Speicherorte

Docuflair erlaubt das Drucken aus oder das Ablegen von gescannten Dokumenten in individuell konfigurierbaren Speicherorten, wie:

• Lokale Datenträger (auf dem Docuflair Server)
• Netzwerklaufwerke
• Nextcloud
• WebDAV
• FTP, SFTP, FTPS, SCP
• Office 365 (SharePoint, OneDrive, etc.)
• und andere

Durch die einfache Entwicklung von Erweiterungsmodulen können mit geringem Aufwand beliebige andere Systeme eingebunden werden, wie zum Beispiel ERP, CRM und DMS-Systeme.

Wenn für einen Speicherort die Benutzeranmeldung am Gerät aktiviert wurde, so werden beim Benutzer/Speicherorte die Benutzerinformationen (Benutzername + verschlüsseltes Kennwort) angezeigt. Der Benutzer muss sich dann nicht jedes Mal erneut anmelden, um auf den Speicherort zugreifen zu können. Möchte der Benutzer die gespeicherten Kennwörter löschen, so kann das einzeln pro Speicherort oder unter Allgemein alle Kennwörter auf einmal gelöscht werden.

Manche Speicherorte erfordern unter Umständen eine erweiterte Lizenz zur Freischaltung.
Die Entwicklung individueller Erweiterungsmodule kann mit zusätzlichen Aufwänden verbunden sein.
Bitte kontaktieren Sie Ihren Betreuer.

Docuflair unterscheidet zwischen globalen und lokalen Speicherorten. Erstere werde einmal konfiguriert und sind systemweit verfügbar. Dadurch kann zum Beispiel die Verbindung zu einem Netzwerkserver eingerichtet werden, indem Pfad, Benutzernamen und -kennwörter hinterlegt werden. Durch die Vergabe eines Namens kann ein globaler Speicherort an allen Stellen in Docuflair wiederverwendet werden, ohne neuerliche Eingabe von Anmeldeinformationen. Lokale Speicherorte werden hingegen nur speziell für eine Ausgabe oder ein Speicherziel erstellt. Eine Wiederverwendung an anderer Stelle ist nicht vorgesehen.

Beim Erstellen von globalen Speicherorten kann gewählt werden, ob der Speicherort sofort Anwendungen auf Multifunktionsdruckern aktiviert werden soll:

• Drucken
• Scannen
• Fotos

Anlegen eines neuen Speicherortes

Um zur Verwaltung der Speicherorte zu gelangen, muss aus dem Menü Schnittstellen/Speicherorte ausgewählt werden. Die Liste zeigt alle globalen Speicherorte. Im Zuge der Installation werden verschiedene Standard-Speicherorte erstellt, die gefahrlos gelöscht werden können. Durch die Befehle in der rechten Spalte können bestehende Speicherorte bearbeitet oder gelöscht werden.

Um einen neuen Speicherort zu erstellen, muss in der linken oberen Ecke auf Speicherort erstellen geklickt werden.

Unter Name muss eine eindeutige Bezeichnung für den Kontakt eingegeben werden. Die Beschreibung ist optional. Der Modus legt fest, um welchen Typ es sich bei dem neuen Speicherort handelt. Je nach gewähltem Modus sind Informationen wie Server-Adresse, Benutzernamen, Passwort, etc. erforderlich.

Unter anderem stehen folgende Typen zur Verfügung:

Modus	Beschreibung
Local file system	Lokaler Datenträger, der von Docuflair direkt über einen Laufwerksbuchstaben angesprochen werden kann. Zum Beispiel Festplatte, DVD-ROMs, etc.
File Transfer Protocol (FTP)	Das File Transfer Protocol (FTP) ist ein Client-Server-basiertes Netzwerkprotokoll, mit dem sich Daten in einem Netzwerk übertragen lassen. FTP-Clients sind in den meisten Betriebssystemen standardmäßig integriert.
Network file system	Eine Windows Datei- und Druckerfreigabe, auch Ordnerfreigabe oder Netzwerk-Freigabe genannt, ermöglicht unter Windows den Zugriff auf Dateien und Drucker im Netzwerk.
Nextcloud Cloud storage	Nextcloud ist eine freie Software für das Speichern von Daten (Filehosting) auf einem eigenen Server.
Amazon S3	Amazon Simple Storage Service (Amazon S3) ist ein Objektspeicherservice, der branchenführende Skalierbarkeit, Datenverfügbarkeit, Sicherheit und Leistung bietet.
Secure Copy	Secure Copy (abgekürzt SCP) ist ein Protokoll sowie ein Programm zur verschlüsselten Übertragung von Daten zwischen zwei Computern über ein Rechnernetz.
Secure File Transfer Protocol (SFTP)	Das SSH File Transfer Protocol oder Secure File Transfer Protocol (SFTP) ist eine für die Secure Shell (SSH) entworfene Alternative zum File Transfer Protocol (FTP), die Verschlüsselung ermöglicht.
DocuWareFS	DocuWare bietet Cloud-basiertes Dokumenten-Management und Software zur Workflow-Automation.
Web based Distributed Authoring and Versioning (WebDAV)	WebDAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning) ist ein Netzwerkprotokoll zur Bereitstellung von Dateien über das Internet. Es basiert auf dem Hypertext Transfer Protocol (HTTP/1.1).
Microsoft Office 365	Microsoft 365 und teilweise Office 365 ist eine Kombination bestehend aus einem Onlinedienst, einer Office-Webanwendung und einem Office-Software-Abonnement von Microsoft Office. Microsoft 365 und Office 365 bietet den Anwendern die Möglichkeit, ortsunabhängig von jedem unterstützten Endgerät aus zu arbeiten. Gespeicherte Daten befinden sich in Rechenzentren von Microsoft, zu denen der Zugriff über das Internet möglich ist.

Die Eingabe von Benutzername, Passwort und/oder Domäne ist erforderlich, wenn der Speicherort eine Anmeldung erfordert.

Scannen erlauben, Drucken erlauben und Fotos durchsuchen erlauben legen fest, für welche Anwendungen Startsymbole auf Multifunktionsdruckern automatisch erzeugt werden sollen. Zum Ein- beziehungsweise Ausschalten, überprüfen Sie die Einstellungen der Startseite Benutzeranwendung.

Prüfen, ob verfügbar stellt sicher, dass der Speicherort tatsächlich verfügbar ist, bevor dieser in den Anwendungen angezeigt wird. Verweist zum Beispiel ein Speicherort auf ein CD-ROM Laufwerk, das leer ist, wird durch diese Option eine Anzeige des Speicherortes unterdrückt.

Die Druck-Einstellungen, Scan-Einstellungen und Foto-Einstellungen sind nur verfügbar, wenn zuvor die entsprechenden Funktionen aktiviert wurden (Scannen erlauben, Drucken erlauben, Fotos durchsuchen erlauben). Diese Einstellungen legen fest, welche Standardwerte auf Multifunktionsdruckern vorausgewählt werden sollen, wenn die entsprechende Anwendung aufgerufen wird. So kann zum Beispiel sicher gestellt werden, dass in einen Speicherort immer nur PDF-Dokumente abgelegt werden dürfen, oder dass beim Druck aus einem Ordner die Ausgabe immer in Farbe und doppelseitig erfolgen muss.

Mit Option sperren kann in der Liste der Einstellungen für jeden Eintrag festgelegt werden, ob eine Einstellung vom Anwender am Multifunktionsdrucker geändert werden darf. Optionen anzeigen legt fest, ob einzelne Scan-Einstellungen für Anwender am Multifunktionsdrucker sichtbar sind oder versteckt werden. Die einzelnen Elemente können mittels Drag&Drop verschoben werden, indem auf die Zahl mit der Reihenfolge geklickt wird.

Spezielle Hinweise zur Konfiguration von Speicherorten:

Einige der Speicherorte benötigen spezielle Parameter oder einer angepassten Syntax, um eine Verbindung herzustellen.

Microsoft Sharepoint

Microsoft SharePoint erfordert neben Benutzernamen, Passwort und Domäne, und ein spezielles Format, auf welche Bibliothek zugegriffen werden soll (siehe Parameter lib= im Beispiel unten). Soll auch ein Pfad vorgegeben werden, muss hinter dem lib= Parameter der Pfad mit path= definiert werden.

Beispiel: http://192.168.1.202/sites/MeineSeite/lib=Documents;path=/Rechnungen

Zu beachten ist, dass der Microsoft SharePoint Connector nicht mit Office 365 oder Microsoft 365 verwendet werden kann. Der Microsoft SharePoint Connector ist ausschließlich für lokale SharePoint Installationen geeignet. Für den Zugriff auf die Cloud gehostete Variante muss der Office 365 Connector verwendet werden.

Microsoft 365

Für den Zugriff auf Microsoft 365 muss vom Administrator eine Tenant- und App-ID zur Verfügung gestellt werden. Diese IDs können in der Office 365 Verwaltung angefordert werden. Der Office 365 Speicherort unterstützt auf Wunsch auch eine Multi-Factor oder Password Less Authentifizierung.

Eine nähere Anleitung wie Sie zur Tenant-ID kommen finden Sie hier.