Kanzleisoftware
Einfach erklärt: Was ist die Kanzleisoftware-Anbindung?
Viele Anwaltskanzleien und Steuerberatungen arbeiten mit spezieller Software (z.B. Advokat, RA-MICRO oder DATEV). Die Kanzleisoftware-Anbindung ermöglicht es, gescannte Dokumente direkt vom Multifunktionsdrucker in diese Software zu übertragen — ohne Umwege über Ordner oder E-Mails.
Im Menü unter Scannen > Kanzleisoftware haben Sie die Möglichkeit zur Anbindung verschiedener Kanzleisoftwarelösungen, um eine nahtlose Integration vom Scanner in das Netzwerk vom Endkunden zu ermöglichen.
Erforderliche Berechtigungen
Für den Zugriff auf diese Funktion werden folgende Berechtigungen benötigt:
- APIs anzeigen (
AdminUI_ScanManagement_ListApis) - API erstellen (
AdminUI_ScanManagement_CreateApi) - API bearbeiten (
AdminUI_ScanManagement_EditApi) - API löschen (
AdminUI_ScanManagement_DeleteApi)
Berechtigungen werden über Gruppen vergeben – siehe Berechtigungen – Übersicht.
Listenansicht
Die Listenansicht zeigt alle konfigurierten Kanzleisoftware-Einträge mit folgenden Spalten:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Bezeichnung der Konfiguration |
| Beschreibung | Optionale Beschreibung |
| Modus | Gewählte Kanzleisoftware (z.B. Advokat, DATEV) |
| Zielverzeichnis | Konfigurierter Speicherort |
| Einstellungen | Zugewiesene Scan-Einstellungen |
| Geändert/Erstellt | Zeitstempel der letzten Änderung bzw. Erstellung |
Durch Klick auf Kanzleisoftware hinzufügen wird ein neuer Eintrag erstellt. Bestehende Einträge können über die Befehle auf der rechten Seite bearbeitet oder gelöscht werden.
Kanzleisoftware erstellen
Allgemein
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Bezeichnung | Eindeutiger Name der Konfiguration (Pflichtfeld, wird auf Eindeutigkeit geprüft) |
| Beschreibung | Optionale Beschreibung des Eintrags |
| Modus | Kanzleisoftware auswählen (siehe Unterstützte Modi) |
| E-Mail-Benachrichtigung | E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen bei neuen Scan-Aufträgen |
| Dokumentenfreigabe | Scan-Aufträge müssen vor der Zustellung freigegeben werden |
| Berater fragen | Benutzer wird beim Scannen nach einem Sachbearbeiter/Berater gefragt |
| Archivmodus | Alte Dateien im Zielverzeichnis werden archiviert |
Unterstützte Modi
Je nach Modus werden unter Datenzugriff unterschiedliche Angaben benötigt, um die gewählte Software richtig anzubinden.
| Modus | Beschreibung |
|---|---|
| Advokat MS-Access | Anbindung an Advokat über MS-Access-Datenbank (Österreich) |
| Advokat SQL Server | Anbindung an Advokat über SQL Server-Datenbank (Österreich) |
| Paragraph | Anbindung an die Kanzleisoftware Paragraph (Österreich) |
| Directory Quick Search | Schnellsuche in einem Verzeichnis |
| JurXpert | Anbindung an JurXpert (Österreich) |
| Enaio | Anbindung an das DMS-System Enaio |
| ELO | Anbindung an das DMS-System ELO |
| DocuWare | Anbindung an das DMS-System DocuWare |
| DocuShare | Anbindung an Xerox DocuShare |
| RA-MICRO | Anbindung an RA-MICRO über Netzwerkschnittstelle (Deutschland) |
| DATEV Unternehmen online | Anbindung an DATEV Unternehmen online (Deutschland) |
Datenzugriff
Die Felder im Bereich Datenzugriff sind abhängig vom gewählten Modus:
Advokat MS-Access:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Access-Datenbank | Pfad zur Advokat Access-Datenbank |
| Tabellen-Datenbank | Pfad zur Tabellen-Datenbank |
Advokat SQL Server:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| SQL-Server | Hostname oder IP-Adresse des SQL Servers |
| Benutzername | Benutzername für die SQL-Anmeldung |
| Kennwort | Kennwort für die SQL-Anmeldung |
| Datenbanken | Auswahl der Advokat-Datenbanken |
JurXpert:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Server-Adresse | Hostname oder IP-Adresse des JurXpert-Servers |
| Benutzername | Benutzername für die JurXpert-Anmeldung |
| Kennwort | Kennwort für die JurXpert-Anmeldung |
DATEV Unternehmen online:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Beraternummer | DATEV-Beraternummer |
| Mandantennummer | DATEV-Mandantennummer |
| OAuth-Anmeldung | Anmeldung über DATEV-OAuth-Authentifizierung |
Weitere Modi
Bei den Modi Paragraph, Directory Quick Search, Enaio, ELO, DocuWare, DocuShare und RA-MICRO werden die Datenzugriffsparameter je nach Integration über Verzeichnispfade oder Netzwerkschnittstellen konfiguriert.
Standardwerte
Im Bereich Standardwerte können Vorgabewerte für neue Scan-Aufträge definiert werden:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Titel | Standardtitel für neue Dokumente |
| Beschreibung | Standardbeschreibung für neue Dokumente |
| Status | Standardstatus für neue Dokumente |
| Ersteller | Standard-Ersteller für neue Dokumente |
| Empfänger | Standard-Empfänger für neue Dokumente |
Scan-Einstellungen
Für jeden Kanzleisoftware-Eintrag können individuelle Scan-Einstellungen festgelegt werden (z.B. Auflösung, Dateiformat, Farbe). Diese Einstellungen werden beim Scannen am Multifunktionsgerät automatisch angewendet.