Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung ist über die Menü-Navigation unter System > Benutzerverwaltung zu erreichen. Standardmäßig wird hier die Liste aller vorhandenen und aktiven Benutzer angezeigt. Abhängig davon, wie viele Benutzer im System existieren kann diese Tabelle zum Laden wenige Momente benötigen.

Der Screenshot zeigt, dass im System aktuell sieben Benutzer existieren.

Suche

Das Suchfeld erlaubt die Eingabe einer beliebigen Benutzereigenschaft (z.B.: Benutzername / Kartennummer / Erstellungsdatum), um schnell einen oder mehrere Benutzer zu finden. Durch Eingabe von Text kann inkrementell (Aktualisierung der Liste erfolgt automatisch) in der Benutzertabelle gesucht werden.

Status

Ein Benutzer befindet sich in immer genau einem von vier Statuszuständen, der links neben dem Benutzernamen als farbiger Kreis angezeigt wird.

• 🟢 Grün - Benutzer ist aktiv:
  Das ist der Normalzustand in dem sich der Benutzer anmelden kann und im gesamten System sichtbar ist.

• ⚫ Grau - Benutzer ist deaktiviert:
  Gesperrter Zustand in dem sich der Benutzer vorübergehend nicht anmelden kann und auch im System eingeschränkt sichtbar ist.

• 🟠 Orange - Benutzer wartet auf eine Freigabe:
  Dieser Benutzerzustand ist meist direkt nach einer Benutzerregistrierung gesetzt, wenn eine manuelle Freigabe von einer berechtigten Person erforderlich ist.

• 🔴 Rot - Benutzer als gelöscht markiert:
  Nachdem ein Benutzer manuell oder bei einer erneuten Synchronisation (Gruppe wurde im Verzeichnisdienst nicht mehr gefunden) gelöscht wurde, wird dieser als gelöscht markiert. Eine Anmeldung ist zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich. Benutzer können durch ein erneutes, manuelles Löschen endgültig aus dem System gelöscht werden. Zu beachten ist, dass diese Benutzerinformationen dadurch auch nicht mehr in den Auftrags- und Transaktionsauswertungen zur Verfügung stehen.

Berechtigung

Der Benutzer admin ist ein Standardbenutzer, der bei jeder Installation automatisch angelegt wird. Dieser ist insbesondere für die erste Verwaltung des Systems notwendig. Durch die Berechtigungsrolle Systemverwalter hat der Benutzer admin die vollständige Kontrolle über das System und Zugriff auf alle Funktionen im Docuflair Manager. Alle anderen Benutzer haben standardmäßig die Berechtigungsrolle Benutzer. Diese Rolle deutet auf einen eingeschränkteren Zugriff hin, der abhängig von den zugewiesenen Berechtigungen ist.

Einstellungen

Die Einstellungen ermöglichen eine schnelle Erkennung mithilfe von Symbolen, welche Werte für einen Benutzer gesetzt wurden. Während für den Benutzer admin und demo nur eine Kartennummer hinlegt wurde besitzt der Benutzer peter zwei Kartennummern. Für manuell erstellten Benutzer user wurde nur ein PIN-Code hinterlegt während beim manuell erstellten Benutzer demo auch ein PUK-Code hinterlegt wurde. Abgesehen vom Standardbenutzer admin und den beiden zuvor genannten manuell erstellten Benutzern wurden alle anderen automatisch über einen Verzeichnisdienst (LDAP / Active Directory / Datenbank-Import) synchronisiert.

Guthaben

Abhängig von der erwordenen Docuflair Lizenz ist die Spalte Guthaben sichtbar oder eben nicht. Diese zeigt an, dass aktuell nur der Benutzer peter ein virtuelles Guthaben von 10,00 Einheiten besitzt.

Erstellen

Benutzer können entweder manuell erstellt oder mithilfe der Verzeichnisdienste (LDAP / Active Directory / Datenbank-Import) synchronisiert werden. Durch Klick auf den Button Benutzer erstellen wird die manuelle Erstellung gestartet. Eine Synchronisation kann durch Klick auf den Button Benutzer synchronisieren erstellt werden.

Bearbeiten

Während manuell erstellte Benutzer vollständig bearbeitbar sind, können bei synchronisierten Benutzer nur bestimmte Felder geändert werden. Zum Bearbeiten eines Benutzers kann entweder direkt auf den Benutzerlogin oder auf den Bleistift auf der rechten Seite der Benutzerzeile geklickt werden.

Löschen

Je nachdem ob man nur ein oder gleichzeitig mehrere Benutzer gelöscht werden sollen, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten.

Auf der linken Seite einer Benutzerzeile befindet sich eine Auswahlbox, die eine Löschung mehrerer ausgewählter Benutzer auf einmal ermöglicht. Hierfür werden die gewünschten Benutzer zuerst ausgewählt und dann mit Klick auf den Button Benutzer löschen, entfernt. Bestimmte Benutzer können nicht entfernt werden. Dazu zählen der Standardbenutzer admin und aus Verzeichnisdiensten (LDAP / Active Directory / Datenbank-Import) synchronisierte Benutzer. Letztere sind erkennbar durch zwei Pfeile die gemeinsam einen Kreis bilden.

Das einzelne Löschen von Benutzern kann über den Mülleimer auf der rechten Seite der Benutzerzeile durchgeführt werden.

Um das unabsichtliche Löschen von Benutzern zu vermeiden wird vor Durchführung in einem Popup immer eine zusätzliche Sicherheitsabfrage gefordert.

Synchronisieren

Durch Klick auf den Button Benutzer synchronisieren wird zur Seite Synchronisation gewechselt. Hier können Synchronisations-Dienste zum automatischen Importieren von Kontakten, Benutzern und Gruppen erstellt und verwaltet werden.

Gerätefunktionen

Unter der Spalte Befehle ist ein Button (neun Kacheln als Symbol) links neben dem Mülleimer, der direkt zu den Gerätefunktionen, speziell für den ausgewählten Benutzer, weiterleitet.