Anlernen neuer Formulare
Einfach erklärt: Was ist die Formularerkennung?
Die Formularerkennung ermöglicht es Docuflair, bestimmte Dokumenttypen automatisch wiederzuerkennen — z.B. eine Rechnung oder einen Lieferschein. Dazu wird ein Musterdokument „angelernt". Bei der Verarbeitung vergleicht Docuflair eingehende Dokumente mit den gelernten Mustern und kann so automatisch die richtige Zuordnung und Datenextraktion vornehmen.
Erforderliche Berechtigungen
Für den Zugriff auf diese Funktion werden folgende Berechtigungen benötigt:
- Formulare anzeigen (
AdminUI_WorkflowManagement_ListForms) - Formulare erstellen (
AdminUI_WorkflowManagement_CreateForm) - Formulare bearbeiten (
AdminUI_WorkflowManagement_EditForm) - Formulare löschen (
AdminUI_WorkflowManagement_DeleteForm)
Berechtigungen werden über Gruppen vergeben – siehe Berechtigungen – Übersicht.
Formularliste
Das Anlernen neuer Formulartypen erfolgt über die Menü-Navigation unter Flow > Formulare. Die Anzahl der Formulare ist in Docuflair nicht beschränkt, jedoch ist zu beachten, dass ähnlich aussehende Formulare unter Umständen zu falschen Ergebnissen führen und dass mit jedem Formulartyp die benötigte Verarbeitungszeit leicht erhöht wird.
Die Liste zeigt alle angelernten Formulare mit folgenden Spalten:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Vorschau | Miniaturansicht des Musterdokuments |
| Name | Bezeichnung des Formulars |
| Beschreibung | Optionale Beschreibung |
| Bedingungen | Anzahl der definierten Bedingungen (farbig markiert) |
| Zonen | Anzahl der Inhaltszonen (mit Anker-Indikator) |
| Geändert | Zeitstempel der letzten Änderung |
| Erstellt | Erstellungszeitpunkt |
Klicken Sie auf Formular erstellen, um ein neues Formular anzulernen. Wenn bereits Formulare in der Liste vorhanden sind, können diese mit den Befehlen in der rechten Spalte bearbeitet oder gelöscht werden.
Formular-Editor
Der erste Schritt beim Erstellen eines neuen Formulars ist das Laden einer Vorlage. Dazu muss ein Musterdokument, das zuvor gescannt wurde, ausgewählt und hochgeladen werden, indem auf das Ordner-Symbol links oben geklickt wird.
Nachdem das Dokument geladen wurde und eine Vorschau angezeigt wird, steht der Formular-Editor zur Verfügung. Der Editor besteht aus folgenden Bereichen:
- Linke Seitenleiste mit zwei Tabs: Bedingungen und Zonen
- Zentrale Vorschau des Musterdokuments mit interaktiven Zonen-Overlays
- Obere Werkzeugleiste mit Speichern, Öffnen und Ansichtsmodus (Seite/Breite/Höhe anpassen)
Zonentypen und Farbcodierung
Zonen werden per Drag-and-Drop auf dem Musterdokument positioniert und in der Größe angepasst. Die Position wird in Millimetern gespeichert. Docuflair unterscheidet zwischen Bedingungen (zur Formularerkennung) und Inhaltszonen (zur Datenextraktion). Jeder Zonentyp ist im Editor farblich gekennzeichnet:
| Zonentyp | Farbe | Beschreibung |
|---|---|---|
| Ankerpunkt |  Schwarz (#333333) |
Referenzpunkt für die Positionierung. Nur einer pro Formular möglich. |
| Bedingung: Barcode |  Rot (#dc3545) |
Barcode-Suche zur Formularerkennung. Das Dokument wird nur als dieses Formular erkannt, wenn der Barcode gefunden wird. |
| Bedingung: Text |  Orange (#fd7e14) |
Text-Suche zur Formularerkennung. Das Dokument wird nur erkannt, wenn der Text gefunden wird. |
| Inhalt: Barcode |  Blau (#007bff) |
Barcode-Zone zum Auslesen von Daten (z.B. Artikelnummer, Sendungsnummer). |
| Inhalt: Text |  Grün (#28a745) |
Text-Zone zum Auslesen von Daten per OCR (z.B. Rechnungsnummer, Datum). |
Zone erstellen und bearbeiten
Durch Anklicken des Barcodesymbols kann eine neue Barcode-Zone, durch Anklicken des Textsymbols eine neue Text-Zone (OCR) eingezeichnet werden. Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Zone stehen folgende Felder zur Verfügung:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Variablenname | Eindeutiger Name der Variable (nur Buchstaben, Zahlen und Unterstriche). |
| Suchtyp | Art der Suche: Ankerpunkt, Barcode / QR-Code oder Text. |
| Barcode-Typ | Bei Barcode-Suche: Auswahl des Barcode-Typs (z.B. Code39, QR-Code, alle 1D-Barcodes). Nur bei Suchtyp Barcode sichtbar. |
| Inhaltsvalidierung | Validierungsmethode: Exakter Text, Text ohne Groß-/Kleinschreibung oder Regulärer Ausdruck. Nur bei Bedingungen sichtbar. |
| Suchinhalt | Der zu suchende Text oder Barcode-Inhalt. |
| Toleranz | Anzahl erlaubter Abweichungen bei der Suche (Fuzzy Matching). |
Hinweis
Zonen werden per Drag-and-Drop auf dem Musterdokument positioniert und können in der Größe angepasst werden. Die Position und Größe wird in Millimetern gespeichert.
Variablenzugriff
Auf die in einem Formular erkannten Werte kann in der Workflow-Ausgabe über den kombinierten Namen zugegriffen werden. Das Format lautet:
formularname.variablenname
Wenn Sie beispielsweise ein Formular mit dem Namen rechnung angelegt haben und darin eine Zone mit dem Variablennamen rechnungsnummer definiert ist, können Sie den erkannten Wert über rechnung.rechnungsnummer in der Ausgabe verwenden.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass die Formularerkennung optional ist und eine entsprechende Lizenz von Docuflair voraussetzt.