Datenquellen

Als Datenquelle stehen für Workflows verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

• Hotfolder
  Erlaubt das Überwachen eines Ordners auf neu einlangende Dokumente. Wird ein Dokument von Docuflair entdeckt, beginnt nach etwa 15 Sekunden die Verarbeitung, indem gegebenenfalls das Dokument konvertiert wird oder direkt an einen Workflow übermittelt wird.
• E-Mail-Postfächer
  Überwacht E-Mail-Postfächer auf neu einlangende E-Mails und übergibt Nachrichtentext und Anhänge zur Verarbeitung an einen Workflow.
• Multifunktionsgeräte
  Geräte der Firma Xerox, Epson und Kyocera können als Quelle für Scanaufträge eingebunden werden. Während der Konfiguration können Standardwerte für die Scan-Einstellungen auf den Geräten festgelegt werden, um fehlerhafte Einstellungen durch Anwender zu vermeiden. Erfordert die Lizensierung von Multifunktionsdruckern und ist nur für Scan-Workflows verfügbar.
• Mobile Endgeräte
  Mobiltelefone und -Tablets können mittels Kamera ebenfalls als Datenquelle eingesetzt werden, indem Apps Schnittstellen zur Übermittlung von Dokumenten bereitgestellt werden. Diese Schnittstellen können auch in Eigenentwicklung von Software im Unternehmen zu Einsatz kommen (SOAP-Dienste). Erfordert die Lizensierung von Mobile Devices.

Hotfolder konfigurieren

Um einen neuen Hotfolder zu erstellen, klicken Sie auf Hotfolder erstellen.

Im ersten Schritt, auf der Seite Allgemein, muss unter Name eine eindeutige Bezeichnung vergeben werden; eine Beschreibung ist optional. Name und E-Mail des Erstellers sind erforderlich, wenn der Urheber der Dokumente in einem Hotfolder für die weitere Verarbeitung erforderlich ist oder zum Beispiel Metadaten mit diesen Informationen befüllt werden sollen.

Auf der zweiten Seite Einstellungen kann oben festgelegt werden, ob dieser Hotfolder überprüft (An) werden soll, oder ob er von der Verarbeitung ausgeschlossen werden soll (Aus). Unter Speicherort und Verzeichnis kann festgelegt werden, wo der zu überwachende Ordner zu finden ist. Existiert noch kein passender Speicherort kann unter Benutzerdefiniert... in der Auswahlliste ein neuer Speicherort erstellt werden. Abhängig von der Lizenz sind neben dem Lokalen Computer und Netzwerkordner, auch FTP-Server, SharePoint, Nextcloud und andere Dienste verfügbar. Das Textfeld Verzeichnis legt fest, wie der Name des zu durchsuchenden Unterordners lautet. Wird als Name ein / (Slash) oder ein \ (Backslash) eingetragen, wird das Hauptverzeichnis nach Dokumenten durchsucht.

Die Option Zu berücksichtigende Dateiformate erlaubt ein Einschränken der gesuchten Dateiformate, indem die zulässigen Dateierweiterungen, getrennt durch Leerzeichen oder Komma, angegeben werden. Die Zeichenfolge „pdf tif txt“ erlaubt zum Beispiel nur die Verarbeitung von PDF, TIFF und Textdateien. Alle anderen Dokumente werden ignoriert. Durch Eingabe eines * (Stern) werden alle Dokumente verarbeitet, die in diesem Ordner abgelegt werden.

Die Option Unterverzeichnisse rekursiv durchsuchen bietet Möglichkeit, dass nicht nur das angegebene Verzeichnis, sondern auch alle Unterverzeichnisse in beliebiger Tiefe nach neu einlangenden Dokumenten durchsucht werden.

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E-Mail-Postfach konfigurieren

Bei der Verwendung von E-Mail Konten als Datenquelle können E-Mail-Postfächer überwacht und Nachrichtentexte samt Anhänge durch einen Scan-Workflow verarbeitet werden - zum Beispiel um alle einlangenden E-Mails zu Archivierungszwecken nach PDF/A zu konvertieren.

Im ersten Schritt, auf der Seite Allgemein, muss unter Name eine eindeutige Bezeichnung vergeben werden; eine Beschreibung ist optional. Name und E-Mail des Erstellers sind erforderlich, wenn der Urheber der Dokumente in einem Hotfolder für die weitere Verarbeitung erforderlich ist oder zum Beispiel Metadaten mit diesen Informationen befüllt werden sollen.

In Docuflair gibt es drei unterschiedliche E-Mail Servertypen, die für das Empfangen von E-Mails konfiguriert werden können.

1. POP
2. IMAP
3. Microsoft Exchange

Wählen Sie den erforderlichen Servertyp und tragen Sie die erforderlichen Serverdaten, Benutzernamen und Kennwörter ein.

Die Option Zulässige Dateiformate erlaubt ein Einschränken der gesuchten Dateiformate, indem die zulässigen Dateierweiterungen, getrennt durch Leerzeichen oder Komma, angegeben werden. Die Zeichenfolge „pdf tif txt“ erlaubt zum Beispiel nur die Verarbeitung von PDF, TIFF und Textdateien. Alle anderen Dokumente werden ignoriert. Durch Eingabe eines * (Stern) werden alle Dokumente verarbeitet, die in diesem Ordner abgelegt werden.

Die Auswahl Verarbeitung legt fest, wie Nachrichtentexte und Anhänge verarbeitet werden sollen. Es besteht die Möglichkeit Nachrichtentexte und/oder Anhänge zu verarbeiten oder zu ignorieren. Auch können Nachrichtentexte in unterschiedlicher Reihenfolge mit den Dateianhängen zu einem Dokument zusammengehängt werden.

Die Option Konvertierung legt fest, ob die eingelangten Daten, sofern verfügbar, als Vektordaten weiterverarbeitet werden sollen, oder ob diese vor der Verarbeitung in ein Bild umgewandelt werden sollen. Zu beachten ist, dass bei Auswahl von Vektordaten, die Optionen zur Vorverarbeitung wirkungslos sind, da diese ausschließlich auf Bilddaten angewendet werden können.

Multifunktionsgeräte konfigurieren

Wird ein Workflow auf einem Multifunktionsgerät angezeigt, können verschiedene Standardwerte für die Scan-Einstellungen hinterlegt werden. Diese Einstellungen dürfen sich von Workflow zu Workflow unterscheiden und sollen verhindern, dass Anwender falsche oder fehlerhafte Einstellungen auswählen können. In der Spalte Befehle kann mit dem "Schloss" festgelegt werden, ob ein Anwender am Multifunktionsdrucker berechtigt ist, eine eigene Einstellung vorzunehmen. Durch Anklicken des "Auges" ist es möglich, Einstellmöglichkeiten vor dem Anwender am Multifunktionsdrucker ganz zu verbergen.

Die Datenquelle Multifunktionsgeräte ist nur für Scan-Workflows verfügbar.

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Mobile Endgeräte

Die Bereitstellung von Web-APIs erfordert keine Konfiguration. Wird die Funktion aktiviert, können Endgeräte über SOAP-Dienste Dokumente an Docuflair übermitteln. Die Kommunikation erfolgt über SOAP-Webdienste, die auch von anderen Anwendungen im Unternehmen verwendet werden können.

Bitte beachten Sie, dass für die Verwendung dieser Web-APIs eine entsprechende Lizenz erforderlich ist.

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