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Indizierungsregeln

Einfach erklärt: Was sind Indizierungsregeln?

Indizierungsregeln legen fest, wie Dokumente beim Speichern im Archiv automatisch verschlagwortet und eingeordnet werden. So können z.B. Rechnungen automatisch dem richtigen Verzeichnis zugewiesen und mit passenden Tags versehen werden — ohne dass jemand manuell eingreifen muss.

Die Indizierungsregeln sind über die Menü-Navigation unter Archiv > Regeln zu erreichen.

Erforderliche Berechtigung

Für den Zugriff auf diese Funktion wird folgende Berechtigung benötigt:

  • Import-Regeln anzeigen (AdminUI_ArchiveStorage_ListImportRules)

Berechtigungen werden über Gruppen vergeben – siehe Berechtigungen – Übersicht.

Listenansicht

Die Übersicht zeigt alle konfigurierten Indizierungsregeln in einer tabellarischen Ansicht. Für jede Regel werden Name, Beschreibung, Status (aktiv/inaktiv), Priorität sowie die konfigurierten Bedingungen und Aktionen angezeigt.

Regel erstellen

Durch Klick auf Regel erstellen kann eine neue Indizierungsregel angelegt werden.

Erforderliche Berechtigung
  • Import-Regel erstellen (AdminUI_ArchiveStorage_CreateImportRule)

Allgemeine Einstellungen

Einstellung Beschreibung
Name Eindeutiger Name der Regel (max. 100 Zeichen).
Beschreibung Optionale Beschreibung der Regel (max. 500 Zeichen).
Aktiv Legt fest, ob die Regel aktiv ist und bei neuen Dokumenten angewendet wird.
Priorität Reihenfolge der Regelauswertung (1–999). Regeln mit niedrigerer Nummer werden zuerst ausgewertet.

Bedingungen

Bedingungen legen fest, auf welche Dokumente die Regel angewendet wird. Jede Bedingung besteht aus einer Variable, einem Operator und einem Wert. Mehrere Bedingungen können mit logischen Operatoren (UND/ODER) verknüpft werden.

Verfügbare Variablen:

Variable Beschreibung
Dokumenttitel Titel des archivierten Dokuments.
Dateiname Ursprünglicher Dateiname.
Dateierweiterung Dateityp (z.B. .pdf, .docx).
Verzeichnis Virtuelles Verzeichnis des Dokuments.
Dokumentart Art des Dokuments.
Dateigröße Größe der Datei.
Seitenanzahl Anzahl der Seiten.
Ersteller Benutzer, der das Dokument erstellt hat.
Erstellungsdatum Datum der Dokumenterstellung.
Import-Datum Datum des Imports in das Archiv.
OCR-Text Per OCR erkannter Textinhalt.
Importquelle Quelle des Imports (z.B. Gerätename, Hotfolder).

Verfügbare Operatoren:

ist gleich, ist nicht gleich, enthält, enthält nicht, beginnt mit, beginnt nicht mit, endet mit, endet nicht mit, ist größer als, ist größer oder gleich, ist kleiner als, ist kleiner oder gleich, entspricht RegEx, ist leer, ist nicht leer.

Aktionen

Aktionen legen fest, was mit Dokumenten geschehen soll, die den Bedingungen entsprechen. Mehrere Aktionen können pro Regel konfiguriert werden.

Aktion Beschreibung
Metadaten setzen Setzt einen benutzerdefinierten Metadaten-Wert (Schlüssel und Wert).
Tag hinzufügen Weist dem Dokument einen bestimmten Tag zu.
Verzeichnis ändern Verschiebt das Dokument in ein anderes virtuelles Verzeichnis.
Dokumenttitel setzen Ändert den Titel des Dokuments.
Dokumentart setzen Setzt die Dokumentart (z.B. Rechnung, Vertrag).
Berechtigung setzen Legt Zugriffsberechtigungen für das Dokument fest.
E-Mail senden Sendet eine Benachrichtigung per E-Mail.
In Warteschlange einreihen Reiht das Dokument in eine Verarbeitungswarteschlange ein.
Dokument ablehnen Lehnt das Dokument ab und verhindert die Archivierung.
OCR durchführen Führt eine Texterkennung auf dem Dokument durch.
PDF/A konvertieren Konvertiert das Dokument in das Langzeitarchivierungsformat PDF/A.
Backup erstellen Erstellt eine Sicherungskopie des Dokuments.

Regel bearbeiten

Durch Klick auf den Namen einer Regel oder auf das Bearbeiten-Symbol kann eine bestehende Regel bearbeitet werden.

Erforderliche Berechtigung
  • Import-Regel bearbeiten (AdminUI_ArchiveStorage_EditImportRule)

Regel löschen

Über das Löschen-Symbol in der Befehlsspalte kann eine Regel gelöscht werden.

Erforderliche Berechtigung
  • Import-Regel löschen (AdminUI_ArchiveStorage_DeleteImportRule)