflair-Archiv nach gespeicherten Dokumenten zu suchen — ähnlich wie eine Suchmaschine für Ihre archivierten Dateien. Sie können nach Dateinamen, Inhalten, Tags oder anderen Metadaten suchen.

Die Dokumentensuche ist über die Menü-Navigation unter Archiv > Dokumentensuche zu erreichen.

Erforderliche Berechtigung

Für den Zugriff auf diese Funktion wird folgende Berechtigung benötigt:

• Archivsuche erlauben (AdminUI_ArchiveStorage_AllowSearch)

Berechtigungen werden über Gruppen vergeben – siehe Berechtigungen – Übersicht.

Suchfunktion

Die Dokumentensuche durchsucht sowohl den Titel als auch den Inhalt (OCR-Text) der archivierten Dokumente. Geben Sie den gewünschten Suchbegriff in das Suchfeld ein und klicken Sie auf Suchen, um die Ergebnisse anzuzeigen.

Standardfilter

Folgende Filter stehen standardmäßig zur Verfügung:

Filter	Beschreibung
Erstellt am	Filtert Dokumente nach dem Erstellungszeitraum (Datumsbereich).
Berechtigungen	Filtert nach Zugriffsrechten: Alle Dokumente, Meine Dokumente, Mit mir geteilt, Von mir geteilt oder Ohne Besitzer.
Ersteller	Filtert nach dem Benutzer, der das Dokument erstellt hat. Mehrfachauswahl möglich.
Verzeichnis	Filtert nach dem virtuellen Verzeichnis, in dem das Dokument abgelegt ist. Mehrfachauswahl möglich.
Tags	Filtert nach zugewiesenen Tags. Mehrfachauswahl möglich.

Zusätzliche Filter

Über die Schaltfläche Filter hinzufügen können weitere Filterattribute hinzugefügt werden. Die verfügbaren Attribute hängen von den im Archiv vorhandenen Metadaten ab, z.B.:

• Dokumentkategorie
• Dateierweiterung
• Dateigröße
• Dokumenttyp
• Seitenanzahl
• Importtyp

Suchergebnisse

Die Suchergebnisse werden in einer Listenansicht angezeigt. Durch Klick auf ein Dokument wird die Dokumentenansicht geöffnet.

Dokumentenansicht

Die Dokumentenansicht zeigt die Details eines archivierten Dokuments in mehreren Bereichen:

Bereich	Beschreibung
Vorschau	Zeigt eine Vorschau des Dokuments an. Über die Schaltfläche Herunterladen kann das Originaldokument heruntergeladen werden.
Details	Zeigt Metainformationen wie Titel, Verzeichnis, Ersteller, Erstellungsdatum, Importdatum, Importquelle, Dateityp, Dateigröße und Seitenanzahl.
Textinhalt (OCR)	Zeigt den per OCR erkannten Textinhalt des Dokuments.
KI-Zusammenfassung	Zeigt eine automatisch generierte Zusammenfassung, Schlüsselwörter und erkannte Fristen (sofern KI-Unterstützung aktiviert ist).
Metadaten	Zeigt benutzerdefinierte Metadaten des Dokuments. Metadaten können hinzugefügt, bearbeitet und gelöscht werden.
Notizen	Ermöglicht das Hinzufügen und Verwalten von Notizen zum Dokument.
Verlauf	Zeigt die Importhistorie des Dokuments.
Berechtigungen	Zeigt den Besitzer des Dokuments und ermöglicht die Verwaltung der Zugriffsrechte.