Eigene Dateiformate
Individuelle Dateiformate sind in Docuflair frei erstellbar. Es können verschiedenste Varianten eines Dateiformats erstellt werden. Zum Beispiel ein PDF für Rechnungen und ein anderes für Lieferscheine. Diese können sich an der Qualität / Komprimierung bzw. an anderen Punkten unterscheiden.
Erstellen eines Dateiformates
Geht man auf system/Dateiformate findet man hier den Knopf zur Erstellung eines neuen Formats.
Auf der rechten Seite unter Befehle können vorhandene Formate bearbeitet oder gelöscht werden.
Einstellungen
Die Einstellungen welche getroffen werden können variieren zwischen den Formaten. Im Gegensatz zu den anderen Formaten lassen sich PDF und TIFF weiter komprimieren bzw. optimieren. Für PDF, TIFF und BMP kann ein Aufdruck aktiviert werden. Templates für Aufdrücke können im Docuflair Verzeichnis erstellt werden.
Der in den Einstellungen gewählte Name erscheint gemeinsam mit der Beschreibung bei der Auswahl des Formats am Display des Scanners
Die meisten Einstellungen liegen bei dem PDF-Format vor. Wie im Screenshot ersichtliche lassen sich verschiedene Arten des PDF-Formats auswählen. Außerdem kann das PDF-Format mit einem Zertifikat signiert oder per Verschlüsselungsverfahren gesichert werden.
Hier eine Tabelle zu den verschiedenen PDF-Formaten welche zur Verfügung stehen:
| Format | Beschreibung |
|---|---|
| PDF/A-1a | Der erste Standard für die Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten in PDF-Format (strukturiert). |
| PDF/A-1b | Der erste Standard für die Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten in PDF-Format (visuell). |
| PDF/A-2a | Ein aktualisierter Standard für die Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten (strukturiert). |
| PDF/A-2b | Ein aktualisierter Standard für die Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten (visuell). |
| PDF/A-2u | Ein aktualisierter Standard für die Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten (Unicode). |
| PDF/A-3a | Ein erweiterter Standard für die Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten (strukturiert und eingebettete Dateien). |
| PDF/A-3b | Ein erweiterter Standard für die Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten (visuell und eingebettete Dateien). |
| PDF/A-3u | Ein erweiterter Standard für die Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten (Unicode und eingebettete Dateien). |
| PDF/A-4 | Ein vorgeschlagener zukünftiger Standard für die Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten mit weiteren Verbesserungen. |
| PDF 1.0 | Die erste Version des PDF-Formats, veröffentlicht im Jahr 1993. |
| PDF 1.1 | Eine verbesserte Version des PDF-Formats, veröffentlicht im Jahr 1996. |
| PDF 1.2 | Eine weitere Verbesserung des PDF-Formats, veröffentlicht im Jahr 1996. |
| PDF 1.3 | Eine Version des PDF-Formats, die Unterstützung für Transparenz und Komprimierung von Bildern bietet. |
| PDF 1.4 | Eine Version des PDF-Formats, die erweiterte Funktionen wie Multimediaelemente und interaktive Formulare bietet. |
| PDF 1.5 | Eine verbesserte Version des PDF-Formats mit erweiterten Funktionen und Unterstützung für Schichtstrukturen. |
| PDF 1.6 | Eine Version des PDF-Formats mit erweiterten Funktionen und Unterstützung für Ebenen und 3D-Inhalte. |
| PDF 1.7 | Die letzte offizielle Version des PDF-Formats, veröffentlicht im Jahr 2006. |
| PDF 2.0 | Die neueste Version des PDF-Formats, veröffentlicht im Jahr 2017. |
Aufdruck von Seiteninformationen oder Wasserzeichen (Imprint)
Docuflair erlaubt das Aufdrucken von Informationen auf jede gescannte Seite, ähnlich der Kennung des Absenders mit Uhrzeit und Datum auf einem Fax. Variable Daten, wie Name des Erstellers, oder Seitenzahl können Inhalt des Aufdrucks sein. Auch kann diese Funktion zum Aufbringen eines Wasserzeichens eingesetzt werden.
Die aufzudruckenden Informationen können auch als QR-Code oder Barcode ausgegeben werden. Ebenso kann z.B. ein Firmenlogo auf jeder Seite ausgegeben werden.
Die Konfiguration des Aufdrucks erfolgt über die Einstellungen der Dateiformate. Standardmäßig kann aus drei mitgelieferten Beispielen ausgewählt werden.
- Beispiel (Sample)
- Nur Titel anzeigen (Title only)
- Title mit fortlaufender Seitennummerierung (Page numbering with title)
Diese Vorlagen können mit einem Texteditor im Verzeichnis \Docuflair\instances\instanceName\data\imprint bearbeitet werden. Durch Erstellen einer weiteren XML-Datei kann eine zusätzliche Vorlage erstellt werden.
Nach Auswahl einer Vorlage unter den Einstellungen eines Dateiformates, kann eingegeben werden, welche Text aufgedruckt werden soll. Um variable Daten aufzudrucken, können folgende Platzhalter verwendet werden:
| Platzhalter | Funktion | Hinweise |
|---|---|---|
| %d | Aktuelles Datum | Aktuelles Datum der Dokumentenerstellung im Format dd.MM.yyyy |
| %t | Aktuelle Uhrzeit | Aktuelle Uhrzeit der Dokumentenerstellung im Format HH.mm |
| %u | Ersteller | Name des Benutzers, der das Dokument gescannt hat (Anmeldename) |
| %e | E-Mail-Adresse | E-Mail-Adresse des Benutzers, der das Dokument gescannt hat |
| %i | IP-Adresse | IP-Adresse des Multifunktionsdruckers, mit dem Dokument gescannt wurde |
| %l | Standort | Standort des Multifunktionsdruckers, mit dem Dokument gescannt wurde |