Tags
Einfach erklärt: Was sind Tags?
Tags sind Schlagwörter oder Etiketten, die Sie Dokumenten im Archiv zuweisen können. Damit lassen sich Dokumente unabhängig von ihrem Speicherort kategorisieren und schneller wiederfinden — z.B. mit Tags wie „Rechnung", „Vertrag" oder „Dringend".
Die Tags sind über die Menü-Navigation unter Archiv > Tags zu erreichen.
Erforderliche Berechtigung
Für den Zugriff auf diese Funktion wird folgende Berechtigung benötigt:
- Tags anzeigen (
AdminUI_ArchiveStorage_ListTags)
Berechtigungen werden über Gruppen vergeben – siehe Berechtigungen – Übersicht.
Listenansicht
Die Übersicht zeigt alle vorhandenen Tags mit Name, Beschreibung, Farbe und der Anzahl der zugewiesenen Dokumente. Über die Schaltfläche Suchen in der Befehlsspalte können alle Dokumente mit einem bestimmten Tag in der Dokumentensuche angezeigt werden.
Tag erstellen
Durch Klick auf Tag erstellen kann ein neuer Tag angelegt werden.
Erforderliche Berechtigung
- Tag erstellen (
AdminUI_ArchiveStorage_CreateTag)
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Eindeutiger Name des Tags. Der Name muss innerhalb des Archivs einmalig sein. |
| Beschreibung | Optionale Beschreibung des Tags. |
| Farbe | Farbliche Kennzeichnung des Tags zur visuellen Unterscheidung in der Dokumentenansicht. |
Klicken Sie auf Speichern, um den Tag zu erstellen.
Beispiel für einen Tag, der Dokumente als Rechnung kennzeichnet:
Tag bearbeiten
Durch Klick auf den Namen eines Tags oder auf das Bearbeiten-Symbol kann ein bestehender Tag bearbeitet werden. Es können Name, Beschreibung und Farbe geändert werden.
Erforderliche Berechtigung
- Tag bearbeiten (
AdminUI_ArchiveStorage_EditTag)
Tag löschen
Über das Löschen-Symbol in der Befehlsspalte kann ein Tag gelöscht werden. Mehrere Tags können gleichzeitig über die Mehrfachauswahl gelöscht werden.
Erforderliche Berechtigung
- Tag löschen (
AdminUI_ArchiveStorage_DeleteTag)
Verbindungsproblem
Wenn keine Verbindung zum Archiv hergestellt werden kann, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Prüfen Sie in diesem Fall die Archiv-Einstellungen und die Netzwerkverbindung zum Archiv-Server.
