Datenquellen

Als Datenquelle stehen für Workflows verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

Hotfolder konfigurieren

Um einen neuen Hotfolder zu erstellen, klicken Sie auf Hotfolder erstellen.

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Im ersten Schritt, auf der Seite Allgemein, muss unter Name eine eindeutige Bezeichnung vergeben werden; eine Beschreibung ist optional. Name und E-Mail des Erstellers sind erforderlich, wenn der Urheber der Dokumente in einem Hotfolder für die weitere Verarbeitung erforderlich ist oder zum Beispiel Metadaten mit diesen Informationen befüllt werden sollen.

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Auf der zweiten Seite Einstellungen kann oben festgelegt werden, ob dieser Hotfolder überprüft (An) werden soll, oder ob er von der Verarbeitung ausgeschlossen werden soll (Aus). Unter Speicherort und Verzeichnis kann festgelegt werden, wo der zu überwachende Ordner zu finden ist. Existiert noch kein passender Speicherort kann unter Benutzerdefiniert... in der Auswahlliste ein neuer Speicherort erstellt werden. Abhängig von der Lizenz sind neben dem Lokalen Computer und Netzwerkordner, auch FTP-Server, SharePoint, Nextcloud und andere Dienste verfügbar. Das Textfeld Verzeichnis legt fest, wie der Name des zu durchsuchenden Unterordners lautet. Wird als Name ein / (Slash) oder ein \ (Backslash) eingetragen, wird das Hauptverzeichnis nach Dokumenten durchsucht.

Die Option Zu berücksichtigende Dateiformate erlaubt ein Einschränken der gesuchten Dateiformate, indem die zulässigen Dateierweiterungen, getrennt durch Leerzeichen oder Komma, angegeben werden. Die Zeichenfolge „pdf tif txt“ erlaubt zum Beispiel nur die Verarbeitung von PDF, TIFF und Textdateien. Alle anderen Dokumente werden ignoriert. Durch Eingabe eines * (Stern) werden alle Dokumente verarbeitet, die in diesem Ordner abgelegt werden.

Die Option Unterverzeichnisse rekursiv durchsuchen bietet Möglichkeit, dass nicht nur das angegebene Verzeichnis, sondern auch alle Unterverzeichnisse in beliebiger Tiefe nach neu einlangenden Dokumenten durchsucht werden.

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Mobile Endgeräte

Die Bereitstellung von Web-APIs erfordert keine Konfiguration. Wird die Funktion aktiviert, können Endgeräte über SOAP-Dienste Dokumente an Docuflair übermitteln. Die Kommunikation erfolgt über SOAP-Webdienste, die auch von anderen Anwendungen im Unternehmen verwendet werden können.

Bitte beachten Sie, dass für die Verwendung dieser Web-APIs eine entsprechende Lizenz erforderlich ist.

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