Gruppen & Richtlinien

Die Gruppen & Richtlinien sind über die Menü-Navigation unter System > Gruppen & Richtlinien zu erreichen. Standardmäßig wird hier die Liste aller vorhandenen und aktiven Gruppen angezeigt.

Der Screenshot zeigt, dass im System aktuell sechs Gruppen existieren.

Mithilfe von Gruppen werden Elemente in Docuflair strukturiert und als eine Einheit verwaltet. Beispiele wie Arten von Gruppen in Docuflair eingesetzt werden:

• Gruppierung von Benutzern
• Zuteilung von Funktionen
• Rollenbasierte Berechtigungen
• Gruppenbasierte Teilung von Aufträgen
• Zuteilung von Geräten zu Standorten
• Kostenstellenbasierte Abrechnung

Suche

Das Suchfeld rechts oberhalb der Tabelle erlaubt die Eingabe einer beliebigen Gruppeneigenschaft (z.B.: Name, Erstellungsdatum), um schnell eine oder mehrere Gruppen zu finden. Durch Eingabe von Text kann inkrementell (Aktualisierung der Liste erfolgt automatisch) in der Gruppentabelle gesucht werden.

Status

Eine Gruppe befindet sich in immer genau einem von drei Statuszuständen, der links neben dem Gruppennamen als farbiger Kreis angezeigt wird.

• 🟢 Grün - Gruppe ist aktiv:
  Das ist der Normalzustand in dem sich eine Gruppe nach Erstellung befindet und dadurch im gesamten System verfügbar ist.

• ⚫ Grau - Gruppe ist deaktiviert:
  Gesperrter Zustand in dem die Gruppe im System eingeschränkt sichtbar und verwendbar ist.

• 🔴 Rot - Gruppe als gelöscht markiert:
  Nachdem eine Gruppe manuell oder bei einer erneuten Synchronisation (Gruppe wurde im Verzeichnisdienst nicht mehr gefunden) gelöscht wurde, wird diese im System als gelöscht markiert. Gruppen können durch ein erneutes, manuelles Löschen endgültig aus dem System gelöscht werden. Zu beachten ist, dass diese Gruppeninformationen dadurch auch nicht mehr in den Auftrags- und Transaktionsauswertungen zur Verfügung stehen.

Einstellungen

Die Einstellungen sind eine Kurzzusammenfassung welche Eigenschaften für eine Gruppe gesetzt wurden. Hier wird beispielsweise angezeigt, ob es sich um eine synchronisierte (zwei Pfeile die gemeinsam einen Kreis bilden) oder manuell erstellte Gruppe handelt. Ferner wird die Preisliste angezeigt, wenn die Kostenzählung aktiviert wurde.

Guthaben

Abhängig von der erwordenen Docuflair Lizenz ist die Spalte Guthaben sichtbar oder eben nicht. Diese zeigt an, dass aktuell nur die Kostenstelle Hauptprojekt für ein virtuelles Guthaben freigeschalten wurde, allerdings mit aktuell 0,00 verfügbaren Einheiten.

Bearbeiten

Während manuell erstellte Gruppen vollständig bearbeitbar sind, können bei synchronisierten Gruppen nur bestimmte Felder geändert werden. Zum Bearbeiten einer Gruppe kann entweder direkt auf den Gruppennamen oder auf den Bleistift auf der rechten Seite der Gruppenzeile geklickt werden.

Löschen

Je nachdem ob man nur ein oder gleichzeitig mehrere Gruppen gelöscht werden sollen, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten.

Auf der linken Seite einer Gruppenzeile befindet sich eine Auswahlbox, die eine Löschung mehrerer ausgewählter Gruppen auf einmal ermöglicht. Hierfür werden die gewünschten Gruppen zuerst ausgewählt und dann mit Klick auf den Button Gruppe löschen, entfernt. Aus Verzeichnisdiensten (LDAP / Active Directory / Datenbank-Import) synchronisierte Gruppen können nicht manuell gelöscht werden. Diese sind durch zwei Pfeile die gemeinsam einen Kreis bilden gekennzeichnet.

Das einzelne Löschen von Gruppen kann über den Mülleimer auf der rechten Seite der Gruppenzeile durchgeführt werden.

Um das unabsichtliche Löschen von Gruppen zu vermeiden wird vor Durchführung in einem Popup immer eine zusätzliche Sicherheitsabfrage gefordert.

Synchronisieren

Durch Klick auf den Button Gruppen synchronisieren wird zur Seite Synchronisation gewechselt. Hier können Synchronisations-Dienste zum automatischen Importieren von Kontakten, Benutzern und Gruppen erstellt und verwaltet werden.