Dateiformate
Bei den von Docuflair unterstützten Dateiformaten muss zwischen drei Kategorien unterschieden werden.
- Dateiformate für die Übermittlung von Dokumenten an Docuflair (Dokumenten-Import)
Betrifft alle Dokumente, die an Docuflair zur weiteren Verarbeitung, wie zum Beispiel für das Durchsuchen von Ordnern nach zu druckenden Dokumenten oder das Übermitteln von E-Mails zur weiteren Verarbeitung, übergeben werden. - Ausgabe-Dateiformate (Dokumenten-Export)
Dokumente die von Docuflair gespeichert werden, um dem Anwender eine weitere Verarbeitung zu ermöglichen, wie zum Beispiel die Ausgabe von verarbeiteten Scans in einen Zielordner. - Interne Datenspeicherung (Dokumenten-Speicherung)
Bevor Docuflair eingehende Dokumente verarbeitet, werden diese, sofern es sich nicht um Bilddaten aus einem Scanvorgang handelt, automatisch nach PDF konvertiert. PDF eignet sich als universelles Dateiformat für die qualitativ hochwertige Ausgabe auf dem Bildschirm und auch auf Druckausgabegeräten.
Dokumenten-Import
Es bestehen verschiedene Möglichkeiten, Dokumente in Docuflair zur weiteren Verarbeitung, insbesondere der Druckausgabe, zu importieren. Mögliche Anwendungsbeispiele sind:
- Durchsuchen von Ordnern direkt am Multifunktionsdrucker
- Blättern durch Fotokataloge zum direkten Ausdruck von Fotos
- Übermitteln von Dokumenten via E-Mail zum Ausdrucken mittels PIN-Code
- Übermitteln von Dokumenten via E-Mail zur Übergabe an Scan- oder Druckworkflows
Docuflair liefert verschiedene Import-Filter, um gängige Dateiformate, wie Microsoft Office Dateien oder Bildformate, ohne Verwendung einer Drittsoftware zur importieren. Folgende Dateiformate werden unterstützt.
| Dateierweiterung | Anwendung | Hinweise |
|---|---|---|
| doc | Microsoft Word (ältere Versionen) | Konverter integriert, durch Installation von LibreOffice 6.x können u.U. bessere Konvertierungsergebnisse erzielt werden |
| docx | Microsoft Word (2007 und höher) | Konverter integriert, durch Installation von LibreOffice 6.x können u.U. bessere Konvertierungsergebnisse erzielt werden |
| odp, ods, odt | LibreOffice/OpenOffice | Installation von LibreOffice 6.x erforderlich |
| ppt, pps | Microsoft PowerPoint (ältere Versionen) | Konverter integriert, durch Installation von LibreOffice 6.x können u.U. bessere Konvertierungsergebnisse erzielt werden |
| pptx, ppsx | Microsoft PowerPoint (2007 und höher) | Konverter integriert, durch Installation von LibreOffice 6.x können u.U. bessere Konvertierungsergebnisse erzielt werden |
| html, htm | HTML-Dateien | Konvertierung durch mitgelieferte Anwendung wkhtmltopdf |
| sxc | LibreOffice/OpenOffice Calc | Installation von LibreOffice 6.x erforderlich |
| sxi | LibreOffice/OpenOffice Impress | Installation von LibreOffice 6.x erforderlich |
| sxw | LibreOffice/OpenOffice Writer | Installation von LibreOffice 6.x erforderlich |
| log, txt | Log-Dateien | Integrierter Konverter |
| wri | Microsoft Write | Installation von LibreOffice 6.x erforderlich |
| xls | Microsoft Excel (ältere Versionen) | Konverter integriert, durch Installation von LibreOffice 6.x können u.U. bessere Konvertierungsergebnisse erzielt werden |
| xlsx | Microsoft Excel (2007 und höher) | Konverter integriert, durch Installation von LibreOffice 6.x können u.U. bessere Konvertierungsergebnisse erzielt werden |
| tif, tiff | TIFF-Bilddateien | Integrierter Konverter |
| png | PNG-Bilddateien | Integrierter Konverter |
| jpg, jpeg | JPEG-Bilddateien | Integrierter Konverter |
| Gif | GIF-Bilddateien | Integrierter Konverter |
| Portable Document Format | Kein Konverter erforderlich, weil Docuflair internes Speicherformat, beziehungsweise mitgelieferter Konverter, um optional die Auflösung von PDFs zu reduzieren | |
| rtf | Rich Text Format | Installation von LibreOffice 6.x erforderlich |
| vsd, vdx | Microsoft Visio (ältere Versionen) | Installation von LibreOffice 6.x erforderlich |
| vsdx, vsdm | Microsoft Visio (2007 und höher) | Installation von LibreOffice 6.x erforderlich |
| url, website | Link zu Webseite | Konvertierung durch mitgelieferte Anwendung wkhtmltopdf |
| cr2, rw2, raw, nef, dng, aew, sr2, srf | RAW-Bilddateien | Integrierter Konverter |
| ps | Postscript-Dateien | Installation von Ghostscript erforderlich |
| xps | XPS-Dateien | Installation von GhostPCL erforderlich |
Bei LibreOffice handelt es sich um eine freie Office-Suite, die hier heruntergeladen werden kann. Für die meisten gängigen Office-Dateiformate ist die Installation von LibreOffice nicht erforderlich, jedoch kann diese zu verbesserten Ergebnissen bei der Konvertierung führen. Zu beachten ist, dass die Import-Filter von LibreOffice laufend verbessert werden und dass es Unterschiede bei der Darstellung importierter Dokumente zwischen den Versionen kommen kann. Docuflair funktioniert mit allen 6.x Versionen.
Dokumenten-Export
Insbesondere gescannte Dokumente werden von Docuflair vorverarbeitet, durchsucht (zum Beispiel nach Barcodes und/oder Text) und verarbeitet, um schließlich im gewünschten Ausgabedateiformat abgespeichert zu werden. Scan-Aufträge langen im Normalfall als TIFF-Dokumente mit verlustfreier Komprimierung ein, die ohne einen Konverter direkt verarbeitet werden können.
Docuflair erlaubt die individuelle Konfiguration der Einstellungen für Dateiformate. So können zum Beispiel Kompressionseinstellungen oder Sicherheitseinstellungen individuell vorgenommen werden, und als global verfügbares Dateiformat mit einem freien Namen abgespeichert werden. So kann sichergestellt werden, dass systemweit Vorgaben einheitlich umgesetzt und eingehalten werden. Abhängig vom gewünschten Dateiformat stehen unterschiedliche Optionen zur Verfügung. Während zum Beispiel für Text-Dateien faktisch keine Optionen gewählt werden können, gibt es für PDF-Dateien die umfangreichsten Konfigurationsmöglichkeiten, wie Komprimierungsarten, Dateiversion, Ersteller, Signatur, Einschränkungen, etc.
Unter system/Dateiformate kann die Liste vordefinierter Dateiformate eingesehen und bearbeitet werden. Es können beliebig viele individuelle Dateiformate erstellt und abgespeichert werden. Die zu verwendende Dateierweiterung kann selbst vergeben werden, unabhängig vom gewählten Dateiformat und dem Namen des erstellten Dateiformates.
Folgende Dateiformate werden für die Speicherung zu exportierender Dateien unterstützt:
| Bezeichnung | Dateiformat | Hinweise |
|---|---|---|
| Portable Document Format | Flexibles Dateiformat zur Speicherung von Text, Grafiken und Bildern. Kann auch, wenn OCR ausgewählt wird, durchsucht werden (Hidden text). Dieses Dateiformat kann mehrere Seiten aufnehmen | |
| tiff | TIFF-Dateien | Dateiformat zur Speicherung von Bilddaten in unterschiedlichen Farbtiefen und Kompressionsverfahren. In eine Datei können mehrere Seiten/Bilder gespeichert werden |
| txt | Text-Dateien | Umwandlung gescannter Bilder nach Text durch den Einsatz der integrierten OCR (Optical Character Recognition). Dieses Dateiformat kann unformatierten Text beliebiger Länge aufnehmen |
| docx | Word-Dateien | Umwandlung gescannter Bilder nach Text durch den Einsatz der integrierten OCR (Optical Character Recognition). Dieses Dateiformat kann formatierten Text beliebiger Länge aufnehmen |
| xlsx | Excel-Dateien | Umwandlung gescannter Bilder mit Tabellen durch den Einsatz der integrierten OCR (Optical Character Recognition). Dieses Dateiformat kann beliebige viele Informationen aus erkennbaren Spalten und Zeilen aufnehmen |
| html | HTML-Dateien | Umwandlung gescannter Bilder nach Text durch den Einsatz der integrierten OCR (Optical Character Recognition). Dieses Dateiformat kann formatierten Text beliebiger Länge aufnehmen |
| singleJpeg | JPEG-Dateien | Verbreitetes Dateiformat zur Speicherung eines (bevorzugt färbigen) Bildes |
| SinglePdf | Portable Document Format | Flexibles Dateiformat zur Speicherung von Text, Grafiken und Bildern. Kann auch, wenn OCR ausgewählt wird, durchsucht werden (Hidden text). Wird diese Option gewählt, wird ein mehrseitiges Dokument in Einzelseiten aufgeteilt |
| singleBMP | Bitmap-Dateien | Dateiformat zur Speicherung eines Bildes im Windows Bitmap-Format |
| singleTiff | TIFF-Dateien | Dateiformat zur Speicherung von Bilddaten in unterschiedlichen Farbtiefen und Kompressionsverfahren. Wird diese Option gewählt, wird ein mehrseitiges Dokument in Einzelseiten aufgeteilt |
Weitere Informationen zur Erstellung eigener Dateiformate finden sie hier