Hotfolder
Einfach erklärt: Was ist ein Hotfolder?
Ein Hotfolder ist ein überwachter Ordner auf dem Server. Sobald eine Datei in diesen Ordner gelegt wird, erkennt Docuflair dies automatisch und startet den zugeordneten Workflow. Das ist nützlich, wenn Dokumente aus anderen Programmen automatisch verarbeitet werden sollen — einfach die Datei in den Ordner legen, den Rest erledigt Docuflair.
Erforderliche Berechtigung
Für den Zugriff auf diese Funktion wird folgende Berechtigung benötigt:
- Hot Folder anzeigen (
AdminUI_WorkflowManagement_ListHotFolders)
Berechtigungen werden über Gruppen vergeben – siehe Berechtigungen – Übersicht.
Die Hotfolder-Verwaltung ist über die Menü-Navigation unter Workflows > Hotfolder zu erreichen.
Ein Hotfolder ist ein überwachter Ordner, der als Datenquelle für Workflows dient. Sobald eine Datei im Hotfolder abgelegt wird, wird diese automatisch vom zugeordneten Workflow verarbeitet.
Übersicht
Die Liste zeigt alle konfigurierten Hotfolder mit Status (aktiviert/deaktiviert), Bezeichnung, Ordnerpfad und zugeordnetem Workflow.
Erstellen
Durch Klick auf Erstellen wird ein neuer Hotfolder angelegt.
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Aktiviert | Legt fest, ob der Hotfolder aktiv überwacht wird. |
| Bezeichnung | Eindeutiger Name des Hotfolders. |
| Beschreibung | Optionale Beschreibung. |
| Ersteller (Name) | Name des verantwortlichen Erstellers. |
| Ersteller (E-Mail) | E-Mail-Adresse des Erstellers für Benachrichtigungen. |
| Ordnerpfad | Lokaler oder Netzwerkpfad des zu überwachenden Ordners. |
| Dateierweiterungen | Dateitypen, die verarbeitet werden sollen (z.B. pdf, tif, jpg). |
| Workflow | Zugeordneter Workflow für die Verarbeitung. |
| Speicherort | Optionaler Speicherort für die Ausgabe. |
Erweiterte Einstellungen
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Als PDF importieren | Konvertiert eingehende Dateien automatisch in PDF. |
| Standard-Auflösung (DPI) | Render-Auflösung für die Konvertierung (75–2400 DPI). |
| Verzögerung neue Datei | Wartezeit in Sekunden bevor eine neue Datei verarbeitet wird (verhindert Verarbeitung unvollständiger Uploads). |
| Unterordner rekursiv durchsuchen | Überwacht auch Unterordner des Hotfolders. |
| Eingebettete Dokumente extrahieren | Extrahiert und verarbeitet eingebettete Dokumente (z.B. Anhänge in PDFs). |
| Fehlgeschlagene Dokumente verschieben | Verschiebt fehlgeschlagene Dokumente in einen separaten Ordner. |
| Fehlerordner | Pfad für fehlgeschlagene Dokumente. |
Bearbeiten
Durch Klick auf einen bestehenden Hotfolder können alle Einstellungen angepasst werden.
Löschen
Hotfolder können über das Löschen-Symbol entfernt werden.
Weitere Informationen zu Workflows finden Sie unter Workflows.